关于档案管理档案管理基础工作在现代档案管理中作用

论文导读：
摘要：在信息科技高速发展的时代，档案管理工作逐渐向着现代信息化的方向发展。在现代档案管理中，计算机的广泛应用推动了档案管理的改革进程，拥有强大计算能力的计算机可以储存巨大的档案信息资源，并能够高效快速的处理这些信息，提高了档案管理的工作效率。而档案管理的基础工作是实现这一现代化档案管理的前提，如果档案管理的基础性工作没有得到贯彻落实，在计算机中输入的信息资源繁杂凌乱，条理不清晰，那么高效优质的档案管理工作也就无从谈起。本文就对基础性工作在现代档案管理工作中的作用进行探讨。
关键词：基础工作 档案管理 现代化
随着科技的不断推广，在目前我国的档案管理工作中，计算机等现代科技设备逐渐被广泛应用，然而由于缺乏相应的经验，很多档案馆并没有完全将计算机的强大功能充分利用起来，在档案管理工作中仍然存在很多问题，制约了档案管理工作的全面发展，也不能很好的利用档案资源来为企业服务。其中，引起这一现象的主要原因是档案管理基础工作没有做到实处。

1、档案管理基础工作存在的主要问题

档案管理基础工作是实现有秩序高效率的档案管理的关键，其包括的主要内容有做好档案统计，归类，编号，排序，制定案卷标题等等便于档案管理的基础性工作。由于档案的案卷种类过于繁多，内容极其冗杂，时间跨度大，且一直堆积在档案馆内，因此，档案管理的基础工作量是很大的，工作中也存在了很多的问题，主要体现在以下几点：
1.1档案编号不规范。在大多数档案馆中对于档案的编号分类都没有明确标出，尤其是时间较长的历史宗卷，更是存在着档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。
1.2案卷标题不规范。现有的档案管理工作中，对于标题的拟定不规范，标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
1.3大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法被检索到，降低了档案资源的利用率。

1.4许多案卷未标页码，如果在使用中掉页缺页就很难被发现，影响档案的利用价值。

1.5组卷混乱现象比较严重，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的。这样不利于使用档案时的查找。
1.6案卷厚薄不一。尤其在综合性档案馆中体现的更为明显，建馆时间越长，馆藏量越大的，存在的类似问题就越严重。

2、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

通过以上对档案管理基础工作中存在的问题进行分析，可以看出我国的 档案管理基础工作还有很大的进步空间，仍需要不断利用现代化手段进行管理，充分发挥计算机的强大处理数据功能，规范档案管理基础的工作标准，提高工作效率。笔者结合自身工作经验，通过认真分析，总结出以下几点改善档案管理基础工作的措施：

2.1 全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多档案存在重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2 重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案的利用效率。

2.3 统一分类号，保证检索查全率

计算机检索的显著优势能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再根据具体情况制定出一些具体细则。然后再根据每一文件具体特征，辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中，还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。

2.4规范标题，保证检索查准率

在明确清晰的分类号下可源于：论文格式模板www.7ctime.com
以利用计算机查找到全部的档案，但却不能保证查找的准确率。因此，规范案卷的标题名称是很有必要的，只有这样，才能使档案查找时又快又准。在规范标题时，要采用简洁明了的关键词作为标题名称，以便于准确率的提高。如在制定机构简称论文导读：
时，就要规范标准，避免因简称有歧义而使得检索出现文不对题的现象。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。

3、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度

3.3用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

在档案的录入中，虽然采用主题词的方式有规范统一的效果，但却不利于精确的查找所需要的文献资料，查找效率较低，而如果采用宗卷的关键词的方式，就可以很大的提高查找效率，也可以利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量分属关系。
4、结语
随着人们越来越重视档案对社会发展所起到的重要作用，档案管理工作也在不断改革工作方式，提高工作效率，在现代科技的推动下，档案管理已经初步建成了以计算机为主要管理工具的现代化档案管理。而这一切都离不开档案管理基础工作的顺利实施，只有做好基础性工作，才能保证现代档案管理建设的快速发展。