探究文件论电子文件和纸质文件共存状况及管理措施

论文导读：
摘要：纸质文件在档案工作中占有非常重要的地位，相比而言，电子文件可谓后起之秀。在短短的几年中，它已经与纸质文件并驾齐驱了。计算机和网络的发展提高了电子文件管理的效率，弥补了纸质文件管理的种种不足。但又由于电子文件在证据性、管理制度、技术与方法等方面仍存在着一些问题，目前绝大部分单位仍将电子文件转换成纸质文件归档保存。所以两者共存的状况是文件介质转换时期不可避免的一种现象，也是有其存在的合理性和必要性。因此，在这样的形势下，档案工作人员要因势利导，以与时俱进的文件管理精神，巧妙地利用两种文件的特点实现优势互补，从而更有利于在文件管理中最大限度地把握主动。
关键词：电子文件 纸质文件 共存 管理措施
引言
档案信息是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。现阶段，档案的主要形式是电子文件和纸质文件。其中，纸质文件的立卷归档工作经过多年实践已有一套非常完善的制度和流程。和纸质文件相比，电子文件可谓后起之秀。它的出现将档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。纵观全局，电子文件在存储、传输、处理等方面具有纸质文件不可比拟的优越性，而纸质文件也因其耐用性和安全性弥补了电子文档的部分缺陷。两者各有其特点、优势和存储方法形成了相互补充、共同发展的共存态势。我们可以大胆预计，电子文件与纸质文件这种共存的格局不仅有其必要性、可能性，而且将在未来持续很长一段时间。

一、电子文件和纸质文件的特性分析

电子文件，是指存贮在磁带、磁盘和光盘等介质上，能被计算机识别、处理， 并可在网络上传递的代码序列。 它在阅读方式上表现出对设备、技术较强的依赖性；在信息保存方面具有存储密度高、容量大、体积小的特性，节省了存储空间；在文件分类与检索方面有着多样的储存形式和较高的共享性、开放性，但也因此易受非法侵入、病毒感染等威胁；在信息传递方面具有便于传输性；在信息的形成方面具有较强的可操作性（包括修改、删除和复制等），但同时其原始性、真实性和凭证性也很难得以保证。
纸质文件是指以纸张为载体的各种形式的信息记录。它以看得见、摸得着的物质形态被保存，因此具有很强的原始性和真实性，这点是电子文件无法比拟的。此外，它还具有安全性强，不易更改，规范性强等特性。但纸质文件占用的存储空间大，在信息处理方面的灵活性和准确性无法完全满足档案工作的需要，信息共享程度低、对保存环境的空气、阳光、温度、湿度等要求也较高。

二、共存现状的必要性分析

纸质文件和电子文件都有它们各自无法克服的缺点，因此现阶段无法完全舍弃其中某种文件形式，也无法完全依靠某种文件形式保管信息。通过观察和分析不难发现，在某些情况下纸质文件的优点会成为缺点，而这时恰恰可以通过电子文件的优点进行弥补，所以笔者认为电子文件和纸质文件有其共存的必要性。
纸质文件一旦印刷或者写完就难以修改，如此可避免信息受损，很好的体现了档案的原始记录性和真实性。但当人们在处理信息的过程中，经常需要对内容进行不断的修改以达到更好的效果时，纸质文件难以被修改的“优点”反而成了缺点，此时电子文件易于修改、便于操作的优点恰好可以进行弥补。但也正是由于电子文件易被修改的特点，如果它不能得到很好的保护，就很可能受到非法入侵，致使文件被恶意修改、信息的真实性受损。
同理，电子文件的易于复制性使人们可以方便地通过复制实现信息共享。但当文件涉及个人隐私或商业秘密时，如果文件被复制将造成隐私暴露或商业泄密等情况，这都是不利的一面。针对这种情况，一个比较有效的措施就是做好备份，备份往往是将电子文件打印成纸质文件进行保存和归档整理。如此一来，我们也就不难理解电子文件和纸质文件相互补充，互利共存的必要性了。

