探讨档案数字化管理存在问题及应对措施-

论文导读：子档案由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。4.档案数字化的整体环境不乐观由于档案数字化产生的效益难以进行量化，因此社会各界对于此项工作的重视程度不高，表现为：政府对档案数字化在资金、人力、软硬件投入上较少，认为是档案部门自己的事情，尤其是对基层的投入更少。在地区信息化的规划中，对档案数字化的
摘要：随着信息化的发展，档案数字化已成为档案工作的必然和重点，然而实践中，档案的数字化管理存在很多问题。本文以我国档案数字化工作为核心，分析了档案数字化管理的现状，针对如何科学有效的开展档案数字化以满足未来档案发展要求提出了一些想法。
关键词：档案；数字化；信息化；管理
随着科学技术的发展，全球信息化时代的全面到来，数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。然而由于档案数字化的发展到目前只有二三十年的历史，因此在现实工作中还存在很多值得探索和研究的问题，需要我们打破常规，更新理念，用科学的方法加以研究和解决。

一、档案数字化管理存在的问题

由于缺乏统一标准和规范，档案数字化的发展仍处于摸索阶段，各档案业务部门各自为政，因此存在很多问题，如容易泄密、难以长期保存、利用率低、缺乏资金和技术支持等各个方面。

1.档案数字化在信息安全和长期保存方面还存在诸多隐患

目前，档案的安全保密问题已成为档案数字化管理面临的突出问题，虽然在纸质环境中也存在泄密与信息丢失问题，但计算机与网络的应用使得安全保密问题面临更多的不确定因素和更严重的隐患，这体现在计算机软硬件、网络带来的安全隐患等方面。
首先，由于计算机存储设备（如磁盘、磁带等）具有存储密度高、容量大、易复制、易拆卸等特点，往往会给其中信息的保护和保密带来很多变数。据调查显示，即使磁盘已改写了12次，但第一次写入的信息仍有可能复原出来，可见，计算机处理磁盘文件的这种方式，可提高文件处理的速度和效率，也可方便误删除文件的恢复，但却给窃密者留下了可乘之机。其次，由于计算机网络系统与数据库管理系统的宗旨是系统开放、资源共享、降低系统开发成本、提高信息处理效率，因此对于信息的窃取和盗用，非法增、删、改及各种扰乱破坏，造成了极为方便且难以控制的可乘之机。而操作系统的最大缺陷是不能判断运行的进程是否有害，无法制约或禁止有害进程（如病毒）的运行，无法判断系统中的软件是否被篡改。因此，档案数据的备份容量、数据处理性能、数据保护能力、数据恢复能力，快速备份和异地备份等方面还面临着严峻的挑战。

2.档案数字化对象复杂、数字化工作无统一标准

档案数字化的对象极其复杂，表现在以下方面：一是档案的载体形式多。纵观古今中外档案发展历史，除实物档案外，记录信息的载体类型大致有甲骨、简牍、缣帛、纸张、光盘、磁带、磁盘、录音录像带等。二是档案的种类多。档案的分类方式多样，目前业界普遍认同的是按照内容分为：文书档案、科技档案、专门档案，其中仅专门档案一类，胡绍华等14位同志编写的源于：7彩论文网免费论文www.7ctime.com
《32种专门档案整理方法》一书中，详细列出了32种专门档案，但就实际来说，这32种也不能全部囊括。三是档案的数量多。随着电子化、信息化的发展，档案数量快速增长，电子文件的增长速度更是惊人，我国和国家机关及直属企事业单位生成的电子文件数量约占文件总数的72.7%。
在数字化过程中，我们要将种类繁多、数量庞大的复杂对象，参照已有的标准，从数据库结构的设计、转化流程、技术等方面，转化为计算机可以识别处理的信息，做到统一规范几乎是不现实的。一方面，不可能将每一种档案都转化为数字信息；另一方面，不可能对每一种档案都出技术规范。档案数字化未来的发展趋势有可能是：永远没有现成的理论，只是在业内的管理部门领导下，在统一要求和原则之下，灵活掌握。

