浅议来文基于单位外部来文办公自动化系统设计

论文导读：
摘要:本文简单介绍了办公自动化系统,分析了办公系统的开发最新动态及研究,就现有单位办公系统的现状进行阐述,分析实际工作过程中存在的问题及解决方向,最后以某单位办公自动化系统实际应用分析加以说明。
关键词:办公自动化;系统设计;单位外部来文;办公网络设立维护
:A文章编号:1007-9599 (2012) 13-0000-02
一、引言
计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,作为信息科学的载体和核心,计算机科学在知识时代扮演了重要的角色。行政机关和企事业单位工作基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,全面、广泛而迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作。办公自动化改变过去复杂、低效的手工办公方式,是科学管理和决策服务,从而提高工作效率。

二、办公自动化系统简介

现公自动化系统趋向于同企业现有的ERP、HR、CRM和财务等系统相集成融合,其具有五大特性,即:开放性、易用性、健壮性、严密性和实用性。具备了开放性的OA办公系统,能够同其他的信息化平台实现集成整合,帮助用户去打破应用孤岛、资源孤岛及信息孤岛。理想的实用OA办公系统平台从其整体到细节,都需要坚持自我风格,甚至能实现同外网的全面打通,继而实现软件应用同上网一样易用。第三大特性为健壮性,也就是没有并发数上限,应用并发数的并不是软件平台本身,而是硬件和网络速度,从理论上讲,现代OA所用软件平台不可以有严格的并发数限制。从单位制度的现实需求来看,办公自动化系统一方面必须有统一的信息平台,另一方面还必须给各个子公司部门相对独立的信息空间,也就是说,OA办公系统不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控,还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一,也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控,保证全面的门户功能。最后要求系统的实用性,OA办公系统最好能采用标准化平台的模式,在标准化的基础上,提供开放的强大的自定义功能,实现同时具备项目化与产品化的优点。从图1可以看出为较为成熟的办公自动化系统组成模拟架构。

三、源于：论文格式字体www.7ctime.com

办公系统开发新动态及研究
在了解了办公自动化系统特性基础上,全面掌握最新办公自动化系统开发新动态研究才能运用最新的信息技术,实现OA步入完善化。经济全球化的发展促使着办公自动化事物处理系统向着多科学领域方向发展,集成计算机技术、管理学科技术、网络信息技术和系统学科技术于一体,这样才能满足单位的跨地区甚至跨国界的经营需要。
群件技术指的就是伴随着计算机协同工作技术研究发展起来的一种办公自动化系统开发研究新概念,其以计算机系统为基础,目的在于体改工作组生产的效率,保证群组全体成员共同完成某一任务。最有代表性的群件系统包括计算机视频会议系统、合作式著书系统、电子邮件系统及工作流控制系统,随着计算机技术高速的发展及人们客观需求的提高,新的群件系统层出不穷。办公自动化系统同决策支持系统是保持者同步发展的,决策支持系统是现公自动化系统不可或缺的组成成分之一。决策及相关活动的群体方式完成现象是由问题本身及外部环境的复杂性所决定的,信息时代中的单位只有协调公司群体之间各项活动,发挥集体智慧才能够实现创造性的解决问题,满足决策者对好的支持系统辅助群体决策的需要。作为群件系统的一种,群体决策支持系统的产生也是得益于计算机技术、群体决策理论及现代通信技术的高速发展,反过来又使其成为发展前沿问题和重要的趋势。

四、当前的单位办公系统现状及问题解决方向

(一)现有单位办公系统存在问题

很多单位的办公自动化需求同已有发展存在巨大矛盾,出现了很多的问题,距离国外企业的办公自动化系统发展及应用水平相差甚远。首先是缺乏总体的规划,单位各部门以及部门内部的独立单机系统办公自动化系统模式建立一定程度上提高了办事效率,加强了自身的信息化建设,但是其运行维护的成本很高,投资的费用非常大,而且存在标准不统一这一难题。很多单位所开发使用的办公自动化系统本身跨平台性和可移植性就非常差,加上同原有系统接口缺少设置,无法提高办公自动化系统运行的效率。其次是信息的共享性较差,单位各个部门都有自己的相对独立、功能转移的现有系统,大部分信息不能实现共享,出现不能更多人利用资源的浪费现象。再次是对软硬件协调建设程度不够,很对单位处于对短期内的成效考虑,对硬件建设十分看重,但是由于软件系统的投资大、周期长且不易于推广,而忽视了软件建设。此外,当前企业对信息量的需求巨大,但是实际可利用的信息资源非常少,企业的各个项目都会涉及到若干个领域,企业部门就需要进行协调,现有的办公系统封闭的单机形式使其十分困难。另外,目前基于access和foxpro而开发的系统存在安全性隐患问题,其还限制了办公自动化系统的推广。最后,办公自动化系统缺乏高素质管理人才,公司企业难以像科研机构一样保证固定办公自动化系统管理人员,常常由了解系统的人员兼管信息化建设和办公自动化系统管理工作,这也是领导不重视软件开发使用而造成的。

