试谈开发利用高校档案资源开发利用与服务教学科研之

论文导读：
高校档案信息资源是高校教育教学、科学研究工作的重要信息支持。因此，要充分开发利用高校档案信息资源，使之服务于教学科研工作。这不仅是高校档案工作的根本任务，也是高校档案工作与时俱进的必然选择，更是高校档案工作者必须潜心研究的重大课题。本文就提升高校档案资源的综合开发与利用水平，实现高校档案工作的新突破进行研究，提出合理的方法和对策。
高校档案资源开发利用服务教学科研高校档案是高等学校教学、科研和管理活动的真实写照，是一种具有重要开发利用价值的信息资源，高校档案信息的充分开发利用，必将促进教学科研的改革和发展。为此，高校档案工作者必须具有新的视野和超前的意识，积极探索为教学改革服务的新途径、新方法、新经验，探索强化管理与开发利用的规律和模式。

一、高校档案资源开发利用的方法

首先，加强学习，转变思想、更新观念，积极创新档案信息资源的开发和利用。档案管理人员在做好信息的收集，保证归档文件的齐全完整等基础工源于：毕业论文致谢www.7ctime.com
作之余，不但要加强专业知识和业务知识的学习，转变思想，勇于创新，还要参加档案培训学习，与其他档案管理人员多交流沟通，取长补短，努力提高自身的业务水平和管理能力的同时开创出一条适合高校发展的现代化的档案管理新路子，推动档案信息开发利用工作向更高水平发展。
其次，积极推行档案现代化管理手段。要全面推进高校档案信息管理的系统化，运用先进的计算机技术，特别是计算机网络知识，改进档案著录方法，提高档案信息系统的工作效率，构建高校档案管理安全系统，确保档案的安全性、保密性。
再次，加强档案宣传教育工作。由于高校部分教职员工档案信息概念比较模糊，缺乏档案意识，使得档案信息资源不能得到充分地利用。因此档案部门应把档案宣传教育工作作为一项长期任务来抓，高度重视充分利用各种宣传教育形式广泛宣传档案信息资源的意义和作用，促进档案信息资源的开发和利用。
最后，作好档案编研工作。档案编研工作高层次地反映出档案信息资源的利用。作好档案编研工作，可以加强档案信息资源的深层次加工，减少信息资源利用者查阅的时间，使档案信息资源作为高校的宝贵财富得到充分挖掘利用，并且最大限度地发挥其信息作用。

二、高校档案资源的开发利用的对策

(一)把握高校教学科研对档案工作的新要求

随着知识和信息更新速度的不断加快，高校教学科研工作对依靠和利用档案信息提出了更为迫切而广泛的要求。高校师生要掌握和了解全国乃至全世界教学科研的多种动态信息，需要学校档案系统提供准确、有应用价值的信息，以满足教学科研的需求。教学科研的任务加大，要求高校档案系统提供高效服务。由于高校体制改革的不断深入，高校所承担的国家、省、市级的教学科研任务不断增多，课题的起点和难点不断提高。实践证明，教学科研信息资源的积累、开发和利用，对于决定教学科研项目起点的高低、加快教学科研项目的进程，提升教学科研的社会价值等都有着不可低估的作用。因此，高校档案系统要以教学科研为核心，围绕教学科研中心任务，对档案信息资源从各角度、各层次进行整理和开发，从而最大限度地为教学科研工作提供必要的保障。

(二)理清高校档案为教学科研服务的思路

高校档案系统应该强化档案服务的创新观念，打破原有的思维模式，用创新思维去指导高校档案工作的实际，把教学科研的信息需求作为高校档案资源的重点服务项目，准确把握用户的利用需求，帮助用户获得准确的档案信息。长期以来，高校档案一直存在着种类单一、资料不全的现象。因此，必须在现有档案资料基础上及时调整档案接收、征集范围，充实档案内容，重构档案结构体系。首先，要建立以教学科研档案为主体，兼顾其他档案内容的结构体系。尤其是科研课题档案、教改研究档案、学术论文、优秀毕业论文、优秀教材资料等必须在馆（室）藏档案中占主要地位。其次，要在档案法律法规许可的范围内建立完善个人业务档案。为了深化利用，应将分散在科研档案中的科技专著、科研成果、学报刊载的论文、教学档案中的教材、学位论文以及发表在国内外刊物上的论文等，按个人体例建立专门业务档案。通过业务档案可以全面展示一所高校的学术成就和综合实力。最后要丰富档案品种，加强音像档案、实物档案的收集，充分体现档案载体的多样化和完整性。
高校档案资源在教学科研中的作用和价值是通过档案的利用来体现的。档案工作的本质就是管好档案以方便利用。开发利用档案资源是高校档案工作的重中之重。高校档案馆应根据学校的中心工作和教学科研的进展情况，开展定向服务，及时向利用者提供准确的档案信息。

