简论档案管理高校学生档案管理工作目前状况及对策

论文导读：
摘要：档案管理是对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。2008年，教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》，在文件材料的归档范围中增加了“学生类”，并且明确规定了高校学生档案由档案部门负责管理。这体现了国家教育和档案部门对高校学生档案的高度重视，也为高校学生档案管理的规范化、专业化提供了依据。
关键词：高校学生；档案管理；现状源于：党校毕业论文范文www.7ctime.com
对策
1674-9324（2013）05-0019-02 高校学生档案是学生就业及今后各级组织考核选拔、任用的重要依据，更是每个学生由学院走向社会的重要人生履历。在目前就业市场竞争激烈的情况下，学生档案作为毕业生质量的一项重要凭证，有着非常重要的作用。目前高校学生档案的管理有着诸多弊端，严重影响学生档案功能的发挥。如何加强和改革学生的档案管理工作具有极其重要的现实意义，下面就学生档案管理存在的问题和解决办法谈谈我的一点思考。

一、高校学生档案管理工作存在问题及原因

近年来，高校学生档案工作确实取得了很多的成就，但是新问题新情况层出不穷，也存在诸多问题，尚需解决。
1.档案材料不完备。多年来，高校学生档案缺乏必要的管理制度，致使高校学生档案没有明确的归档范围，收集工作随意性大。目前的大学生档案，普遍存在内容欠全面，材料欠完整，远远跟不上素质教育对学生的要求，许多反映学生综合素质的材料得不到及时的归档，如大学生英语四六级证书复印件，计算机和其他技能等级证书复印件，社会活动材料等都没有收集归档，高校学生档案工作制度不完善的状况亟待改变。
2.师生档案意识淡薄。院系教师和管理人员往往重视学生的教育，而忽视学生档案工作，也没有经过档案管理基础知识的培训，缺少归档工作指导，因此，档案意识淡薄，缺乏档案管理基础知识。学生在填写归档材料时不认真、不仔细、不按要求填写，用圆珠笔填写，字迹潦草，用纸随意，造成档案材料质量不高
3.档案管理人员缺乏专业素质与职业素养。我国高校从事学生档案管理工作的人员，因缺乏必要的系统性档案教育或职业培训造成相当一部分管理人员，档案意识不强，专业和业务认知亦不足。高层管理人员对档案管理工作重视不够，这是一个老生常谈的问题。长期以来，在档案人员的编制上不能严格把关，很多并不具备档案背景知识与档案学历的人员鱼贯而入，后备的档案人员供需失调，不利于档案工作的长期有序管理。
4.档案管理手段落后。目前档案管理还停留在纸质管理的阶段，浪费了大量人力物力，各高校都配备了至少一人以上的专职档案管理人员。近几年来学生档案数量剧增，加大了管理人员的工作量，然而，大部分高校还是使用手工纸质的管理方式，较少利用计算机系统管理，可以说学生档案管理手段较落后。

