简论数字化对档案管理数字化建设一些深思

论文导读：
【摘 要】随着档案事业的快速发展以及信息化时代的到来，档案的利用率和价值也不断提高，但由于档案的数量剧增，档案管理工作也面临着更大的挑战，而档案管理数字化就成为了新的出路。本文对档案管理数字化建设的途径、内容及遇到的相关问题进行了探讨，为新时期档案管理工作提供帮助。
【关键词】档案；管理；数字化；建设；途径；问题
档案是一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，档案管理数字化建设是信息技术发展的必然需求。而所谓档案管理数字化，就是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。虽然目前档案数字化的建设已经成熟，但在数字化的过程中依然存在着不少问题。为了更好地建设档案管理的数字化，本文拟从档案管理数字化的途径、内容及遇到的相关问题等方面加以阐释。

1.档案数字化建设的途径

单就档案数字化而言，其途径是很多的。计算机数据录入、电子扫描、数码照相、模拟信息的计算机转换等，都是实现档案数字化的方法和途径，而其主要方法就是对档案信息的计算机数据录入。那么，对过去已有的非数字档案进行数字化的时候，可不可以同样采用档案信息的数据录入方法呢？换句话说，就是可否把过去形成的所有档案，回过头来再重新一字一句地进行计算机数据录入呢？这当然不行。因为，第一，劳动量太大，要完成现有非数字档案的录入工作，就如档案著录一样，动则需要几十年时间，甚至成为“永远还不完的债”；第二，重新录入档案文件，仅是完成了档案文件信息内容的录入，而档案原件的外观原貌、真实可靠性标志、法律地位和权威性等等，却通通无法转移到新录入的电子版本中。这样，数字化后的档案就完全丧失了法律效用和凭证作用，成为不足为凭的依据。所以，对于过去形成的非数字档案的数字化，只能采用电子扫描、数码照相、缩微转换（先拍成缩微胶片，再通过计算机软件转换为电子档案存储在计算机中）等，才能实现档案原文原貌的数字化储存和利用。

2.档案数字化建设所包括的内容

档案数字化建设，不仅包括各种机关、企事业单位档案室的数字化建设，也包括各级各类档案馆的数字化建设。需要指出的是，无论是档案室的数字化建设，还是档案馆的数字化建设，都不仅仅是把过去形成的非数字档案转化为数字档案存储于计算机就能大功告成的。因为，档案数字化建设不仅是一个技术概念，而且是一个历史概念，是指为适应数字化时代的档案管理要求所应该做的所有工作和建设。这就至少应解决以下几个方面的问题：一是在数字化时代，电子文件的真实可靠性、法律地位、安全性怎样进行保障？二是在数字化时代，电子文件应该怎样归档移交、安全保管和提供利用？三是对过去形成的非数字档案应该怎样数字化？四是数字档案管理应该怎样联网？五是怎样通过网络摘自：论文查重www.7ctime.com
对数字档案进行查询、利用、实现资源共享？等等。其中，有的问题应特别引起我们的重视。比如，电子文件的长期安全保存问题，由于计算机硬件、软件不断在发展变化，不要说上百年，就是十年八年以后，今天储存的电子档案就可能无法识读而成为“”，不仅困难，而且代价极高，成了实际上无法完成的工作。这就是说，计算机所记录和保存的信息，随着时间的推移将可能全部丢失。正因如此，国家档案局明确提出，对电子档案实行双轨制管理，即纸张载体和电子档案同时保存。因此，在档案数字化建设中，实际上必须同时进行两项工作：一是把非数字档案转化为数字化的电子档案；二是电子文件（档案）的非数字化过程，即把已经生成的电子文件（档案）及时输出打印为纸质文件（档案）存档。而这后一项工作，对于档案室而言尤为重要，因为它涉及到档案能否长期保存下去的问题，即能不能把今天的历史长期保存下去的问题。这是档案室在档案数字化建设中的历史使命。如果说档案室与档案馆在档案数字化建设中有什么不同的话，就是档案室在档案数字化过程中，比档案馆承担着更多的保存历史的任务。就是说，档案室在档案数字化过程中，一方面要把过去历史上形成的非数字档案转化为数字化的电子档案；另一方面要指导文件形成部门将电子文件与纸质文件同时存档保存。
当然，这不是说档案馆的数字化建设就显得轻松和容易。档案馆有档案馆的工作，它既要把过去历史上形成的非数字档案进行数字化处理，还要在接收档案进馆时，按双轨制管论文导读：
理的要求，一方面要接收档案室移交的纸质档案及其它非数字档案，另一方面要接收档案室与非数字档案并行的数字化档案。可是，数字化档案怎么接收就是一个新问题。是实际接收，即将档案室的电子档案复制或通过网络传输到档案馆；还是虚拟接收，即以档案室保存的电子档案为基础，制定法律和规章制度，通过网络与档案室分享其电子档案的管理和使用，建立虚拟数字档案馆。这其中涉及方方面面的问题，均须加以研究和解决。这是档案数字化建设的重要内容之一。
此外，档案数字化建设绝不仅仅是将纸质档案及其它非数字档案转化为数字档案储存保管起来那样简单，它有着相当广泛的内容和严格的要求，是档案管理现代化进程中三个阶梯（观念现代化、建立健全科学的管理制度、采用现代技术管理档案）中的第三个阶梯。可见，在实践中，档案数字化建设绝不仅仅是单纯的技术问题，它必然涉及观念的改变和管理理念的创新，以面对不断产生的新问题。所以，档案数字化建设也是一个摸着石头过河的过程。

