关于企业企业档案服务于企业持续进展实例剖析

论文导读：）全面收集：从机械图纸、电子电气线路、操作规范，直到所有的技术草稿，要全面收集，有时甚至要做到“片纸不留”。（二）妥善保存：这些可以说是企业的核心机密，保存时不仅要防火、防水、防盗，还要防鼠防蛀防霉。因为很多原始记录可能是纸质的，很容易被鼠、蛀、霉毁损。

(三)严格收发：由于这些档案的重要性，而使用它们时不一定在档案

随着改革开放逐渐深化，企业更全面融入市场经济，更深入地参与国际竞争，需要越来越多的信息。企业档案是企业信息整体的一个重要部分，其价值在企业发展过程中的体现就越来越明显。企业的发展往往取决于信息取得的速度、数量和准确性，企业对档案的需求比过去愈加迫切了。
档案人员从事的是一项专业性强而又极其平凡的服务性工作，其工作的核心，是通过对档案文件的不断积累，系统整理，最大限度地利用档案，发挥其隐形的、潜在的效益功能，为企业持续发展提供服务。下面从我从一家加工型企业（以下简称A公司）了解到的几个相关的实例的剖析中，看看企业档案服务于企业发展的重要性及具体做法。

一、运用企业档案分析经营中出现的问题

A公司收到客户投诉称：A公司几个月前加工的某产品实际使用时发现数量不足。在多部门会诊时，一开始很难确认问题发生的环节，于是由该公司的企业生产档案管理人员提供了该批产品生产时的所有原始档案，大家对车间、班组直到作业员的日报表和品管质检等原始记录逐一筛选后，逐渐理出了头绪。经核查发现，问题出在称量的电子秤的称量误差级别上，该时间段内，专司称量小产品的误差级别较小的电子秤出了故障，作业员使用了称量误差较大的称量大产品普通电子秤，一个班次、一天不容易发现问题，一段时间下来累计误差就很大。公司立刻向客户通报原因，同时针对这一环节各部门各自制定了相应的改进补救措施和修订流程操作规范。客户表示满意并愿意继续合作。
在上述案例中，解决问题的核心正是使用企业生产中的最原始的档案——也正因为这张最原始的生产表单的设计囊括了生产流程中的所有细节全貌。这几个环节都做好了，关键时刻利用档案核查时才能发挥作用。因此，要使企业档案能为企业发展服务，应该注意：
（一）前瞻性：档案只是一个形式，档案的内容是以后要用的，因此企业原始档案的内容设计、实时填报或书写录入时，就要想到今后的使用。
（二）系统性：企业档案产生后，从收集、整理到存放，要形成企业自主的一个系统模式，要想到用的时候，如何能够准确、及时、完整地提供给需要的对象。
（三）主动性：企业档案管理人员应及时了解企业的动态，主动向企业相关部门提供服务，为企业的持续发展作出贡献。

二、运用企业档案对生产科研的技术加以改善

A公司从国外进口的一台设备在使用一段时间后，发生了故障，一批外销订单眼看要到交货期。由于该公司在安装时由国外技术人员调试，幸好当时的原始记录稿纸全部编号收集并妥善保存，档案人员提供了所有原始资料，几乎都是手写的计算数字和结果，公司的技术人员、翻译和工人，在现场用了一个通宵，研究这些原始数据，测算、调试设备，总算使设备精度达到要求。出口订单按期完成，保证了企业的经济效益。由此可见，对于科研、技术、设备这些重要的企业核心档案，要做到：
（一）全面收集：从机械图纸、电子电气线路、操作规范，直到所有的技术草稿，要全面收集，有时甚至要做到“片纸不留”。
（二）妥善保存：这些可以说是企业的核心机密，保存时不仅要防火、防水、防盗，还要防鼠防蛀防霉。因为很多原始记录可能是纸质的，很容易被鼠、蛀、霉毁损。
（三）严格收发：由于这些档案的重要性，而使用它们时不一定在档案室，所以在外借时，手续一定要严，外借和收回时一定都要仔细清点，外借期间也要做好延伸监管，防止遗失、被盗、被复制和其它毁损的发生。

三、运用企业档案赢得客户信任

A公司与某客户洽谈某一产品的生产交货的日期时发生了分歧，谈判陷入僵局。对方怀疑A公司的实际执行能力，要求了解近期双方合作项目计划执行的详细情况。A公司出示了与该客户合作的所有产品生产计划、进度统计和计划调整的原始记录（均为纸质）。由于这些原始档案是在作业现场实时记录了由于原料、包装、设备、人员各种原因引起的计划进度变更，字迹比较潦草、笔迹颜色深浅不一，填写的表格经常溢出，横的竖的填得满满的，但是内容相当详尽。对方仔细阅览后认为，从大量的原始档案可以看出A公司从下到上都是诚实、认真的，是现场第一时间实际填写，从而是可信任的。最后对方认可了A公司的管理执行计划的能力，双方终于签订合同并决定长期合作。由此可见：

(一)信誉是企业的生命线，诚信是双方合作的基础。

企业档案就是企业内部从下到上的诚信记录。诚实的企业可以赢得合作伙伴的信赖，成熟的企业一定拒绝作假，成熟的企业也能识别。

(二)企业的档案记录可以不那么整洁，但是一定要真

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作的客户，才有企业的持续发展。

四、运用企业档案不断完善人性化管理

A公司在接到关于某作业工具的不当操作引起事故的通报后，立即决定修改关于此工具的操作规范，并要求全体第一线员工每人将自己的体会和实际操作中形成的安全的作业方法写下来。并且全部作为附件与档案文本一起存放。A公司还为他们颁发了奖金。员工感到自己的设想得到了企业的尊重和认可，并被记入企业史册，在颇有成就感的同时，对这个企业的也更加有归属感。
我们总讲“以人为本”，企业档案是人写的，它写的也是人和人做的事，即使那些设备也是人安装使用的，基建的图纸也是靠人把线条变成了建筑。
人，既是我们办任何事的出发点，也是我们办任何事的归宿。企业档案服务于企业运作的每一个环节时，始终要注意对企业的人文关注，完善人性化管理，既要注意经济效益，更要设法产生良好社会效益。
作者简介：刘浩岩（1979-），女，山东肥城人，档案馆员；李君凤（1972-），女，山东莱州人，档案馆员。