试论中职学校档案管理存在理由及解决方法

论文导读：
摘要：作为学校档案管理工作的一个重要组成部分—中等职业学校的档案管理工作是学校掌握了解学生基本信息的重要途径，不仅是学生在校管理的主要依据，也是学生毕业之后用人单位选拔培养人才的重要依据。但是目前由于重教育轻管理的意识依然存在，使得中职学校学生档案管理存在很多理由，所以应当引起各级教育部门以及档案管理人员的重视，应尽快完善档案管理制度，加快档案管理的信息化，网络化，使档案管理更好的服务于社会，为毕业生的就业，用人单位人员的选拔提供依据。本文就目前中职学校学生档案管理方面存在的理由以及解决的策略做出探讨，希望能服务于中职学校学生档案管理工作。
关键词：中职学校；档案管理；理由；解决；办法

1.中职学校在档案管理方面存在的理由

中职学校档案管理是从学生入学到生活、学习、社会实践活动等各个环节的记录，是学生毕业后工作、就业以及各用人单位选拔、聘用人才的主要依据。也是学生由学校走向社会的重要履历。在竞争日益激烈的形势下，科学地管理中职学生的档案就显得尤为重要。但是目前很多中职学校学生档案管理仍存在很多弊端，有很多不足，现就主要理由分析如下：

1.1 档案管理的体制不够完善

不管哪类学校学生的档案管理都是学校教育教学工作的一个重要组成部分。但是很多学校只是重视教学工作和其他档案管理工作，对于学生档案管理不够重视，这种现象在中职学校尤为突出，一般表现为学校档案管理工作不能提到议事日程上来，在档案管理工作中没有配备专业的管理人员，一般由教务处人员或其他老师管理。各级教育部门检查、指导的力度不够，没有把档案管理工作与学校工作业绩紧密结合起来，没有相应完善的制度建设，管理体制不完善，

1.2 档案的收集整理不够规范

由于学生档案管理一般由学生管理部门统一管理，但是很多学校没有配备专职档案管理人员，加上学校缺乏业务指导和检查，致使对于学生的档案收集整理随意性大，没有系统性，缺乏规范性，比如在记录上出现一些漏洞、错误，将学生的名字写错，或者出生日期与户籍不符等。还有的记录的载体不规范，随意选用书写材料，使纸张不统一，不符合规格，书写不规范，不用碳素墨水，甚至班主任的评语年年如是、千篇一律。还有的记录不建全、材料缺失。所有这些现象在中职学校学生档案管理中屡见不鲜。

1.3 查阅借阅等服务功能不健全

档案作为原始的记录材料，除了应具备基本的查阅功能外，还应为以后的很多工作提供依据。但是由于学生档案管理不规范、收集不及时、整理不规范等理由使档案失去了基本的查阅服务功能。导致学生档案只是废纸一堆，束之高阁。不利于教师了解学生，也为学生毕业后的档案查阅带来不便。

2.解决中职学校学生档案管理的办法

2.1 强化管理意识，完善管理机制

要规范中职学校的档案管理工作首先要从思想上落实，机制上完善。做到机构落实、思想落实、人员落实，库房资源落实。事实证明要做好学生档案管理工作就要强化管理意识，理顺管理机制。不管目前对学生档案管理采取什么模式，都要从实际出发，完善管理机制。要有专业的档案管理人员专职管理档案，并要根据学生的实际数量配备相应比例的人员编制。为了确保档案管理的质量要施行集中式的管理模式。对于已经设立综合档案馆的中职学校，就要由综合档案馆统一管理学生的档案。对于分散管理的，要加强管理人员的业务水平，强化师生的档案意识。通过定期培训，提高档案管理人员对档案管理工作的认识，通过大力宣传不断增强师生对档案的认识。让师生特别是档案管理员充分认识到档案不仅仅是一种记录形式，更是全面推行素质教育，向社会培养人才的大事。一份质量高的档案不仅是了解学生的依据，更是用人单位的凭据中职学校档案管理存在理由及解决方法由提供海量免费论文范文的www.7ctime.com,希望对您的论文写作有帮助.。所以从学生到教师都要提高认识，做到认真填写、实事求是、一丝不苟。真实记录自己的学习生活足迹。档案管理员更要科学规范的收集整理。

