简论高校财务档案管理工作

论文导读：
摘 要：在阐述高校财务档案管理特征的基础上，对高校财务档案管理的目前状况进行了分析，并提出了加强高校财务档案管理的四项措施。
关键词：财务档案 管理 高校
一、高校财务档高校财务档案管理工作由专注毕业论文与职称论文的www.7ctime.com提供,转载请保留.案管理的特征

1.档案内容的专业性

高校日常财务活动有两根收支主线，与之相对应的财务档案包含两个内容：一是财务收支票据类，如学生学费收据、助学金和奖学金发放清单、科研和教学经费支出单据、办公支出单据、服务业统一收据、行政事业单位往来款票据等；二是财务核算专业凭据，如工资奖金福利津贴发放表、单据账表类、银行对账单、银行存款余额调节表以及财务档案保管、移交、销毁清册等。财务档案完整地反映了高校经济活动过程和财务状况。

2.存储载体的多样性

高校财务档案采用纸质实物和电子媒介两种形式保管，纸质档案和电子档案同步归档。计算机技术的运用，使财务档案的存储不再局限于传统的纸质数据文件，还拓展到以光盘、U盘等形式存储的电子数据文件。电子文件可随时传输和读取、内存空间小，保存期长、解决了大量财务档案难以保存和利用的理由，但同时也带来了信息安全隐患。

3.管理过程的政策性

财务档案管理的政策性强。高校财务档案的管理从档案的收集、整理、归档乃至查阅、销毁等全过程，都必须依照财务工作和财务档案管理工作的各项政策规定严格执行，比如档案管理人员的操作权限、存档内容、存档方式、移交时间、借阅手续、保管期限、销毁监控等。如果因管理不善造成财务档案信息泄密或毁损，给学校带来损失的，必须按规定从严追究相关人员的责任。

4.综合办学水平的体现

作为高校日常管理的基础性工作，财务档案管理是反映高校经济活动的重要信息资源，其管理水平决定了财务档案工作的成效，并直接影响到学校的综合管理水平。高校财务档案是学校办学规模、经济业务、教学科研活动、社会活动等发展历程的重要见证，直接体现学校的综合办学水平。

二、高校财务档案管理的目前状况

1.重纸质档案轻电子档案

财务档案管理中纸质档案和电子档案应同步归档。但有些高校财务档案的管理仍依赖传统的手工操作，财务信息资源习惯以纸质介质保管，电子档案管理意识淡薄，对财务数据文件没有以电子文档的形式及时备份和归档，造成财务信息资源的散失和毁损。

2.重行为习惯轻制度规范

高校财务档案管理人员大多不是科班出身，也没有进行过专门的业务培训，因而他们不具备财务方面的知识结构、档案管理水平较低、对档案管理软件的运用能力不够，仅凭过去的经验或习惯进行日常财务档案的管理，没有将电子档案纳入其管理的范畴，对财务档案信息载体中的电子文档、程序文件等无法采取相应的保护措施。

3.重后续管理轻前期基础

原始凭证和记账凭证的填制和审核、财务报表的编制等前期工作是否及时、真实和完整直接决定财务档案管理的质量。有些高校由于档案管理人手不足，只重视财务档案移交的后续管理，忽视财务档案的前期基础管理，过程制约意识淡薄，认为原始财务凭证的整理、归档工作是可有可无的，不重视对日常财务信息资料的收集处理、归档、传递和制约等，财务档案的真实性和完整性难以保证。

4.重保管轻利用

管理好财务档案是为了更好的利用财务档案。通过对财务数据信息的分析，可以把握高校财务活动的特点，了解高校办学规模、办学水平、教学科研状况及不足之处，有利于学校的健康持续发展。但有些高校对财务档案重保管轻利用。财务档案的管理只停留在收集、整理和归档等工作上，忽视了档案信息资源的开发利用，缺乏多元化的信息资源开发利用和服务的功能，开发利用程度有待提高。

三、加强高校财务档案管理的措施

1.健全规章制度

完善财务档案的内制约度，做到安全可靠、保密严格；规范财务档案的保管制度，做到专人专管、职责分明、权限清晰，防止财务档案资料分散保管、归属不明的现象发生；完善财务档案的调阅和移交制度，做到程序合法、手续严格、监管到位，实物档案原件原则上不得外借，电子文件未经批准严禁擅自复制，防止财务档案资料的流失和损坏；健全财务档案的销毁制度，做到事先造册、先审批后销毁。

2.重视手工会计

计算机技术的应用大大提高了财务工作效率和财务档案管理水平，但这并不等于可以因此摒弃手工会计工作，因为手工会计是财务会计的最基本最严密的形式，是已经成熟的严格的管理制度。计算机技术环境下财务档案的管理采取人机分工，合理规定哪些流程由人工完成，哪些程序由计算机操作、哪些过程应在操作人员的干预下由计算机完成、哪些手工操作方式应凭借信息技术得以体现。

3.夯实硬件和软件基础

硬件设施和软件设施是财务档案管理工作的基础，是提升财务档案利用效率的保证。硬件设施主要包括档案库房、计算机房以及各种现代化办公设备等。大部分高校财务档案库房、计算机房设备简陋，有些甚至没有专门的财务档案库房，软件设施档次低。为此要逐步加大财务档案管理的硬件投入，配置档次高的专门的财务档案库房和计算机房，及时更新硬件设备，保障财务档案规范化管理的硬件条件。要逐步提升财务档案管理软件的档次，所使用的财务软件和财务档案管理软件应能迅速、准确、全面地提供管理信息，又能满足系统升级、换代、联网的要求。

4.提高管理人员素质

财务档案管理人员的整体素质直接决定会计信息的质量。为此，高校必须加强财务档案管理队伍建设，提高其整体素质。应培养财务档案管理人员事业心与责任感，发挥其积极性、主动性。适当引进计算机信息技术专业的优秀人才，并鼓励其进修培训，使之尽快适应财务档案管理工作。对财务档案管理在职人员进行针对性的培训，更新其知识结构，提高其业务素质。
参考文献：
[1]陈小红.信息技术环境下高校财务档案管理刍议[J].湖北民族学院学报（哲学社会科学版），2012，30（3）：66-69
[2]候贤祥.新形势下我国高校财务档案信息化建设的深思[J].会计之友，2011（21）：91-92.
作者简介：李月梅（1969-），女，湖南娄底职业技术学院财务处工作。 全文地址：www.7ctime.com/cbgllw/lw2020.html上一论文：探讨事业单位财务管理的创新思路