三、共存发展的可能性分析

既然电子文件和纸质文件“共同服役”的共存情况有其必要性，那么接下来笔者将对两者共存发展的可能性作一个详细的分析。

1、纸质文件的直读性与电子文件的依赖性共存

在文件阅读方式上，电子文件必须借助于计算机及其软件系统的支持才能进行基本的工作，且易受到计算机不兼容性的制约。 对于电子文件而言，技术过时是比载体损坏更严重的危害。而纸质文件的阅读并不依赖于任何系统，具有直接性，可供人们在任何条件下识别、阅读和使用，只要读者具有识别文字的基本能力即可。因此，在基层计算机设备及技术并不完善的条件下，纸质文件的直接性恰好能弥补电子文件对设备依赖性强的缺陷，从而顺利的实现信息的阅读和传递。

2、纸质文件的耐用性与电子文件的存储高密度性共存

在信息保存方面，纸质档案的保存取决于纸张纤维素的性质。一般情况下，纤维素密度越密摘自：学术论文翻译www.7ctime.com
，耐久性越强，保存时间也越长。 而且纸质档案已经有一套非常系统、安全的保存方法，只要我们在保护过程中多加注意，是可以做到使纸质文件的寿命达到上百年甚至上千年。但纸质文件一旦积累，易占据较大的存储空间，带来文件堆叠难以查找、归档整理工作量大等问题。相比而言，电子文件存储的高密度性、容量大体积小的特性则恰好可以弥补纸质文件的缺点。但电子文件的载体易被损坏，从而影响信息的读出效果，缩短其寿命（多数专家认为光盘保存信息期限一般仅为10-15 年）。 所以在接收到重要的电子文件后，我们应打印出纸质文件以作备份，且将其与电子文件一起保存归档。

3、纸质文件的原始记录性与电子文件的易修改性共存

原始记录性是档案的本质属性。在办公自动化系统中，当人们需要对文件信息进行一些编辑、修改工作时，电子文件的易修改性就成为一大亮点。它可以相当便捷地对文件进行修改、复制、粘贴和移动，以达到不同的要求和效果。然而也正是它便于修改、复制的特性使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征都不复存在。而纸质文件是惟一具有原始性、真实性的文稿。因为纸质文件一旦完成，再进行修改或多或少都会留下痕迹，因此目前法律界把纸质文件认定为最佳证据，它有着电子文件不能取代的法律凭证作用，这也成为纸质文件和电子文件互补的一大优势。

4、纸质文件的安全性与电子文件的开放性共存

在文件的安全管理上，由于电子文件存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性，文件在阅读、浏览、传输、保存的过程中随时有被修改、窃取、销毁的危险。同时电脑病毒和蓄意破坏的电脑的对电子文件也形成很大的威胁。载体一旦被电脑病毒感染或被闯入，就可能造成信息无法读取或信息的丢失，甚至造成整个信息系统的瘫痪。虽然已有一些技术可防止电子文件的泄密，但互联网的开放性使其泄密的可能性总是比纸质文件要大得多。所以目前，只要电子文件的安全性没有得到完全保证，我们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。保住了纸质文件论文导读：
的形体，文字记录的信息也就得以保存。

5、纸质文件的孤本性与电子文件的高共享性共存

文件管理工作的最终目的是提供有效、快捷的利用。纸质文件在联网检索的情况下仍需要通过案卷、文件、排架、调档（或调件）等程序才能得到所需的文件，过程较为繁琐且直接降低了文件的利用速度。此外，纸质文件无法进行多人共享，这又直接影响了利用效率。而电子文件则以其积极、动态、快捷的特性改变着长久以来的利用方式。电子文件无需受到“孤本”的限制，可实现一文一件的共享，网络的远程传输也不受时间约束。所以电子文件的共享性及利用效率得到迅速提高，是与纸质文件互补的一大优势。

