探究集约化供电企业财务集约化环境下会计档案管理选题

论文导读：
1009-4202（2013）10-000-01

一、供电企业财务集约化环境下会计档案管理现状

(一)会计集中核算，使单个会计核算主体会计档案管理的工作量增加成为必然

根据财务集约化实施方案要求，2009年9月开始各地市供电局陆续撤并了同一城区范围内的县级供电局、工区（所）和非同一城区范围内的县级供电企业会计核算主体资格，实现了网省公司两级财务管理模式。自此，以前由数个县级会计主体分别核算及保管的会计档案集中至一个地市财务部门统一管理，会计档案数量急剧增加。

(二)关联业务协同的实现，加大了会计档案收集难度

关联业务协同指内部关联业务双方同步处理、同步核对、同步生成会计凭证，保证了内部关联业务准确一致。协同业务的实施改变了传统的会计凭证手工录入、财务记账与业务发生不同步的情况，实现了从业务信息向财务信息的自动转化的同步一致，形成业务财务一体化的信息处理机制。但由于业务部门人员对财务核算要求不甚了解，致使形成的会计凭证和原始附件不能及时提供；原始附件信息填报不全，造成财务信息和纸质信息对应率低、及时性差，严重影响了会计凭证的复核、整理和装订工作，会计档案管理工作被动、滞后。

二、供电企业财务集约化环境下会计档案管理存在的问题

(一)会计主体的撤并，增加会计档案管理工作量

1.由于会计主体的撤并，管理层级的压缩，致使原由数个单位分别核算、分散管理的会计档案，变为目前由地市供电局财务一家集中核算和保管。地市供电局财务部会计档案的保管量由以前每月的数千张凭证变为目前每月数万张凭证，加大了会计档案收集、保管和整理的工作量。
2.由于会计主体的撤并，财务岗位相对减少，原从事财务工作的部分档案管理人员不再从事财务工作，只在地市供电局设置了1个综合与档案管理岗。在档案管理数量增加，人员急剧减少的情况下，会计档案管理的工作量剧增。

(二)协同业务的实施，加大了会计档案收集难度

1.关联业务协同规则要求营销、物资、项目、人资等业务部门发生的涉及财务收支业务时，按业务划分在ERP系统中录入并处理，系统按照协同规则转化为记账信息，会计凭证在业务部门业务前端录入环节自动生成。但由于前端业务部门录入人员并非财务人员，对财务信息质量要求和会计凭证的记录要素不甚了解，不能及时、准确和完整的录入并提供当月已形成的会计凭证和附件，严重影响了会计信息质量，致使财务档案归档工作严重滞后。
2.由于记账规则的改变，电费和物资出入库等协同业务凭证的生成均不需要财务部门专业人员的审核即可形成和记录，因此日常工作中财务部门并不直接知晓当天、当月已形成凭证的协同业务种类和数量，增加了月末会计凭证收集、整理的环节和难度，弱化了会计监督职能。

三、财务集约化环境下会计档案管理的应对措施

（一）制定凭证传递、整理、归档和查阅环节的操作规则，降低凭证传递次数，提高凭证归档及时性和完整性
1.重新梳理会计凭证传递流程，明确各单位、各部门工作职责和时间节点。一是经济业务发生后，应由经办人根据业务类型分别在ERP和财务管控系统填制系统单据，并按照财务规定时间将纸质和系统单据传递至主管会计处进行审核；二是主管会计在审核集成类经济业务单据时，由业务部门负责提供已由系统直接生成的业务协同凭证及其附件，主管会计负责收集和审核。对于不需财务人员再次确认直接生成的物资出入库凭证，要求物资部门在凭证生成当月按周统一传递；三是会计凭证编制完成后，由主管会计传递至凭证审核人员，经审核后传递至出纳。涉及银行存款的凭证在实际收付款时，由出纳携支票、电汇凭证和会计凭证一同传递至财务主管人员处盖章签发；转账凭证由审核人员审核后直接传递至档案管理人员。
（二）通过优化ERP系统流程，完善操作功能，缩短会计凭证传递时间，提高会计档案管理水平
1.改变协同业务生成凭证规则，增加财务摘自：本科毕业论文致谢词www.7ctime.com
人员系统单据审核控件，提高财务监督力度。一是修改协同业务凭证流转规则，规定业务部门在协同业务时，经业务部门领导审核后，必须流转至财务部门，由主管会计根据传递的纸质单据核对系统信息，经确认一致后点击生成会计凭证，主管会计负责打印会计凭证并传递；二是系统内调拨物资、固定资产或转增资产时，应设置由移交双方业论文导读：负责人岗、集成业务录入岗、物资出入库岗、财务岗，增加电子签名控件，系统单据在经过以上岗位完成审核操作后，单据自动生成电子签名。此设置能极大的提高系统应用水平和工作质量，同时极大的缩短了财务部门会计档案收集时间，减少了部门之间工作扯皮推诿的情况；二是将同一性质多笔数据合并生成单笔数据的会计凭证，减少会计凭证张
务部门和财务部门共同确认后，生成双向传递的会计凭证（即同一笔业务在物资调拨方和接收方同时生成会计凭证），由双方财务部门负责打印会计凭证和物资调拨单。
2.完善系统操作功能，归并同一性质数据生成形式，提高系统应用程度，提升精益化管理水平。一是在各单位或部门负责人岗、集成业务录入岗、物资出入库岗、财务岗，增加电子签名控件，系统单据在经过以上岗位完成审核操作后，单据自动生成电子签名。此设置能极大的提高系统应用水平和工作质量，同时极大的缩短了财务部门会计档案收集时间，减少了部门之间工作扯皮推诿的情况；二是将同一性质多笔数据合并生成单笔数据的会计凭证，减少会计凭证张数。
3.加大依法治企力度，增强风险管控意识，对于积极不发达地区现状进行实地调研，时时关注不同地区间政策和环境变化，结合会计基础管理规范和资金安全管控制度，制定和细化会计核算要求，建立行之有效的会计核算模式和资金支付模式，降低风险隐患，提高会计档案的信息质量。
总之，在深化财务集约化、信息化工作阶段会计档案管理的意义深远，只有做好了会计档案管理的基础性工作，才能为企业持续、稳步经营提供可靠、准确的基础数据，才能为企业今后发展战略提供决策依据。