有关于利用率网络环境下提高科技档案利用率有效措施

论文导读：
摘要：网络基础条件的改善对科技档案管理和服务提出了新的挑战，本文就网络环境下如何提高科技档案的利用率提出有效措施。
关键词：网络环境；科技档案；利用率；措施
1672-3309（2012）06-143-02
科技档案作为直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，是一种重要的信息资源，蕴含着巨大的社会财富，只有通过有效利用才能转化为生产力，真正实现其价值。但在实际工作中，科技档案“重藏轻用”的传统观念依然严重。
随着网络基础条件的改善，网络应用越来越普遍。网络环境下，信息传输突破了时空的限制，通过网络开展档案源于：大专毕业论文www.7ctime.com
工作，不仅方便管理，还可便捷查询，同时还能延长科技档案的保存时间。但如何在网络环境下开展档案管理工作，提高科技档案的利用率，为科研人员提供及时、高效、必要的服务，扭转人们对科技档案的陈旧认知，也成为档案工作者的首要任务。因此，对档案工作者而言，在网络环境下开展档案管理与服务，既是挑战又是机遇。下面，就网络环境下如何提高科技档案的利用率提出措施。

一、档案资料收集要齐全、完备，管理要科学、系统

由于科技档案具有专业性、类型多样性、成套性、实用性等特点，因此齐全、完备的档案资料是开展档案利用的前提。如一个工程建设档案，从决策、设计、施工、交工到运行，形成了一个有机的整体，缺少任何部分的档案资料都会影响其完整性。档案管理部门在收集纸质档案资料的同时，也要注重对图片、声频、视频以及电子文档等各种类型档案资料的收集，保证档案资料的齐全、完备。档案是否方便利用，很大程度上取决于对档案的管理，如果档案管理杂乱无章、无目可查，将对档案利用造成阻碍。因此档案工作者对收集来的档案逐件逐卷进行整理，并采用科学的方法及时进行分类、加工，使之规范化、标准化、系统化。

二、开展档案数字化建设，建立统一检索平台

档案数字化建设是档案信息化的重要内容，同时也是一项投入巨大的系统工程，但由于经费不足和重视不够，许多单位无法开展。面对经费不足的问题，档案工作者可先对科技档案的著录信息以及使用频率高、参考价值大的档案尝试性地进行数字化，同时还应在今后的工作中注重对纸质档案电子版文件的收录，逐步积累数字化档案，减少以后档案数字化建设的工作量。在完成科技档案数字化建设之后，还要建立数字化档案的统一检索平台，并把统一检索平台链接到单位的网站中，方便科研人员便捷地查询到本单位的科技档案信息，对没有网站的单位可在内部局域网中开展此项业务。

三、加大宣传，定期主动发布科技档案信息

档案管理部门作为开展档案服务的主体，应主动出击，加大档案的宣传力度，提高单位职工特别是科研人员对科技档案的认识，从单位内部发掘潜在用户。在宣传内容上，要侧重介绍科技档案基本知识、参考价值、使用方法途径；在宣传方式上，可通过板报、网站，编制宣传册，举办科技成果档案展览，举办科技档案知识讲座等。
科研人员既是科技档案的使用者，又是科技档案的提供者，因此是科技档案宣传的重点对象。针对科研人员，不仅要介绍科技档案的基本知识、参考价值、使用方法途径，还要讲解科技档案归档的必要性、重要性，以及归档材料的规范要求、归档流程等，使科研人员在思想和行动上重视科研文档和材料的归档，确保交回的档案资料齐全完备。
为使科研人员及时了解科技档案的更新信息，档案管理部门应通过编制科技档案目录，通过板报、通讯稿件、电子邮件、网站等途径定期主动发布馆藏的科技档案信息。