(二)社会发展对单位办公新要求

国际国内形势的发展对各企业都是提供机遇的同时更是提出挑战,单位必须转变已有观念,提高部门工作效率,全面推行信息化建设。办公自动化系统的良好建设运用可以给单位工作人员创造良好的信息化办公环境,提供全面的工作信息需要的同时,缩短信息交互时间,精简办事的程序,从而很大程度的提高工作效率。第二大要求是信息化的建设过程实现规范的管理,通过企业严密制度的建立,保证所保存的信息规范性和完备性,使得管理工作规范严谨,降低工作失误出现率。最后一个要求是通过办公自动化系统改善服务的质量,信息化建设增加了单位部门之间的联系,通过广泛的普及才能实现系统服务水平的提高,创造更高的办事效率。
(三)单位对外部来文办公系统需求针对单位办公的特点,外部来文办公系统应用具有多方面的需求,贯穿单位办公自动化操作的始末。第一,要求使用计论文导读：,2010:26-53矫圣.政府外部来文办公自动化系统设计与实现.大连:大连理工大学,2008:11-27.申华,苏宏庆.服务型电子政务通用办公自动化系统设计及功能实现.广西科学院学报,2010,26(4):503-506上一页12
算机全面管理公司工作业务;第二,以办公信息系统局域网络为基础,处理各种文档;第三,依据相关规定进行各种文档流转的控制;第四,支持多种形式文档信息和工作事项的查询;第五,设置完善的权限加以控制;第六,承办人员具有讨论意见虚拟的网上空间;第七,承办人员具有办事规范的资料室虚拟查询权限;第八,具有公开发布公共信息公告栏;第九,以工作日志形式管理单位办公系统人员;最后,操作系统的界面要求友好,易于便捷的操作。

(四)现公自动化系统设计实现

办公自动化系统设计总体目标为以计算机网络为基础,提供一个方便实用、安全可靠的单位部门工作虚拟平台,以这个平台基础,单位工作人员可以采用多种手段处理单位外部来文办公自动化协同工作处理,实时了解公共信息。办公自动化系统的设计具有七大特点,即:成就了纸质物件办公同自动化办公的无缝结合;系统功能设计模块化处理;流程实现可的文档流转;主动提示接收的信息;个人桌面特色化处理;服务器和客户端数据同步;查询和检索方便。依据系统设计的目标要求,结合单位业务情况,进行办公自动化系统的模块划分,更能实现系统功能的实现,保证设计的成功。最常将模块划分为五部分,即:个人办公、文件管理、系统管理、公共信息和辅助办公。设计实现需要采用响应的工作流控制方式和手段,最常用的有状态控制法、用户控制法和岗位控制法。外部来文作为办公自动化系统重要组成模块,对其设计和实现尤为重要,集中在四大数据库上的设计实现,外部来文归档数据库、外部来文库、个人邮件数据库和文档流转序列数据库。

五、摘自：毕业论文格式www.7ctime.com

某单位办公自动化系统实际应用分析
某公司总结自身十年办公系统发展经验,以网络规模、服务水平和技术实力提升为目标,以对外部来文处理为重点,进行了办公自动化系统设计实施。该改革项目基于关系数据库实现方式、群件系统的实现方式和Browser/Server结构及关系数据库联合实现方式,以统一规划、分步实施和实效发展为原则。第一步确定了企业的办公自动化系统总体实现目标;第二步明确企业知识管理重点的领域和现实的内容;第三步分析引入的知识管理流程及业务环节;第四步建立办公自动化系统整体结构;第五步确保所设计办公自动化系统保持同原有数据系统集成;第六步使用合适的应用和网络平台;第七步即开发和实施系统;最后检测和评估系统实施前后效能。
六、结语
结合公司的具体情况,基于外部来文等重点工作需要而建立的办公自动化系统可以大大提高办公效率,实现现代化的办公需求。
参考文献:
杨萌.兴安盟移动公司办公自动化系统设计[D].北京:北京邮电大学,2010:26-53
矫圣.政府外部来文办公自动化系统设计与实现[D].大连:大连理工大学,2008:11-27.
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