应用工作流和系统思想 推进OA系统建设 提升企业管理-科技

论文导读：门（或单位）承办等环节组成。公司内部收文程序和环节类同上级来文收文。发文管理包括上呈文、公司发文和直属单位、专业厂发文三个层级的管理。其中上呈文是以公司名义向上级主管部门呈的请示和报告；公司发文是以公司名义制发公文（包括公司行政、党委、函）的过程，包括拟稿、审核、送签、会签、核稿、签发、盖章、发送、归档等
摘要:办公自动化是发达国家在面对企业、机关办公业务量急剧增加的背景下，为提高工作效率和工作质量而率先应用的一门综合性技术。本文主要介绍了新形势下创新OA管理，进一步提升企业管理水平的实施过程。
关键词:OA系统;创新;实施
大庆炼化公司OA系统采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。规范工作程序、提高办公效率以及降低办公成本成为公司亟待解决的问题。

一、办公自动化（OA）系统的内涵

办公自动化（OA）系统就是以个人计算机为中心，以中国石油局域网络为载体，采用现代化的办公设备和网络通信技术，收集、整理、加工、存储、传递和使用信息的公务系统。通过这个系统，工作人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，改变过去复杂、低效的原始办公方式，从而达到提高办公和管理效率的目的。目前，大庆炼化公司办公自动化（OA）系统的功用主要是在公文的管理方面，因此又称电子公文系统。
该项成果的创新之处在于，一是在客户端采用虚拟化和远程终端技术，用户在任何时间和公司内任何联网电脑即可访问自己的OA 工作环境，应用灵活。二是在无法实现AD桌面漫游的情况下，采用了WEBD以及ACL控制技术，使个人的工作文档实现了安全方便的网络存储。三是把公文字号与文件红头进行了绑定，发文者只要选择了公文字号，则确定了文件红头，避免发生字号与红头不一致的差错，即避免了出现发行政文件却套用党委文件头的可能性及类似失误。

二、办公自动化（OA）系统的内容

大庆炼化公司办公自动化（OA）系统主要包括收文、发文、查询等三个基本板块。收文管理包括收取上级来文和公司内部制发公文两个部分；发文管理包括上呈公文和公司内部制发公文两部分；文档查询是对经办公文和各类已发文件进行查阅的一个辅助办公系统。这三个板块整合在一个系统中，从而达到公文流转自动化的目的。办公自动化（OA）系统的建设是一个系统的过程。主要经过需求调查、用户角色统计、域结构设计、流程设计、系统测试、投入使用等基本过程。

三、办公自动化（OA）系统实施过程

1.办公自动化（OA）系统的主要构架及功能

办公自动化（OA）系统的收文流程包括收取上级机关公文和公司内部公文。上级来文收文由收文登记、总经理（党委）办公室拟办、公司领导批办、部门（或单位）承办等环节组成。公司内部收文程序和环节类同上级来文收文。发文管理包括上呈文、公司发文和直属单位、专业厂发文三个层级的管理。其中上呈文是以公司名义向上级主管部门呈的请示和报告；公司发文是以公司名义制发公文（包括公司行政、党委、函）的过程，包括拟稿、审核、送签、会签、核稿、签发、盖章、发送、归档等具体环节。直属单位、专业厂发文在管理方式和程序上类似公司发文。

2.办公自动化（OA）系统建设的主要实施过程

(1)项目启动阶段。为了搞好此项工作，公司组建了项目组，进行工作分工，在此阶段，项目组人员相继规范和调整了AD上的组织结构，确定了各组织单元在电子公文系统中的层级关系；完成了业务需求初步调研，绘制出公司各文种流程图；依据岗位人员职务和职权分工，确定了用户角色，从而为制定系统流程奠定了基础。与此同时，在全公司范围内开始征集和统计系统用户、征集主管领导签字原始样件。
(2)项目实施阶段。主要工作内容是流程配置和桌面标准化。项目组首先对业务流程进行了反复核对，确认了业务需求。在此基础上，项目组人员对系统进行调整配置，反复修改、完善各文种流程。共完成配置文件工作流程246条，制作文件编号计数器193个，制作红头模版56个，制作电子公章图片260张，制作个人电子签名图片430张。在前期调研的基础上，规范了直属单位、生产厂的发文文种及发文代字，规范了各类公文的电子红头模板。
(3)使用培训和桌面标准化阶段。按照计划，项目组举办了三期培训班，公司机关部门、各直附属单位、专业厂文书工作人员及信息员近百人参加了培训。项目组针对桌面标准化过程中存在的问题以及系统操作使用进行了深入、细致的讲解。针对领导工作特点，进行了专项使用培训，使公司领导很快就掌握了系统的使用要求和基本操作程序。为了给广大的使用人员应用系统提供便利，项目组还编写了《电子公文系统桌面安装指南》和《电子公文系统使用规范手册》，上载到公司信息门户上，成为非常实用的参照工具。
(4)流程迁移和试运行阶段。股份公司OA项目组对公司上报的系统流程进行全面的测试后，将流程迁移到正式运行环境中。根据前期进行测试的情况，项目组用一个月的时间在全公司范围内进行了试运行。在试运行期间，电子公文与纸质公文同时使用。实践证明，系统设计合理，功能齐全，运行平稳，性能可靠。目前纸质公文已经停止制发。

四、效益评价

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益评价。电子公文系统（OA）的投用，在改变办公方式的同时，更重要的是极大地减少了办公用纸及墨的消耗。一份公文从拟稿到最后到发送，全部是在系统中流转，无需使用1张打印纸。只有当需要向一线员工进行传达时，才需要打印，也只是有1份即可。
2.社会效益评价。公司电子公文系统（OA）利用中国石油天然气股份有限公司统一开发的系统平台，实现与上级机关的系统整合，避免了重复建设，而桌面标准化，使各个应用系统面对统一的个人计算机环境，为其他应用系统提供了方便、一致的接口，减少了重新开发和配置的成本，提升了公司的管理层次和社会形象。