3.数字化档案的利用率不高

虽然办公自动化系统和档案数据库推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，尤其对于竣工图的借阅，不习惯于使用电脑进行检索和查阅，基本都通过人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以数字化形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子档案由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

4.档案数字化的整体环境不乐观

由于档案数字化产生的效益难以进行量化，因此社会各界对于此项工作的重视程度不高，表现为：政府对档案数字化在资金、人力、软硬件投入上较少，认为是档案部门自己的事情，尤其是对基层的投入更少。在地区信息化的规划中，对档案数字化的投入也很少，且档案数字化还存在重复建设、低水平开发、各自为政的现象。

二、应对措施

面对上述问题，我们在数字化过程中，不能一味地追求速度，应在保证质量的前提下，做好数字化规划和基础工作，引进先进的管理理念和技术，建立档案数字化系统和办公自动化系统之间的有效衔接，提升档案管理人员的综合素质。从目前来看，档案数字化建设过程中最大的问题并非技术问题，而是管理工作不能适应当前的形势。因此，需要做好以下几方面工作：

1.建设系统工程，实现信息共享

档案数字化是一个系统工程，由若干子系统和要素构成。为保证档案数字化系统的科学性、完整性、适用性，应由档案部门指导专业机构进行设计，制定详实的数字化规划和系统规范，促进部门间的相互合作，使得不同系统、不同业务的数字化系统统一起来，发挥综合效应。例如，有些企业为了提高档案利用率，配置适当的档案查询系统，通过数据库检索等方式达到资源共享的目的。

2.扎实做好数字化的基础工作

针对档案数字化加工慢和档案数量大的矛盾，坚持利用为先的原则，采取恰当的方式方法如现用现扫、以用定扫、常用先扫的方式完全可以缓解矛盾，最大限度地满足利用者的需求。现用现扫就是对没来得及进行数字化的档案或利用率极低没有进行数字化的档案，在有借阅需求时在库房现场进行扫描，满足利用者的偶然性需求；以用定扫就是针对某些单位对尚未数字化的档案的小批量利用需求，坚持利用优先的原则，暂停其它的数字化加工任务或临时组织力量，以最快的速度突击扫描加工，在较短的时间内完成所需档案的数字化任务；常用先扫即通过对档案利用需求的分析，确定优先数字化档案的范围，有计划地对利用率高的档案进行数字化，这些方法既保证了档案的利用，又提高了数字化的效率。

3.建立横向通道，衔接办公系统

目前，在办公自动化系统与档案管理系统的衔接方面普遍存在一些问题，有些单位办公自动化系统运行良好，唯独档案查阅功能没有实现，究其原因，主要是出于安全保密的考虑。在办公自动化系统中实现查阅档案的功能没有很大困难，但在做好档案安全保密工作的前提下建立档案系统与各专业系统之间的横向衔接则需要做大量工作。档案数字化对于安全保密工作的要求主要体现在硬件和软件的安全管理两个方面。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、窃取、修改和破坏。

4.建设专职队伍，提高管理水平

随着当今世界信息爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作，目前的档案工作要求管理者具有很强的分析能力，对档案涉及的各个专业有基本的了解，能够论文导读：下，实现信息资源最大程度的共享与增值。上一页12
根据利用者的需求有针对性地提供档案。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，增强电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。

5.积极应用现代化技术和管理经验

档案理论和前沿技术层出不穷，目前国内外有很多先进的理论和管理经验，档案部门在信息化建设过程中应做到不封闭、不排斥，积极寻求更多的解决方案，结合实际采用先进的技术和管理理念，如信息管理（IM）、知识管理（KM）、项目管理（PMP）等。
总之，档案数字化是一个庞大的系统工程，做好档案数字化工作需要结合本单位实际，在对现有档案情况进行深入地调查分析后，制定科学的规划，在安全保密的前提下，实现信息资源最大程度的共享与增值。