3.档案数字化建设中会遇到的相关问题

档案数字化建设是用现代信息技术来武装档案管理，是比较新的事务，必定会遇到很多新问题，需要引起我们的注意。
第一，电子档案的信息安全问题，包括档案信息的丢失、篡改、、遭受攻击等等，在计算机网络档案环境下可以随时发生和实现。比如，电子文件以数字形式记录信息，使它很容易被篡改和删除；网络中易被，使其很容易被，也很容易遭受恶意攻击而受到毁灭性破坏等。因此，不仅要采用已知的一切方法来加以防范，而且要研究更加有效的措施来保护电子档案信息安全。
第二，加强元数据的管理问题。所谓元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境，以及文件和图形处理软件、字符集等数据。档案数字化建设中要在若干场合大量使用到元数据：如在编目中用元数据概括地描述档案文件的形式和内容；在电子文件的存档、保护、传输过程中用元数据来保证电子文件的法律地位、抗拒数据被修改以保证电子文件的真实性和可靠性；或者使用元数据来指明今后阅读、复制电子文件的途径等等，其用途很多。元数据之于电子文件的种种功用及如何选择使用元数据问题，不仅档案部门在研究，图书、文献部门也在研究，我们可以借助一些外在的智力。而对于档案部门自身而言，则要以元数据为杠杆推动档案著录项目的研究以提升档案的著录水平。元数据究竟应该怎样选择和使用是一门相对独立的学问。笔者认为，电子档案和传统档案管理（编目和著录的项目实际上也是元数据）中使用元数据的种种场合，统统都可以看作是档案著录；著录所使用的项目数据，统统都可以看作是元数据。在编目、著录和各种使用元数据的场合，其核心问题都是选择元数据，而不是创造元数据，都仅仅是从档案文件的内容和形式中选择元数据、确定元数据、抽取元数据、使用元数据。
第三，要以“实际运用”带动档案数字化建设。进行档案数字化建设的目的，就是为了提高档案管理的效率、提高档案服务质量。因此，进行档案数字化建设，一定要以“用”字当头，要把档案数字化的成果，尽快运用到档案管理和档案服务工作中去，绝不能为数字化而数字化。此言绝非无病，那些总结工作、上报统计时标榜的建立了多少数据库、输入了多少万条目录，而档案的管理和利用还是老样子的情况，实在屡见不鲜。“运用”是档案数字化建设的灵魂和动力，只有积极运用，才能促进档案数字化工作不断改进，不断完善，保质保量地持续进行；只有积极运用，才能把档案数字化建设有始有终地坚持到底。
4.结束语
综上所述，档案管理数字化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下的档案管理工作发展的必然趋势。在信息高速发展的今天，做好档案管理数字化建设，不仅可以极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，还可大大减少了管理工作人员的投入，降低了联系渠道的费用支出，为档案管理做贡献。
参考文献：
梁兵.浅析档案数字化与数字化档案[J].贵州档案，2003年04期
范立梅；庞连福.档案信息数字化建设的途径[J].黑龙江史志，2009年 第6期