浅议如何开发利用企业档案信息资源-

论文导读：。目前石油企业档案室已经建立了信息化档案检索系统，这个系统的投入使用提高了企业档案管理的水平，提高了档案查询的速度，但这个系统是按年度把几十年来的各项工程都包括在一起的庞大的系统，专业人员和工程技术人员使用后反映查起来比较费劲繁索。如何解决这个问题呢，笔者认为应在此软件的基础上，应当建立分门别类的，有自己企
摘要：文章指出了在信息高度发展的形势下，开发利用档案信息资源，应从转变传统观念，企业领导重视，建立健全完善的档案信息工作体系，提高企业档案管理人员的素质，编发企业档案利用的反馈信息入手，利用档案信息的开发利用，为企业的经济发展服务。
关键词：档案信息；管理；开发；利用；增加企业效益
当前是信息高度发达的新时代，信息已成为人们从事各类社会实践活动不可缺少的条件，信息技术广泛渗透到现代生产和生活中。为适应这一时展特征的需要，企业正逐步由劳动密集型、资源高耗型、资金密集型逐步的向知识密集型、技术密集型、信息密集型转变。在企业各种信息中，档案信息的开发利用是重要的组成部分，是企业须臾不可高开的选项。各企业要根据各自的经济实力和工作条件协调发展，需要有针对性、有计划地培训一批档案现代化管理人员，争取几年内能够在深层次上运用现代化设备，强化企业档案信息开发利用，为企业经济发展服务。

一、转变传统观念，突出档案部门工作的重要性

在信息社会，档案部门要想立于不败之地，把“死”档案变成“活”效益，除了档案员有很好的业务技术能力和过硬的基本功外，更重要的是要有企业领导关心重视档案管理，把档案管理提到日程和一定的位置，不断提升专业管理人员和技术人员利用档案资料为企业开展增效工作服务的意识，创造一个上上下下都重视档案管理的外部环境，企业的档案管理工作是一定能够作好的。在这里企业领导者对档案管理的观念转变是关键。企业领导者和决策层应以协调发展的观点来认识档案在企业改制、资政教化和经济建设中的重要作用，要深刻认识档案信息化的内涵和发展规律，提高对信息资源的重新认识，通过引导、宣传，在全企业创造一个有利于信息开发和有效利用的实践氛围。企业档案管理水平的好与坏和档案利用的程度和创造的经济效益与领导的重视密不可分，那种认为档案信息化就是单纯的建网铺“路”，那么档案信息基础设施永远处于工具层面，档案管理和开发利用不可能深入。只有领导重视，在加强硬件设施大力投入的基础上，不断提高档案管理人员的水平，广泛开发档案信息的有效利用才是档案管理和信息化工作的核心。为此，企业领导者要把档案信息开发工作放在实现企业跨越发展的战略地位上，给予足够的重视与投入，配备学理工的专业人员当档案员，管理起点要高，同时公司在召开安全生产专题会时、规划计划会时，制定企业3-5年发展滚动计划时、工程技术论证时，技术改造论证时，各类工程验收时，大宗设备商品开箱验收时都应该让档案管理部门人员参加，发挥他们献计献策，当好参谋的积极作用。这样也便于收集全面系统的档案技术资料，完整归档。企业只有形成一个领导重视档案管理，积极促进档案管理在生产经营活动中的参与度，营造一个良好环境，才能促进档案管理水平的不断提高，才能促进利用档案信息资源不断为企业创造经济效益。

二、建立健全完善的、便于查阅的、能有效利用的档案信息工作体系

第一，必须要做好档案管理的基础工作。要建立健全完善的、便于查阅的、能有效利用的档案信息工作体系，就要做到对信息资源的收集要齐全、完整、准确、细致，立档归档要严肃、严谨。目前我们在接收档案资料存档中，接收的都是纸质版档案的归档，由于对电子版不强调，生产技术部门只提供纸质档案资料，不提交电子设计图和施工图等电子档案。特别是不提供变更设计图，而变更设计恰恰是最重要的改动部分，因为在纸质的工程图纸中，如果工程在施工中出现新情况、新问题需要更改设计，设计院往往不再重新出蓝图，只出A4或者B4、A3等设计变更单，少则单张，多则4-5页。由于接收时不作为专项内容，就形成了有的档案里有变更单，有的就没有。这样就造成了最新接收的档案，与现场实际不符的问题。这就为以后的档案有效利用，留下了隐患。在目前电子信息时代，笔者认为接收电子档案是企业档案管理所必须的，也是时展所要求的，更是档案管理发展的新趋势。在接收到电子档案后，除了在系统中可以查询外，还要进行刻录备份，将接收的电子版应以光盘形势永久保留。
第二，建立必要的检索工具。既要采取各种传统的有效的编目，著录、撰述形式，还要创造新形式，要注意开发档案信息资源与开发图书、情报、资料等信息资源的配合与协调。
第三，要建立有自己企业特色和方便快捷的检索系统。目前石油企业档案室已经建立了信息化档案检索系统，这个系统的投入使用提高了企业档案管理的水平，提高了档案查询的速度，但这个系统是按年度把几十年来的各项工程都包括在一起的庞大的系统，专业人员和工程技术人员使用后反映查起来比较费劲繁索。如何解决这个问题呢，笔者认为应在此软件的基础上，应当建立分门别类的，有自己企业特色的，函盖整个生产要素、通用要素、公共要素的档案检索系统，并且是按年度排列的专项检索系统。如新建（改扩建）土建工程检索系统；新建（改扩建）工艺安装工程检索系统，新建（改扩建）通用设备设施检索系统；新建（改扩建）输油设备设施检索系统；其中，还要分为子项：如工艺管网、机泵阀室、输油罐设备设施、锅炉（加热炉）设备设施、变电所设备设施、以及公共设备设施和其他综合检索系统。这些检索系统的建立，针对性强，可方便快速查阅所需要的档案资料，节省时间。

