谈述浅谈基层单位档案工作信息化建设

论文导读：
【摘 要】随着社会信息化的发展，档案信息化管理已成为适应社会发展的必要要求，基层单位必须认清形势，使档案管理工作跟上时展步伐，加强档案信息化建设，有利于提升档案管理工作在单位建设中的作用，促进单位各项工作发展。本文从基层单位档案信息化建设的必要性，存在的问题、应对措施等方面就如何进一步加强档案信息化建设进行以下粗浅分析。
【关键词】基层档案；信息化；建设
在当前迅猛发展的信息社会，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。基层单位档案信息化建设是必然趋势，加快基层单位档案信息系统化建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案系统整体功能的基础和手段。
所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

一、基层单位档案信息化管理的必要性

受传统观念影响，目前基层单位档案载体仍以纸质材料为主，传统纸质档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，而且纸质档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年投入一定的文档保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。随着计算机技术应用，尤其是基层单位越来越多的使用办公自动化系统，产生更多的电子文件，多媒体、网络技术的快速发展，日常产生录音、录像等保管也提出了更高的要求，从构成录音、录像的档案看，其载体为磁性物质，更容易受到温度、湿度等影响而改变，影响其保管期限，因此，加快基层单位档案信息化建设不仅方便了利用，减少中间环节，而且大大方便网上传输，提高了档案利用效率，有利于档案原件保存。

二、基层单位信息化建设存在的问题

(一)思想认识不到位

基层档案工作依然存在“为保管而保管、重保管轻利用”和“闭架借阅、你查我调”等传统做法。另外，有部分长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很满意、很熟练，认为自己干了多年的档案工作，业务“熟练”，于是就不求进取，不愿意推进信息化建设，加上人员结构老化，思想保守，文化层次较低，不能适当档案信息化发展趋势，对现代化管理和信息化应用知识的了解甚少，存在安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念，这些都成为制约档案信息化建设的内在因素。

(二)对档案建设投入不足

目前普遍存在，一些单位的领导对档案工作不够重视，认为档案工作很简单，只是保管些材料，负责给利用档摘自：毕业论文格式范文www.7ctime.com
案者提供查询即可。还有认为档案管理工作是可有可无，专门设置档案管理部门没有必要。更为重要的是基层单位原本经费紧张，在能确保单位主要工作顺利开展经费预算外，还要保证正常人员经费支出后，已经没有足够的经费投入到档案工作，导致一些基层单位档案部门不具备档案保管和管理的最基本的条件，更谈不上开展档案信息化工作。

(三)专业人才的匮乏

档案信息系统是需要运用多学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，它需要档案从业人员必须具备信息化素养、档案专业知识和有一定的档案技术理论功底等，但是基层单位“科班”出生从事档案工作的寥寥无几，普遍存在档案人员缺乏必要的开展档案信息化知识和能力，思维调整不快，影响了档案信息开发的力度和深度。

三、基层单位档案信息化建设的对策

(一)转变观念提高对档案信息化建设的重要性认识

一是领导要转变观念，提高对档案信息化建设重要性认识。信息化建设是当前社会以及未来发展的重点，是趋势所在，基层单位领导要从全局工作出发，提高对档案信息化建设重要性认识，要把此项工作作为单位长远发展规划重点工作之一，在人、才、物等方面给予全力支持。二是档案工作者必须更新观念。档案人员必须更新观念，提高对档案信息化建设重要性的认识，自觉学习档案信息化建设的技术知识，提高业务素养和技术技能，在工作中逐步改进原有管理模式，多从有利于档案信息化建设方面，发挥主观能动性，积极探索创新，以适应档案信息化发展需要。

(二)科学推进档案信息化建设进程

档案信息化建设是循序渐进的过程，可以邀请档案主管部门来指导，要结合本行业、本单位工作实际，制定规划，分步骤有序推进完善软硬件投入。我院从2005年开始成立了由文书秘书、网络管理员、专兼档案员组成的档案信息化建设领导小组，负责档案信息化管理系统的维护、建设，单位每年拿出一定的经费投入档案信息化软硬件更新，通过多年的完善，已经配齐档案信息化建设需要的硬件，有一名专职档案员负责全院档案管理工作。在档案应用系统开发方面，对规模较大的行业，可以考虑由主管单位牵头，集中研发档案系统或购买市场占有率高，用户反应好的系统，同时结合行业实际进行系统参数调整，更好的适应实际工作需要，这样减少了各基层单位独立开展导致不必要的人财物支出。我院目前应用的档案系统是自行购买的档案软件，经过不断完善，已经适应单位日常发展需要。对一些日常重要的档案均交档案局进行专业管理，在一定程度上减轻了我院档案保管压力。

(三)加强档案信息化安全防范措施

在信息化建设过程中，要加强系统管理维护，确保数据库安全，保证归档文件档案的真实、完整和有效。档案系统要与外网进行有效隔离，实行身份认证和密钥管理，确保档案信息网络安全。在使用操作中，分别授权，用户只能在授权范围内操作。目前，我院档案系统实行专人专机专用，只有档案员和网络管理员可以使用。电子档案对保护环境和保护方式的要求都很高，档案人员特别注意防毒工作，如安装防火墙和及时更新杀毒软件，认真做好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理电子档案与纸质档案的关系，通过电子信息加密技术，签署技术、身份认证的措施，提论文导读：一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。在进行档案管理信息化时，应严格按照国家档案局印发的《全国档案信息化建设实施纲要》，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档文件及档案的内容、著录项目、数
高电子文件的可靠性。

(四)档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。在进行档案管理信息化时，应严格按照国家档案局印发的《全国档案信息化建设实施纲要》，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。同时要注意建立健全规范化管理的各项制度，确保档案信息化建设顺利进行。
参考文献：
程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理，2011（04）.
肖芹.农业科研单位档案信息化建设过程中存在的问题及对策[D].2010年档案学术研究会论文集.