谈谈加强铁路物流企业应收账款管理深思

论文导读：
【摘要】随着铁路企业近几年快速发展，相应也增加了企业的经营和财务风险，对企业应收账款管理提出了更高要求。文章结合个人实际工作，从铁路物流企业应收款管理目前状况入手，提出应该从事前、事中、事后制约的内控体系及账龄分析和考核机制等三方面加强应收款管理，降低企业经营风险，进而推动企业健康持续发展。
【关键词】铁路物流企业 应收账款管理 措施和策略
2011年，铁道部提出了“实施多元化经营”战略，上海铁路局通过实施路企战略合作及依托铁路运输主业的优势，发展“运贸一体化”业务等，物流企业得到快速发展，营业收入每年以30%的速度递增。由于铁路物流企业直接面向客户，采取大量赊销和代垫相关运杂费成了必要的营销手段。随之而来的便是应收账款的快速增长，财务风险也越来越大，加强应收账款的管理已成为铁路物流经营管理活动的重要内容。

一、目前铁路物流企业应收账款管理目前状况及理由

1.垫付运杂费现象普遍存在，造成流明显不足。铁路物流企业虽然依托有铁路运输主业的优势，但受经营管理体制和机制的影响，在物流运输市场上竞争力并不强。为了扩大市场份额，争取和维护客户，企业普遍采取为客户垫付铁路运费的政策，针对不同客户，垫付额度和结算周期也不相同；而近年发展的批发贸易业务也需要动用大量资金。企业的流明显跟不上经营发展的需要，捉襟见肘现象时有发生。
2.应收账款资金回笼不及时，周转较慢，降低了资金使用效率。企业在经营管理中一般都制订债权债务管理办法及相应的业务流程和具体措施，但在日常操作过程中却仍然经常出现拖欠运费的现象，业务和财务部门在结合部管理上也存在配合和衔接方面的理由，往往等理由暴露后再去处理，结果是费时费力，企业资金大量积压，严重影响了资金使用效率。
3.应收账款总额居高不下，增加企业的坏账风险。近年来物流企业利用铁路运输的便利条件，大力发展批发贸易业务，营业收入大幅增加的同时，应收款也急剧增加，虽然采取了谨慎选择贸易合作对象，在交易过程中加强信息跟踪查询等措施，但在市场经济条件下，经营环境和市场信息瞬息万变，经营风险始终存在，一旦某个环节出现理由，就会造成巨大损失。因此应收账款的大量存在，增加了企业的风险成本，也增加了企业的坏账风险。

二、加强应收账款管理的有效措施和策略

1.健全应收账款管理的内部制约体系。包括事前制约、事中制约和事后制约三个环节。

（1）事前制约。财务部门应了解企业经营业务的大致情况，特别是资金需求量，要根据企业的可利用资金量和状况合理测算应收账款的总规模，尤其是在铁路物流企业扩大经营的阶段，会因营业规模的增长带来资金需求的增加。因此这项工作至关重要，并且在经营过程中，应收账款的总量制约工作也应随业务变化而不断调整。企业还应根据不同性质的业务有针对地调查了解客户的基本情况，如客户的付款记录，看是否有按期付款的一贯做法；对销售贸易业务，还需进一步了解客户单位的财务状况，其资金和资产等偿债能力，必要时应到对方单位进行实地考察等。物流企业的客户联系和维护一般都落实到营业部或具体业务员，因此应收账款的责任也必须落实到个人，以制度的形式明确下来。
（2）事中制约。这是应收账款内控中最为关键的环节，也是容易出理由的环节。实际工作中，我们常常遇到这样的情况：客户的货物通过物流一批批发往目的地，等到结算运费收款时，尤其是时间间隔较长的业务收款时，客户单位却说往来账目不清，不能支付费。要解决这个理由就必须建立不同层次的对账制度，加强业务往来的日常对账、确认工作（张云清，2010）。
财务和业务部门要各自做好记账、对账工作。一笔业务从发生到费用结算往往有个时间过程，而业务和财务部门所记录的信息也不完全一样，业务部门侧重货物品名、装车数量等业务数据，财务部门更侧重时间和金额，因此两个部门都要设置好账目的格式，以便相互核对。财务部门一般应在每月10日前将上月客户往来账目提供给业务部门，并召开两个部门的对账工作会议。通过这种形式，业务和财务部门相互核实往来数量、金额，统一口径，排除核算和业务记录错误，并及时发现业务与财务在结算时间上的不一致导致的金额不符的情况，并且财务人员通过对账能了解更多的业务信息，有利于做好应收账款的管理工作。业务和财务部门只有做好自查、核对工作，相互制约，才能杜绝因企业内部工作差错而造成的账目不一致（张云清，2010）。
对账的第二步骤便是与客户单位对账。企业自身的对账工作完成后，由业务部门（或财务部门）向客户寄送应收账款对账单，与客户核对账目。实际工作中，也常会出现客户单位不配合的情况。这时，业务和财务部门必须克服困难，相互配合，与客户保持联系，必要时上门对账。只有这样才能使双方在欠款金额、还款期限等方面达成一致。
（3）事后制约。这是应收账款发生逾期后，企业应采取的措施。业务与财务部门在对账工作中发现逾期未结的应收账款时，要认真分析逾期理由，对于因运输过程中造成的货物破损或质量、数量等因素引起的费用拖欠，应主动采取措施，积极联系协调客户，以尽快收回资金；对于因客户方理由引起的拖欠，则要根据客户以往的信用记录及欠款金额等信息，判断催款难易程度，成立专人负责的小组，采取多种渠道和方式进行，达到降低应收账款的目的，从而避开坏账风险。

