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对基层单位档案交接工作几点认识-

最后更新时间:2024-03-01 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:33656 浏览:156406
论文导读:
[摘要] 针对基层单位档案人员离岗在交接工作时,经常出现的交接不及时、交接手续不严密和监交工作不严格等问题,而应采取一些必要的措施,来加强对基层单位档案工作及档案交接工作的重视。
[关键词] 基层单位档案交接工作认识
基层档案是指县域内各级党政组织、团体、个人在社会实践中形成的原始记录,是单位开展各项工作的重要参考依据。近年来,随着社会主义市场经济的不断深入,基层档案工作有了长足的发展。但由于受观念、财力、人员素质等因素的制约,基层档案工作中仍然存在着许多亟待解决的问题。诸如:基层档案工作人员较多,由于工作需要更换的比较频繁,档案交接工作就成为基层档案人员要经常面对实际问题。
《机关档案工作业务建设规范》中规定:“机关档案人员调动工作时,必须在完档案移交手续后方能离开岗位”。然而摘自:7彩论文网硕士论文答辩www.7ctime.com
在实际工作中,尤其是在基层单位中,有一部分单位或档案人员由于认识不清、重视不够、准备不足等诸多因素,忽视了这一工作环节,在档案人员离岗时没有做好交接工作,造成日后档案工作的混乱和被动。其原因主要有以下几个方面:
一是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不重视,前任档案人员在未任何正规的档案交接手续的情况下,对所管理的各类档案资料未妥善整理就仓促移交,离开本岗位。新任档案人员又很快进岗,造成工作的遗留和积压,甚至使档案资料遭受损失。以致出现档案数量、状况等问题责任不明、界限不清,给日后档案工作带来许多麻烦。如一些基建档案,整理方法较复杂,材料收集有一定难度,往往不能及时归档。老的档案人员离岗时,若不及时收集齐全,整理妥善,就草草移交,势必把许多问题遗留给后上任的档案人员。这样一来,很有可能把许多有价值的文件材料当做多余的东西而被遗弃,造成档案的缺失。又因前任档案人员对所管理的档案资料没有明确交代,致使后任档案人员对家底了解不清,造成工作失误。许多基层档案人员因对档案工作重视不够或责任心不强,仅仅是简单地介绍,就交钥匙一走了之,而给日后工作带来诸多不便,从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。
二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求,档案人员交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作。而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时,移交不按程序办事,手续不按程序,该检查的不检查,该清理的不清理,该签的字不签,从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象,忽视了档案交接工作中的重要内容,忽视了档案交接工作中的基本要求。
三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作,看成是档案人员之间的事情,从而对档案交接准备工作很少过问,就连档案监交之时也懒得光临,使得基层单位档案监交工作不严格,工作程序不完整。
做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作,笔者认为,应采取如下措施:
一、档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节,应引起基层单位的重视,尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程,在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关,做到档案人员离职离岗前,要先工作交接手续,然后再调动手续。对未档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查,对那些明知档案交接手续未妥当,仍然随意签发调令的人员,要查明原因,分清责任,依法进行处理。对因交接工作未做好造成档案损失、丢失以及对工作造成严重失误的单位和个人,应按档案法规的有关条例,追究责任,并给予相应的处罚。通过有效地指导、监督、检查,真正把档案人员离岗时的交接工作纳入档案管理制度,并严格执行,使之规范化、法制化。
二、档案人员离职离岗之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面,而认真做好档案移交前的准备工作,是确保档案交接工作顺利进行的前提。档案人员在正式移交之前主要应做好以下五项工作:

1、对所保管的档案进行一次全面清理,做到帐物相符、心中有数;

2、对借出的档案要及时催还,一时归还不了的要问明原因,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;

3、对未整理的零散文件材料要分类存放,做到系统有序;

4、按照档案移交要求,编制档案移交文据及表格;

5、撰写档案移交说明。

档案人员在接收之前要做好以下三项工作:

1、了解移交单位职能活动内容和工作活动情况;

2、向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况;

3、必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。

只有交接准备充分,才能保证交接工作顺利进行。
三、认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督的作用,因此无论是档案机构负责人交接,还是一般档案人员交接,都必须安排专人负责进行监交。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序。一般档案人员交接,可由本单位、本部门负责人进行监交;档案机构负责人交接,可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人进行监交。交接双方在监交人员的监督之下,认真做好移交、接收工作,做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明交接时间、地点、监交人、移交人、接收人的姓名、职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份,移交人、接收人各执一份,单位存档一份。交接工作结束后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章,以示对交接工作负责。
四、加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题,不单纯是基层单位档案人员业务素质的问题。其中一个十分重要的原因就是近几年来,一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作,使得一些基层单位档案人员政治素质低、法制观念淡薄、工作责任心不强等。论文导读:
因此在档案移交的过程中要补上这一课,教育交接双方要端正思想、提高认识、明确责任、增强事业心和责任感,从而保证档案交接工作严格按照规定,促使基层档案工作前后衔接起来。
总之,基层档案人员应重新认识档案事业在新时期的历史作用和地位,充分发挥基层档案工作对推动现代化建设和社会文明进步的重要作用,跟上时展的步伐,激发基层档案工作者的事业心和责任感,最大限度地满足社会对档案资源信息的需求。