(三)构建高校档案为教学科研服务的管理体系

1.建立完善科学的高校档案管理机制。一是要贯彻集中统一管理的原则。高校在教学、科研、生产、管理等各项实践中形成的有保存价值的全部档案，应当由高校档案部门全面收集、集中管理。二是要加强规章制度建设。规章制度是做好各项工作的前提保证，要使高校的档案材料收集齐全完整，必须建立一套切实可行并且操作性较强的档案材料归档的规章制度。要坚持按规章制度办事，克服随意性，持之以恒。三是要对高校教学档案进行科学有效的管理。要把档案工作纳入到学校、部门的计划、规划，纳入教学、科研管理工作，纳入教师、专业人员和机关干部的职责范围，并且要布置、检查、验收档案工作。只有完善档案管理机制、实行岗位责任制、责任到人，高校档案工作为教学科研服务才能落到实处。
2.着力提高档案工作人员的素质。建立一支高素质的高校档案队伍，是搞好服务教学科研的必然要求。高校档案馆工作人员不仅要掌握档案管理知识，还必须了解现代信息管理技术。同时，档案工作者还应有一定的职业道德修养，培养甘为人梯、热心服务的职业精神，使档案开发利用工作始终处于最优化服务状态。
3.密切高校档案同教学科研之间的联系，加强校际间的交流与合作。档案管理部门要及时更新观念，加强同教学科研部门的联系与沟通，充分发挥高校档案资源在教学科研工作中的基础性作用。此外，档案作为高校一种重要信息资源，校际之间应加强交流与合作，特别是对口高校之间更应密切合作。一方面，论文导读：
双方交流彼此的教学、科研、管理等情况，另一方面，相互吸取办学经验，弥补自身的不足，提高自己的办学质量和效益，共同实现高校档案资源为教学科研有效服务的目标。

(四)强化高校档案资源为教学科研服务的手段

1.做好广大教师和学生的教学、科研的辅导工作。目前，高校档案用户以管理人员居多，教师和学生用户非常有限。教师和学生很少或者不用档案的主要原因是不了解档案馆（室）藏情况，或不熟悉查找方法。因此，高校档案馆（室）应当做好广大教师和学生的档案资源利用辅导工作，使他们能够了解档案资源，并在教学和科研活动中灵活自如地利用档案资源。高校教学科研任务繁重、时间紧张，很多人无暇经常到档案馆（室）查阅、了解有关教学科研的档案资料信息。这也是档案资源不能很好地为教学科研服务的主要原因之一。基于此，高校档案馆（室）可定期以简报的形式向广大师生公布与教学科研有关的档案资料目录。不仅可以实现高校档案为教学科研服务的功能，提高馆（室）藏档案资源的利用率，而且还可以大大节约广大师生的时间和精力。
2.跟踪教学科研重大活动，广泛开展定期服务。定期服务是指档案馆（室）根据利用者的要求，主动提供馆（室）内有关某一专题的全部档案资源信息，包括档案原始信息和资料信息。定期服务针对性强、效益显著，能够最大限度地满足利用者的需求。因此，高校档案馆（室）与学校教学科研部门如教务处、科研处及各系（院）等部门要建立广泛的联系，随时了解和掌握学校重大的教学科研活动，并根据活动的主题开展定期服务。
3.编研与教学科研有关的档案参考资料。高校档案馆（室）一向重视档案的编研，但长期以来，主要侧重于大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、重要会议简介等的编写，与教学科研有关的主题却往往被忽视。为了能够为广大师生提供更全面、更系统的档案信息，从而更好地为教学科研服务，高校档案馆（室）必须加强编研与教学科研有关的档案参考资料。
4.建立专门的高校档案资源研发团队。高校档案资源的开发利用是一个较为复杂的系统工程，一所高校的档案资源研发情况从一个侧面反映出该校的综合教学科研水平的高低。为了更好地开发利用高校档案资源，并使之高效地服务于学校的教学科研工作，有条件的高校应该建立专门的档案资源研发团队，担负起学校的档案资源的全面研究和开发利用工作。真正地建立一个高素质的高校档案资源研发团队，不仅需要高素，解决档案研发人员的校内质的研发人员，更需要学校的大力支持，学校要建立相应的机构设置编制问题，提供足够的工作场所，还要给予足量的工作经费。只有这样，专门的高校档案资源研发团源于：论文写作格式www.7ctime.com
队才能正常、有效地运作。同时，学校还要建立和完善对于档案资源研发团队的考评机制，激发该团队的工作热情，进而为学校教学科研提供更有效的综合服务。
5.注重高校教学科研档案资源的全面电子信息化处理。当今世界是一个信息化的世界，高校非常有必要实现学校教学科研档案资源的全面电子信息化。以高校档案资源研发团队为依托，对学校的所有教学科研档案进行电子扫描或进行其他类型的电子加工，使档案资源全面实现电子信息化，并且在校园网上开辟专门的门户连接，使全校师生分等第、分层级地利用这些电子档案信息。对于一些需要加密的电子档案信息必须做出相应处理，例如，对于一些有资格、有权限的特殊利用者，可以告知其登录，并对进行定期更换，确保电子档案信息安全。有条件的高校还可以跟其它高校共建教学科研档案资源网络，实现电子档案资源网上共享，提高档案资源的利用率，更加有效地促进高校档案资源的开发利用与服务教学科研工作的全面开展。
总之，高校档案资源的开发利用与服务教学科研工作是高校的核心工作任务之一，我们必须从丰富高校档案馆（室）藏内容、改善服务方式、强化服务手段等多方面出发，寻求更加有效的档案资源的开发利用途径和方法，更好地为高校的教学科研服务。
参考文献：
张金平.谈高校档案资源与校园文化建设[J].辽宁行政学院学报，2006， （2）.
陈妹.高校档案事业可持续发展浅探[J].扬州大学学报，2005，（10）.
[3]甘璐，杨卫东.落实科学发展观做好高校档案工作[J].兰台世界，2005，（8）.
[4]于人伟.加强教学档案信息资源管理——为高校教学评估服务[J].现代情报，2006，（1） .
[5]安聪娥.从高校评估谈高校档案管理的发展趋势[J].农业图书情报学刊，2006，（4）.