简论全开放模式下高校图书馆图书清点

论文导读：
摘要：以天津大学图书馆为例，探索了一种在全开放、不闭馆条件下图书的清点方式：对于流动性较大的图书利用系统报表设定条件，列出疑似丢失图书并核对实书后修改系统相关数据；对于流动性较小的图书，采用逐册采集条形码，比较系统数据后，再对疑似丢失图书进行实书核对及修改系统相关数据。这种方式在确定丢失图书的同时，可同时完成系统内数据进行书目数据的清理及修正工作。
关键词：高校图书馆；图书管理；图书清点
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图书馆作为高校的文献信息中心，是广大师生获取信息资源的重要场所。但由于各种理由，图书在流通过程会出现丢失、乱架、系统中数据与实书物理位置不符等情况，给用户利用图书造成不变。通过图书清点，可以梳理馆藏，保证馆藏文献的完整性、系统性、顺序性，纠正混乱现象，使馆藏能够有效为读者服务[1]；同时也可以维护馆藏书目数据，达到架上图书与馆藏地点、馆藏数据一致，保证图书的正常流通和管理。
1目前图书馆采用的图书清点方式
清点工作中，最为重要就是确定清点方式，方式的确定对清点工作的推进非常重要，直接决定了清点的方案及后续工作。目前图书馆常用的清点方式有以下三种。

1.1采用便携式数据采集器

很多图书馆都利用便携式数据采集器采集图书条形码，再同自动化系统内图书数目数据进行比对，确定丢失图书。该种策略的优点是设备轻便，便于使用和携带，不受时间、空间的限制，操作简单，稳定性好，工作人员可以很快掌握使用，无需专门培养或聘请此方面的专业人士[2]。缺点是清点过程中，无法同时完成对错误数据的修改，并且通常需要关闭书库，集中采集条形码。

1.2利用自动化系统的清点模块

有些图书馆采用自动化管理系统中所带有的馆藏清点模块进行图书清点工作[3]。该种策略的优点是，在清点图书的同时可以完成书目信息的核对工作，找出系统内书目信息与实书不符的图书、馆藏地与图书实际地点不符的图书及系统中没有编目的图书等。在完成清点的同时，可以同时完成系统内数据的维护工作；缺点是需要大量计算机，同时在清点的书库必须有网络，并且通常需要关闭部分书库，集中完成某一类别图书的清点。

1.3利用RFID技术

随着RFID技术在图书馆中越来越广泛的使用，很多图书馆利用RFID进行馆藏清点。该种清点策略的最大优势在于它识别速度快，采集条形码效率高，可以大大提高清点工作的效率，节省人力，为开展大规模的馆藏清点提供有力的技术支持，同时能尽量减少闭馆清点的时间，将对读者服务的影
基金项目：本文系天津大学自主创新项目“我国十所高校及中科院专利引证的比较研究”（2013XS-0098） 研究成果之一。
响降到最低。缺点是对设备要求较高，另外RFID标签容易损坏，信号不稳定[4，5]。
2天津大学图书馆图书清点方式及理由图书处理
笔者所在的天津大学图书馆目前没有使用RFID标签，还是使用磁条管理。为了不影响读者的借阅，根据我馆的实际情况，利用自动化管理系统的报表功能，探索了一条在全开放、不闭馆条件下的图书清点方式，并在一线中文书库和二线中文书库进行了实践。我馆通过大量前期准备及测算工作，根据不同库位图书流通的特点，最终确定了对于不同类型图书采用不同的清点方式。对于流动性较大的图书，不采用逐册采集条形码的方式，而是利用系统报表设定条件，列出疑似丢失图书，再去书库核对实书，最后修改系统相关数据的方式；对于流动性较小的图书，采用逐册采集条形码，比较系统数据后，再对疑似丢失数据进行实书核对，最后修改系统相关数据的方式。该种方式在确定丢失图书的同时，一并完成系统内书目数据的清理及修正工作。

2.1中文一线书库图书清点方式

截至2012年3月份，我馆自动化管理系统中，共有超过48万册图书位于中文一线书库。如果一一采集条形码，需要封闭部分书库，不仅工作量大，而且影响读者借阅。为了解决这个矛盾，我们利用系统中报表功能，根据图书流通的特点及规律，多次测算及摸索，最终找到了最可能丢失的那部分图书即进馆5年及以上并且3年及以上未被借阅。根据这个条件，利用报表进行了疑似丢失图书的列出（已借出、丢失、剔除、修补中、去向不明图书除外），共列出超过19万册图书，占全部中文一线书库图书总量的40%。然后根据列出的表单，到相应书库对19万册图书进行了逐册核对，未找到实书的共计3 843册，占中文一线书库全部图书的0.79%。最后将这部分图书在系统内进行了数据修改。