二、做好学生档案管理工作的主要措施

1.加强法规建设，确保学生档案管理有章可循。改革开放以来，党和政府有关部门十分重视档案管理工作，先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作，唯独缺少的是针对大学生档案管理的专门法规，笔者建议相关部门在档案法的指导下，从大学生档案工作的实际情况出发，尽快出台诸如“高校学生档案管理工作细则条例”此类法规，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。
2.进一步建立健全高校学生档案管理体制。大多数高校的学生档管理工作都是由各院系的辅导老师和专职档案管理人员共同完成的。在这样的情况下应建立科学完善的档案管理体制，包括责任分工和工作流程，让整个高校的学生档案管理工作有章可循，管理规范化，才能提高工作的质量和效率。档案管理是一项长期的持续性工作，应明确各环节人员的责任，并建立相应的考核制度，要求各部门大力支持和配合，将档案管理工作的配合与各院系负责人工作实绩考核奖惩挂钩，抓好归档材料的收集、整理、递交，促进档案管理的规范化、制度化。
3.加强意识，建立稳定的管理队伍。高校学生档案管理工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，通过学习与宣传，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案工作并自觉维护档案工作的新风尚。同时，要采取一切措施，建立一支政治思想好、业务素质高的档案干部队伍，并保证队伍的相对稳定。专职档案干部属专业人员，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任工作论文导读：，他在这一阶段所表现出来的感情、理念、品行、操守与他的一生都紧密相连，对他以后的发展都将产生重要的影响2.学生档案对加强思想政治工作、学生管理工作具有重要作用。学生档案不但有利于大学生自觉提高综合素质，而且也是教育者加强思想政治工作、学生管理工作的一条重要途径。因为通过学生档案可以了解学生的历史状况，
档案队伍中的骨干，一般不要轻易调动档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。
4.做好毕业生档案的转递工作。针对近年来招生方式的改革，应采取相应措施，将考生档案及时转递到考生录取院校，使校方对新生有一个基本了解，并根据了解到的情况开展好学校各方面的工作，如根据档案中提供的家庭经济状况，对一些确系生活困难的考生提供助学贷款帮助，对于高校毕业生档案应及时通过机要转递到用人单位，绝不允许扣留或分批转递。
5.提高学生档案管理现代化水平。扩招使高校在校生人数剧增，学生档案管理工作量相应增加，要解决这个问题并不能单纯地通过增加工作人员这个途径。大力推行学生档案数字管理既可解决这个问题又符合社会发展趋势。目前我省高校均已推行招生网络化，而书也需要进行电子注册，高校学生的录取、毕业环节已实现网络管理，可是中间环节——学生档案管理，依然是简易的手工操作，要提高学生档案管理水平，高校可以发挥学术水平发展前沿地的优势，组织专业技术人员、档案管理人员编写适合本校实际情况的学生档案管理系统，提高管理水平，在纸质档案材料保管的基础上，进行计算机的存储，实行电子档案和纸质载体档案同时保存，进一步做好电子文件的备份工作，确保电子档案的安全应用。计算机管理档案，既节省了时间，又提高了工作效率。

三、高校学生档案管理的重要意义

1.学生档案对全面了解学生个人历史有着十分重要的作用。学生档案是学生时期的一个重要记录，就学生个人来说，不论他日后的发展如何，他在这一阶段所表现出来的感情、理念、品行、操守与他的一生都紧密相连，对他以后的发展都将产生重要的影响
2.学生档案对加强思想政治工作、学生管理工作具有重要作用。学生档案不但有利于大学生自觉提高综合素质，而且也是教育者加强思想政治工作、学生管理工作的一条重要途径。因为通过学生档案可以了解学生的历史状况，这为我们加强思想政治和学生管理工作提供了极大的帮助。
3.学生档案对教学评估工作的重要作用。考察评估一所高校在贯彻党的教育方针全面实施素质教育培养新型的复合型人才等方面的质量如何，在诸多的测试项目中，认真查看、仔细分析和深入研究学生档案无疑是一个相当可靠的佐证。完整规范有序的学生档案，能够生动地记录该所高校教育教学发展的每一段历史进程，因此，做好学生档案工作对我们的迎评工作具有十分重要的意义。
4.学生档案在学生就业中发挥着重要作用。充分利用学生档案，能够为用人单位提供可信度很强的指导依据，根据档案材料，用人单位可确定对被考察学生的留用与否，以及决定其具体的工作岗位，这对深化用人制度改革将起到很好的指导和促进作用。这样，也可以有效防止当今社会上不法之徒假造书的恶行，发挥打假的作用。
总之，随着招生、就业制度的改革和人才市场的完善，高校学生档案管理的方式也将不断发生变化。制定一部可行性的学生档案工作法规条例，建立健全高校学生档案管理工作制度，使每一个学生档案从建档开始，到毕业转递能够进入规范化的管理行列。但是，应该指出的是：学生档案材料的齐全与否、学生档案内容的真实可靠，决不单单是高校独家的工作，它需要教育行政部门、高考招生部门和各地中学等部门的协助和配合。做为大学生档案工作者，我们期待法律的完善，期待依法治校、依法治档的早日实现，期待学生档案工作能够早日纳入科学化、制度化、规范化管理的轨道。