2.加强应收账款账龄分析，建立内部报告制度。

（1）按月提供内、外部应收账款记录。每月10日前财务部门应将上月的应收款明细情况，按路内和路外欠款单位制作成表格，着重标明欠款金额，欠款发生时间，是否有动态等，使业务管理部门和分管业务领导了解应收款项的实际状况。
（2）按季编制应收账款账龄分析表。账龄分析是指企业对应收账款按账龄长短进行分类，并分析其可回收性。一般来说，客户欠款时间越长，账款催收难度越大，成为坏账的可能性也就越高。因此，企业必须要做好应收账款的账龄分析，密切注意应收账款的回收进度和变化。通过账龄分析可以掌握企业拖欠的时间长短和金额，如果账龄分析显示企业应收账款的账龄开始延长或逾期金额所占比例逐渐增加，企业决策层就必须及时采论文导读：
取事后制约的相关措施，努力提高资金回收率（李娟， 2006）。对尚未到期的应收账款也不能放松监督，以防发生新的拖欠。在加强账龄分析时还要注意账龄段的划分。目前铁路企业通用的会计报表系统中将应收账款的账龄分为1年以内、1～2年、2～3年、3～5年及5年以上，笔者认为这样的时间划分并不科学。据统计，应收账款逾期1年以上的，其回收成功率在50%以下，传统的账龄划分已不能适应企业经营的需要。因此，企业在划分账龄时要更细致、精确，要重点关注1年以内的应收账款组成，倡议将时间划分为30天以内、30～60天、60～120天和120～360天四段。
（3）按季提供债权债务分析资料。在季度经济活动分析会上，财务部门应将债权债务情况作为重要内容进行分析和通报。利用比率、趋势、结构等分析策略，反映企业应收账款周转率、逾期欠款所占比例增减变动趋势等，为催收工作提供依据，也为企业领导提供决策依据。
3.建立有效的应收账款考核机制。实际工作中发现，应收账款逾期的理由除了客户方面拖欠外，企业内部自身的理由也是重要方面，建立不同层次的业绩考核挂钩机制可以较好解决这类理由。对业务部门来说，应建立应收账款回款与业务员薪酬挂钩的考核办法，调动业务人员的收款积极性，使他们认识到不仅要把业务做成，更要把应收款项回收到位才算完成任务。对企业经营者来说，上级主管部门在设计年度经营业绩考核办法中应增加对应收账款回收率的考核内容，年度终了时，如果应收账款回收率未达指标，可预留部分效益年薪暂不兑现，等全部回收后再兑现剩余部分。通过建立应收账款考核机制，层层传递压力，企业经营者和业务人员进一步增强工作责任感，企业应收账款管理工作也得到了加强。
三、结语
铁路物流企业要实现又好又快的发展目标，必须要树立风险意识，落实和执行应收账款各项管理制度，防止资金出现危机。好的制度没有好的执行力也只是一纸空文，关键是提高执行人的业务素质和培养工作责任心。千里之堤，毁于蚁穴，让我们都积极把大堤加固起来吧！
（作者为计划财务部副经理）
参考文献
[1] 徐云红.强化应收账款管理降低财务风险[J].北京：财经界（学术版），2011（4）.
[2] 王静.企业应收账款管理的策略与倡议[J].长春：企业研究，2011（12）.
[3] 张云清.浅淡铁路多元经营应收账款的管理[J].昆明：时代金融，2010（8）.
[4] 李娟.让“应收账款”帮你出业绩[J].北京：中国商贸，2006（12）.