2.2中文二线书库图书清点方式

我馆除了有中文一线书库外，还设有中文二线书库。二线书库中主要存放一些出版年代较早、借阅率较低、磨损程度较高的图书，这类图书读者利用率低。二线书库是相对独立的建筑，较封闭、图书架位相对固定。位于二线书库的图书在开放时间内逐册采集条形码，不会影响读者借阅。对这类图书，我们使用便携式数据采集器逐册采集条形码，通过同系统内数据进行比对，列出疑似丢失图书，然后进行实书核对，并修改系统数据。此次清点，未找到图书1 828册，占全部中文二线书库图书的0.53%。

2.3理由图书类型及处理方式

通过此次清点，找到了丢失的中文图书，并将其在自动化系统内相应的馆址进行了修改；同时，在清点的过程中还发现了一些理由图书。根据不同情况，对理由图书的数目数据在系统内进行了相应的清理及修正。（1）实书位置和系统位置不符。在清点过程中，发现一些西文图书在系统内馆藏位置位于二线中文书库，将这部分图书在系统内的馆址改为正确的馆藏位置。（2）同一种书出现两个复本号相同的图书。这类理由主要产生的理由是读者借阅的图书丢失后，赔了一本和原来一样的图书。新赔偿的图书在系统内代替了原来的图书。但已经被视为丢失的图书，又因为各种理由，回到书库中。一旦发现这类图书，需要进行重新编目处理。（3） 系统中复本号与实书复本号不符。该类图书在系统中的复本号码与在书库中找到的图书标签上复本号码不一致。对于这类图书，需将图书上的标签重新打印，改成系统中该图书的相应复本号。（4）一本书有两个条形码。在清点的过程中，还发现有些图书贴有两个条形码。对这种图书，通过在自论文导读：，如果系统内有其他复本存在，就要根据其他复本的信息，进行重新编目。（6）实书条形码与系统不符。对于实书条形码和系统内条形码不符的图书，通过核对实书，并对系统内数据进行修改，使系统中的条形码与实书条形码相同。（7）图书乱架。由于我馆中文一线书库和二线书库藏书的类别相同，有时图书管理人员会误将一线书库的图书分于二线
动化系统中进行核对，将正确的条形码予以保留，同时将错误的条形码从图书上清除。（5） 图书无条形码。某些图书虽然在相应书库存放，但图书上并没有用于识别该书的条形码。对这种图书，要通过索书号去系统中进行核对，找出该图书的条形码号，重新打印，贴于图书。对于没有条形码的图书，如果系统内有其他复本存在，就要根据其他复本的信息，进行重新编目。（6） 实书条形码与系统不符。对于实书条形码和系统内条形码不符的图书，通过核对实书，并对系统内数据进行修改，使系统中的条形码与实书条形码相同。（7）图书乱架。由于我馆中文一线书库和二线书库藏书的类别相同，有时图书管理人员会误将一线书库的图书分于二线书库，或把二线书库图书混于一线书库中，或是将西文图书混于中文图书中等，导致了图书的乱架。遇到这种理由，应根据自动化系统中的数据，将乱架图书归还到原架位。（8）乱码图书。在列出的疑似丢失图书数据中，还发现了少数的图书条形码乱码的图书，经过与实书进行核对，发现这部分数据是系统内编目时产生的垃圾数据。对于这部分数据，需将其在系统内进行删除。
3图书清点工作的启迪及今后应采取的措施

3.1增强读者的图书保护意识，减少图书遗失

通过清点图书，发现图书有遗失现象，一线书库的图书丢失比例要高于二线书库图书。而大多数的图书都位于一线书库中，因此，在今后的工作中，图书馆一方面要加强图书的管理，另一方面要对读者进行诚信教育，可通过宣传、展览或与学生社团联合举办一些关于爱护图书的活动，帮助读者确立一种良好的保护馆藏图书的意识，尽量减少遗失现象的发生。

3.2加强系统数据维护，及时修正错误数据

由于使用自动化系统之初主要将注意力集中在数据建设上，而缺少对系统数据的清理和维护，在清点的过程中，发现系统内有部分图书数据和实书不符。通过该次清点，修改了部分错误数据，在今后的图书管理工作中，应将系统数据维护列为日常工作，可利用自动化系统的报表功能定期抓取有理由的数据，随时进行修改，保证系统中数据与实书及实书物理位置一致。
参考文献
[1]白娜. 论高校图书馆如何做好文献清点工作[J]. 呼伦贝尔学院学报，2012，20（1）：94-96.
[2]张梅，陈满. 便携式数据采集器在图书清点工作中的应用[J]. 科技情报开发与经济，2008，18（17）：81-82.
[3]殷勤业. 利用汇文系统进行藏书清点工作的实践[J]. 科技情报开发与经济，2010，20（9）：17-18.
[4]马杰，冯惠遵. RFID技术在图书馆图书清点中的实践与探索——以河北师范大学图书馆为例[J]. 河北科技图苑，2013，26（3）：83-84，68.
[5]杨雄标. RFID在文献流通与管理中的应用与深思[J]. 图书馆论坛，2012，32（1）：57-60.
（收稿日期：20140922责任编辑：孙炜）