加强企业电子档案管理思考-

论文导读：
摘要：随着信息技术的不断进步，电子文件与电子档案越来越广泛地应用于企业办公与管理，电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势，但同时也伴有自身的缺陷，如何管理电子档案及如何使电子档案等到有效利用，已成人们重点关注的问题。
关键词：电子档案 管理 问题 措施

一、目前电子档案管理工作存在的问题

(一)电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定；
(二)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘，这些载体材料决定了电子档案容易受高温、高湿、光线、空气污染、灰尘、有害生物、磁场电场等外部环境的影响；
(三)随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。
(四)目前电子档案的规范化、标准化管理体系尚未建立，电子档案信息资源的现实共享和作为数字文化遗产的永久保存等矛盾已显得日益突出。

二、解决电子档案管理问题的几点措施

针对以上存在问题，借鉴其它地区档案工作的一些经验，笔者提出以下一些对策建议。

(一)制订完善的电子档案管理执行标准

电子档案管理，首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范，遵循“电子文件全程控制”和“文档一体化管理”原则，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、元数据等数据结构一致，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通和完整，确保电子档案得到科学保管和高效利用。在实践过程中要保证电子档案的顺利采集、保管和整理，还必须制定电子档案的整理和归档范围和保管期限、文件处置表等规范；档案馆要和电子公文数据交换平台和办公自动系统进行交互，就必须制定电子档案中心等接口规范、归档元数据、移交元数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，反映档案信息化的应用水平。
及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性。当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。

(二)确立有效的电子档案管理运行机制

随着电子政务建设的发展，电子签名、内容管理等信息技术的渗透和应用，我国传统的档案管理机制已与形势的发展不相适应，必须实现流程再造，形成新的电子档案管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案部门的事情，更是一个系统工程，需要明确相关责任者的职责。该责任体系大致可由以下五部分组成：
1、档案行政管理部门的责任：参与本地信息化建设的规划，具体负责研究制定电子档案管理规范标准，在全地区范围内监督指导国家有关档案信息化标准规范的监督执行，重点指导各部委办厅局和企事业单位的电子文件归档和电子档案管理工作。
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　2、国家综合档案馆的责任：负责依托电子政务网络，建立“电子档案中心”或数字档案馆，按照管理权限，分别在省市县各部委办厅局和企事业单位范围内，开展电子文件归档和电子档案的收集、接收、管理、保存、利用和服务。
3、单位档案部门的责任：依法监督和指导本单位及所属单位的档案工作，负责本单位电子文件归档范围的具体制订、管理制度和电子档案管理与办公自动化系统与业务系统中电子档案管理的应用需求。与信息部门配合收集电子文件，保证应归档电子文件的真实性和完整性，具体组织实施电子档案向电子档案中心或数字档案馆的实时移交。
4、单位信息部门的责任：负责电子文件的归档接口和归档电子文件的有效性管理。配合档案部门对逻辑归档电子档案数据进行科学、有效、安全的管理。严格执行国家有关档案信息化标准规范。协助向电子档案中心或数字档案馆的在线或离线移交电子档案和分布式管理。
5、文书处理部门的责任：根据工作实际，配合档案部门管理人员制定电子文件归档范围和保管期限，收集和管理单位形成的电子文件和电子档案，并按照国家、地方标准实时将反映工作全面情况的电子档案信息归档。

(三)建立健全电子政务项目成果共享体系

电子档案中心是电子政务建设的重要组成部分和加强政务信息资源管理的公益性、基础性工程，是在电子政务发展的成熟阶段，建立电子政务成果共享体系的法定载体，是数字档案馆的初级阶段与核心主体，是在信息时代对传统纸质载体档案馆功能的继承、发展和延伸。有利于各地区资源共享，有利于规避数字档案文化遗产散失和损毁的风险，有利于以较小成本维护政府信息资产的安全。集中统一，建立规范的电子档案采集保管利用体系；强调协同，融合电子政务各种支撑平台和应用系统；突出应用，加快档案信息政府的利用和公众的利用。所保存的信息资源具有唯一性、凭证性和历史权威性。重要作用在于：防止电子时代的“历史失落”，依法保证电子政务环境中党和政府的数字遗产仍然能够为现在和将来保存；解决电子文件的“重用轻管”，按照档案管理原则，使具有保存价值的电子文件安全有效地归档和管理，保证今后利用的凭证性、有序性和完整性；促进电子档案的“有机整合”，按照法律赋予的地位，将办公自动化和业务系统中产生的政务信息资源整合成共享信息库；提供档案资源的“公益利用”，综合开发利用电子档案信息资源宝库，支持领导决策，便于公民或企业出于公益性、商业性的目的适当使用政务档案信息资源。
档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，论文导读：巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。上一页12
电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。随着信息数字化的快速发展，办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。