2.2 配备专业人员，搞好设施建设

为了使档案材料科学、规范、不缺失，学校就要在管理上施行统一管理、科学管理。这就离不开专业人员的配备。首先要选拔思想素质过硬，专业水平较高，责任心较强，有良好政治素养的人员参与档案管理。要按照学生数配备一定编制的管理人员，在具体管理中要分工明确，责任到人。健立健全一定的岗位责任制、档案管理制度、查阅借阅制度、保管保密制度等，严格按照规章制度办事。同时硬件设施也不容忽视，要有专门的场所保管档案资料，学校必须设立专门的档案室，确保档案管理方便、安全、规范。

3.健全归档材料形成、收集制度

3.1归档材料要规范

要严格执行干部人事档案管理规定，档案材料用统一、耐久的纸张，用笔也要规范，严谨用蓝色钢笔或圆珠笔书写，一律用碳素墨水书写，若要打印也不易用喷墨打印，要采用激光打印或是静电复印。凡是不符合规定的要重新返回材料形成处重新整理方可归档。

3.2 规范归档材料收集制度

中职学校学生的档案材料来源很广，但也是有规律可循的。其收集工作大致可以分为以下三个阶段：第一是收集招生时或入学前的档案材料，此环节应在招生时和学生入学时就着手收集。二是对于档案材料的搜集。这个阶段除了要有针对性的收集学生平时在校期间学习、生活、实践活动等各个方面的材料外还要从党团等组织收集他们参加组织的材料，还要向教务处、政教处等收集他们获奖或处分的材料。第三是最重要的阶段，即毕业之际的总结和评价材料。这是对学生在校期间德智体美等方面的综合评价和总结，是毕业就业应聘的主要依据之一。形成的材料大致包括毕业生鉴定表、登记表、成绩总表、体检表等材料。除此之外，还应该形成一定的收集网络，建立学生档案收集归档制度，这样不仅有利于档案材料的收集归档，又有利于材料收集时的保密与安全

4.加速档案的网络化管理

伴随着信息化的到来和办公自动化的普及，中职学校学生数量的不断剧增，使中职学校档案管理材料的数量越来越多，内容越来越复杂，传统的操作模式已经远远达不到时代的要求，因此必须与时俱进开拓网络化管理，适应时代论文导读：04（07）张晓献，李劲松，英霏.中职校制订学分制实施方案应注意的几个理由.职教论坛2006（18）高黛娥.关于高职院校财务管理存在的理由与策略深思.岳阳职业技术学院学报2008（05）陈小红.信息技术环境下高校财务档案管理刍议.湖北民族学院学报（哲学社会科学版）.2012（03）王冬英.浅谈中职学校学生档案管理存
的进步。这就要求中职学校在信息化手段给予大力支持，从资源配备上满足档案管理的需要。档案管理人员更要更新观念，不断创新，加强学习，使新技术、新设备能有计划有步骤的帮助自己实现档案管理的信息化，提高档案管理的质量和效率。力求档案管理的信息化、标准化、科学化。加速档案管理信息化的进程。形成系统科学的网络管理库，以便档案资料的收集整理、查阅等。
总之，作为中职学校基础工作的重要分支—学生档案管理工作，目前还存在很多理由。应该引起中职学校的足够重视，要在充分做好档案的收集整理归档的同时，要提高思想意识，强化管理观念，使档案的价值得到充分的体现。要与时俱进，更新观念，在实践中不断总结经验教训，使档案管理工作想着更科学、更规范、更合理、更高效的方向不断迈进。以保证学生档案管理的质量。（作者单位：四川省绵阳财经学校）
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