四、共存的意义

在当前条件下，纸质文件和电子文件实现共存后，带来的不仅是文件管理上的统一，还满足了不同年龄层人群的阅读习惯和阅读需求。在年轻人群体中，电子文本是主要阅读方式，而在相对年长的群体中，传统的纸质阅读方式依然占据稳固地位。此外，针对用纸形成的活动记录（如特定环境下的手稿、笔记、批语等），妥善的保存这些珍贵的纸质文件将有利于社会、历史文化等各方面的研究。
在对具有长远利用价值的电子文件（尤其是对具有凭证作用的电子文件）纸质化存档后，我们既保证了归档文件中纸质文件的凭证作用和法律效力，在一定程度上也解决了电子文件信息的易变性，从而有效的确保电子文件的真实性、原始性。此外，将纸质文件和电子文件进行一并归档，可以便于使用时参照互补，使文件的原始凭证性、法律效力性和共享性、效率性相互依存、相互补充，从而不断满足人们对档案信息资源全方位、多层次的需求，实现对档案信息资源的合理配置和科学化管理。

五、共存情况下的管理措施

电子文件与纸质文件之间既存在着竞争，也存在着协调与互动。在这样的形势下，如何使纸质文件与电子文件更好的融合发展是迫切需要解决的问题。而这关键在于我们采取怎样的更合理的管理措施。

1、设计一个综合性文件管理系统

该系统的基本操作条件是——无论是电子文件还是纸质文件都必须统一在同一文件管理系统上登记、录入。关于纸质文件，可选择进行人工录入。其中重要的并经常需要利用的纸质文件可以将其数字化处理，从而可以方便快捷地进行信息资源开发并提供利用；对需要永久保存的文件，应形成一套纸质文件进行一并保存；对电子文件数据可采取电脑自动采集的方式。至于双套制保管的电子文件和纸质文件，系统应在两者之间建立一个“通道”——将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件的自动管理和检索。
此系统一方面有利于发挥电子文件与纸质文件各自的优点，实现二者优势互补；另一方面有利于综合开发电子文件和纸质文件信息资源，避免了使用者在两个独立的系统里查阅资料，使检索更为方便快捷。

2、加快发展电子文件的加密防伪技术

目前电子文件管理面临的最大挑战是如何确保文件的原始性。因此，开发电子文件的加密防伪技术对实现完全意义的电子档案管理具有重要的意义。实际上，关于图像的水印加密防伪问题已经获得了重大突破。如在地理信息技术领域，朱长青研究发明的数字图像水印加密技术可以在不影响图像质量条件下，方便的嵌入版权、版本等水印密文。 这一技术完全可以引入到电子文件的安全管理中。此外，我们也可以进一步考虑对于归档的文件进行硬件加密、异地多源存储与互检等技术，解决存档文件的原始性考证问题，进而建立电子文件与纸质文件的协同一体化的归档管理局面。

3、健全文件管理的制度和方法

目前，双轨制是许多单位常用的文件管理制度。这在一定程度上缓解了当前电子文件与纸质文件一体化的管理矛盾。然而，许多单位双轨制档案管理执行的并不理想。双轨制虽然可使同一份文件的电子版和纸质版共同处于存储和可利用状态，但是管理人员需要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复。同样的工作，引入电子技术反而增加了工作量。显然，双轨制只是当前文件管理的权宜之计。
因此，在做好纸质文件的管理工作的同时，我们应该依靠计算机和网络技术，将文件与计算机检索相结合，既可以完好地保存纸质文件的原貌，又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。此外，我们还应积极研究电子文源于：大专毕业论文www.7ctime.com
件的加密防伪技术、归档方法、异地多源保存技术，构建法规、管理、技术三位一体的电子文件保障体系，建立完善的电子文件归档的管理制度与技术，切实推进电子文件与纸质文件归档的融合协调发展。
六、结语
纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和现代科学技术的支持下日渐“丰满”。 总体来说，电子文件与纸质文件都有各自的长处和短处，二者可以相辅相成、优势互补。它们二者之间没有谁取代谁的说法，共存的情况将会在未来一段时间里一直存在。两种文件的共存和发展给我们带来挑战和机遇，因此在没有完全保障电子文件长久真实性时，我们不能放松对纸质文件的管理，应充分、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补，有利于我们在文件管理的特殊过渡时期最大限度的管理好文件。
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