三、要做好档案资料的二次开发

所谓二次开发，就是对档案信息浓缩加工研究，探讨具有实用价值的成果。比如对于文书档案来说，编制《组织机构沿革》、《输油生产大事记》、《外事接待工作信息》等。档案信息的利用与开发，两者之间有着密切的联系，开发是利用的前提，是为利用提供信息基础，传递信息条件，开发离不开利用，达到目的和提高开发水平都要通过利用才能实现。

四、要不断提高企业档案管理人员的素质。

(一)现代档案管理人员要深入基层，深入现场

现代企业档案管理人员不是过去档案资料的保管员，而是兼负着档案开发利用，利用档案资料为企业增加经济效益的先锋。那种总坐在办公室里收收发发是不能适应现代档案管理发展需要的，只有深入车间、站场、施工现场、技改一线，根据现场出现的问题，结合平时自己对各类档案的研读，自己掌握的档案资料信息，提供及时有效的帮助，论文导读：上一页12
才是档案管理的真谛。只有发挥主人翁作用，积极主动地为企业提供真实可靠的信息，这是档案部门在信息时代立足的“本钱”，也是吸引利用者的魅力所在。档案部门要主动当好企业发展的信息先行官，全方位地开发出超前性、预测性的档案信息，使档案部门成为企业开展各项工作的信息基地，以不可替代的优势来提高其管理地位。

(二)现代档案管理人员既要管理档案，又要学习档案

现代企业档案管理人员应该做到档案入库后，不是连看也不看，只要不缺目录文件就可以验收入库，完事大吉，以后好好保管就行了，而是要学习档案，要从技术说明文件，到具体的设计施工图纸，变更后的说明和图纸都要认真的看，要懂个大概，哪些新建，哪些变更要心中基本有数，怎么也得好好研究一个星期左右，才能知道基本情况各大概。实在搞不明白可以问一下现场技术负责人，或亲自到时现场看一下实际情况，这样才能做到在参加各类会议时，能够及时地提供相关的、有价值的资料和正确的意见，才能当好领导和技术人员的参谋，只有作到这一点，才能使领导和工程技术人员，专业管理人员信任你、信服你。

(三)现代档案管理人员要成为多面手

要在懂得AUTOCAD制图软件以及其他建筑工程专用设计软件的基础上，还要学习建筑制图、工艺安装图、给排水施工图、电气照明工程图、仪表施工图等。这样便于提高工作水平和个人能力，更加有利于档案的开发利用，做到不是专家的专家。

五、编发企业档案利用的反馈信息

档案在查（借）阅时一般不会产生效益，只有通过实践才能反映出档案的实际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时获取和利用信息，要事先做好利用单位或利用者的联系工作，把姓名、单位地址、摘自：7彩论文网毕业论文结论怎么写www.7ctime.com
等登记在册，以便日后反馈信息时与利用单位或利用者联系。档案部门可把自己的联系人和告诉对方，以利对方及时反馈信息。档案利用信息反馈，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。
企业档案与企业生产经营、生存发展息息相关，因此，作为一名档案工作者，要站在历史的高度，要对档案管理工作的变化有明确的认识。密切关注档案工作中出现的新情况、新问题，对档案工作要不断创新，具有紧迫感、责任感和使命感。坚决克服等、靠、要和各种因循守旧思想的束缚，牢固树立档案是一种信息资源，同样产生经济和社会效益的理念，把有限的被动服务转变为无限的主动服务，由以传统的静态服务、间接服务转变为动态的、直接的高层次服务，由封闭型的管理向开放型管理转变，由单一服务向多元化服务转变。
（作者单位：中国石油管道公司丹东输油气分公司）