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浅论新时期浅议新时期企业档案管理

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论文导读:供记录和参考数据。越来越多的企业开始更加重视档案的管理,做好档案的管理工作对维护企业的合法权益、提高企业的生产力、保证企业生产的积极性和创造性有着巨大的意义。(1)企业档案能够为企业领导提供正确的决策,决策的正确性取决于企业领导对企业人员整体素质及现存的设备、产品、技术条件的掌握和分析能力,也取决于企业领
【摘 要】在市场经济的大背景下,企业的发展正面临着前所未有的挑战,与之相关的企业档案管理也不例外。企业档案是企业在生产、管理活动中产生的文件资料,关系到企业未来的发展。企业的发展对企业的档案管理提出了新的要求,需要适应不断发展的新形式,保证为企业提供完善、高质量的信息。本文针对新时期下企业的档案管理提出了几点优化措施。
【关键词】新时期;企业档案;管理

一、企业档案管理的意义

企业档案是企业文化积累的结果,为企业生产、经营、管理、科研等活动提供记录和参考数据。越来越多的企业开始更加重视档案的管理,做好档案的管理工作对维护企业的合法权益、提高企业的生产力、保证企业生产的积极性和创造性有着巨大的意义。(1)企业档案能够为企业领导提供正确的决策,决策的正确性取决于企业领导对企业人员整体素质及现存的设备、产品、技术条件的掌握和分析能力,也取决于企业领导对科学决策理论知识、技巧和方法的掌握水平。这些都与企业档案有着密不可分的联系。可以说,企业档案是直接影响企业管理水平和今后的发展关键所在。(2)国有企业资产重组和结构调整的重要条件就是企业档案。作为企业资产的重要组成部分,企业档案为企业提供有效的依据和证明。在企业的产权发生变动时,档案资料能够为资产的规范评估提供依据,从而防止国有资产的流失。(3)企业档案时企业管理工作的根本,通过档案,企业各部门可以进行有效地沟通、协作。没有档案资料,企业就无法正常运行。如电力检修部门在设备出现事故的时候需要调出之前的检修记录或运行情况对事故进行判断,根据情况制定相应的措施进行修复工作。此外,档案的建立和管理更能很好的防止设备事故。(4)企业档案能够为企业资产的管理提供重要的依据。企业可以据此开发具有自主产权的产品并在技术上不断创新,增强技术能力,保持可持续发展。(5)建设高素质经营管理队伍要求企业必须要做好档案管理工作,为厂务公开和工作建设提供需要的材料是工作的重中之重。

二、企业档案管理中存在的问题

在企业过去的发展过程中,由于对档案管理工作的重视不到位而忽略了档案的收集、整理工作,加上档案管理人员的变更,在管理上就会出现纰漏,导致档案管理中的问题日益严重。(1)对档案的重视不够,管理意识淡薄。企业自身对于档案管理的重要性认识不足。管理的方法没有从根本上发生转变,导致管理的效率低下。在企业中,有形资产较容易被重视,而从以往的记载中吸取经验教训则容易被忽略。对于档案的不重视则不能合理的配置资源,无效的劳动会直接造成人力、物力、财力的浪费。(2)管理人员缺乏专业素质,管理水平存在缺陷。企业档案的管理水平整体较低,保管条件简陋,丢失情况时有发生,企业的文书档案、会计档案不够完整,相关的政策文件就会丢失。如果档案的管理人员缺乏责任心和专业的档案管理知识,就会给档案管理工作带来麻烦,造成不必要的损失。尤其是人事档案,如果管理出现问题,对员工的入、离职时间记录模糊,会给职工个人带来一定的影响。(3)档案管理的硬件环境设施不齐全,现代化管理水平较低。目前的企业档案管理大多数采用旧的管理模式,依赖手工管理,现代化的管理手段较少使用,利用效率低下,加上资金的匮乏,一些必备条件不足,使档案的完整性和安全性受到影响。针对这些问题,提高企业档案管理的水平应采取以下对策:一是更新档案管理工作的观念,加大对管理工作的整改力度和对人、财、物的配置,保证档案的完整性和安全性。二是加大档案行政的执法力度,依法管理档案,发挥档案应有的作用。三是对档案管理人员实行岗前培训,加强档案管理的意识,提高管理人员的操作水平,进行档案的继续教育,改善知识结构。实行激励机制,合理布置岗位,考核工作量化,发挥工作人员的主观能动性,提高档案工作的服务水平。达到基础资料百分之百的归档。切实履行自身的职责。四是加强档案的信息化建设,提高档案利用率。将信息化利用到档案管理中,制定整体的管理规划和方案,实行统筹规划、分步实施。运用高新科技改进档案工作,适应时展的要求。采用最新的数据化档案,实行网络管理。应用现代化管理工具,使用计算机贮存为档案的复制提供便利。档案部门要着手研究电子文件管理办法.以适应电子信源于:论文结论www.7ctime.com
息时代带来的崭新课题,开发出更多的档案信息资源论文导读:
,为企业发展提供优质的档案服务。

三、企业档案管理的发展方向

(1)档案的管理应以需求为导向。档案管理的意义在于保证企业的利益和社会效应。在企事业单位中的档案多为人事档案,在民营企业中,的档案则多为科技档案。因此,不同类型的档案的侧重点不同,管理方式也要区别开来。(2)完善档案管理系统,面向资源管理型。档案管理的发展证实了只有变革才能满足市场经济的需要,档案管理的主要趋势是知识资源管理。过去的档案积累转变为资源管理的同时要不断从中总结经验,完善管理,使各个部门能够对档案进行高效的利用。定期组织员工学习档案知识,普及档案教育,从整体入手开展档案工作。(3)专业化档案管理队伍。在招聘人员时需要进行专业考核,保证档案工作高效、有序地进行。对在职档案管理人员定期进行专业考核,不合格者需要进行再次培训。完善管理制度才能保证管理工作的良好进行。(4)采用多媒体立体化管理档案。计算机的广泛应用为多媒体立化档案的管理提供了有利的条件,利用计算机进行档案的存储使档案的管理更加快捷、安全,保存要求较简单,保存时间更长久。(5)加强档案的保密机制。档案具有一定的特殊性,因此一定要做好档案的保密工作。计算机存储档案虽然具有一定的优势,但一旦受到病毒的攻击就会造成资料的泄露,企业也会因此遭受损失。因此,加强信息的安全性至关重要,管理人员一定要树立保密意识,设立档案信息防火墙,在未经相关许可的情况下,不得调取档案。(6)严格遵守档案管理规定。1996年修改的《档案法》对档案的管理工作提出了更高的要求。档案不仅会涉及到个人的隐私,还会牵扯到国家机密。档案管理人员必定要熟悉相关的法律规定,知法依法,保证档案管理的绝对安全。
四、结语
企业档案管理是企业管理的首要基础工作,为企业的持续发展提供了重要的信息和资源,实现档案管理的规范化、科学化是企业可持续发展的重要保证。因此有效地解决档案管理工作中存在的问题势在必行。在信息化高度发展的今天,企业要想在激烈的市场竞争中保持优势,必须加强完善档案的管理工作。
参 考 文 献
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