四、主动了解用户需求，积极开展科技档案咨询服务、跟踪服务

科技档案所载信息量多数是零散杂乱的，为了给用户提供有效的档案信息，档案管理部门必须要重视档案的编研工作，对档案信息进行深加工，不断提高编研成品的质量。提高编研成品质量的前提就是要了解档案用户的需求，如果档案管理部门不了解用户需求，就很难界定合理的档案服务目标和服务内容，从而无法制定合理的服务计划，编研成品也很有可能缺乏针对性和有效性，结果就是无法满足用户需求。因此，档案管理部门应以用户需求为出发点，加强与用户的交流和沟通，捕捉用户需求，进而开展编研工作。
档案管理部门除了日常的科技档案借阅服务外，还应积极拓展其他服务方式，开展咨询服务和跟踪服务。开展咨询服务，一方面可以使用户通过论文导读：关行业档案管理部门的合作档案管理部门在提升自身服务水平的同时，还要积极开展档案交流活动，通过参加档案学术会议，与同行进行学术交流，借鉴先进的管理经验和优质的服务体系，从而改进自身的不足。单一、贫乏的档案馆藏，即使具备科学的管理手段、简洁易用的检索平台，也很难满足用户的需求。因此，档案管理部门必须加强
直接咨询档案工作者获取所需的信息，节省查询时间；另一方面，档案工作者可以在咨询过程中进行用户需求调查，了解用户的需求特点和利用要求，反馈用户利用档案信息的结果，进而改进档案信息服务工作。开展咨询服务的方式可采用面对面咨询，也可通过即时通讯工具，如腾讯等展开。开展档案信息跟踪服务，有助于档案工作者主动了解和研究各类型用户，进而为用户提供有针对性的档案信息推送服务。档案信息推送服务可通过电子邮件等方式进行，从而提高科技档案的利用率，提升科技档案的服务水平。

五、降低用户使用科技档案的时间成本

用户在使用科技档案时，会付出人力、物力、财力还有时间，在用户所付的成本中，除了一些特殊的档案原件需要耗费财力外，多数花费的是时间成本，而多数科研人员用户的时间又很宝贵，因此，有效降低用户使用科技档案的时间成本，会成为吸引用户的重要因素。档案管理部门应通过优化科技档案的著录信息，提供齐全完备的档案资料、方便快捷的统一检索平台，并通过网络通讯工具，如电子邮件、BBS、等，为用户提供方便快捷的服务，降低使用时间成本，从而形成用户黏度。

六、开展档案交流活动，加强与兄弟单位及相关行业档案管理部门的合作

档案管理部门在提升自身服务水平的同时，还要积极开展档案交流活动，通过参加档案学术会议，与同行进行学术交流，借鉴先进的管理经验和优质的服务体系，从而改进自身的不足。
单一、贫乏的档案馆藏，即使具备科学的管理手段、简洁易用的检索平台，也很难满足用户的需求。因此，档案管理部门必须加强与兄弟单位及相关行业档案管理部门的合作，实现档案资源的共享。通过合作，拓宽科技档案的收集渠道，丰富科技档案的种类。在人力和财力有限的情况下，重点收集与用户需求相匹配的档案信息，尽可能满足用户的档案需求。

七、档案工作者要增强服务意识，加强业务学习

随着经济发展和社会进步，各行各业对科技档案资源的需求也越来越大，如何最大限度满足用户需求并提供优质的科技档案服务，成为档案工作者必须要面对的问题。档案工作者必须更新理念，摒弃重藏轻用的传统观念，增强服务意识，才能充分发挥科技档案的作用。为了给科研人员提供必要、及时、高效的服务，档案工作者还应加强业务学习，通过学习、交流、讨论来提高自身素质。档案工作者还应熟悉“家底”，只有全面了解、掌握单位内部的科技档案信息，才能为用户提供全面、准确、有效的科技档案信息。在网络环境下，档案工作者还需学习计算机基础知识、网络基础知识，掌握信息发布、计算机检索等技能，只有掌握这些知识、技能，才能通过网络与用户交流、沟通，进而提供高效的服务。
参考文献：
　卢森林、吴丽华.档案深化利用措施探讨[J].南昌高专学报，2008，（05）：29-30.
　李京红.档案有效利用的措施研究[J].民营科技，2011，（05）：254.