探讨浅谈如何加强医院人事档案管理工作
最后更新时间：2024-04-03
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论文导读：：1.1对人事档案管理工作中的意义认识不足：在我国，医院并非公益性机构，需要依靠利润维持其生存。由于档案工作不能为医院直接创造经济利润，因而医院的档案管理工作在管理模式、管理制度、管理人员等方面存在着许多问题。其主要原因在于医院领导对档案管理的意义认识不足，缺乏重视。1.2人事档案管理方式和管理手段相
摘要：人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是选拔人才的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。本文着重探讨人事档案管理工作需要注意的问题。
关键词： 人事档案；管理；对策
1006-4311（2013）16-0178-02
0 引言
人事档案记录着个人的经历和实践，是个人思想品德、业务能力、工作表现的原始记录。它不仅可以反映出人们经历、学历和技术职称，同时还可以反映个人的社会关系和奖惩等情况。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，人事档案起着举足轻重的作用。因此，人事档案必须保管好，管好、用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。
1 目前医院人事档案管理现状
我国医院人事档案管理情况不容乐观，主要存在两大问题。一是对人事档案管理工作中的意义认识不足，另一个问题是人事档案管理方式陈旧及管理手段落后。具体表现如下：
1.1 对人事档案管理工作中的意义认识不足：在我国，医院并非公益性机构，需要依靠利润维持其生存。由于档案工作不能为医院直接创造经济利润，因而医院的档案管理工作在管理模式、管理制度、管理人员等方面存在着许多问题。其主要原因在于医院领导对档案管理的意义认识不足，缺乏重视。
1.2 人事档案管理方式和管理手段相对落后：目前，我国大多数医院，从管理的设备、环境等硬件设施到管理理念、管理思维等软件装备无不暴露出陈旧、落后。如果档案原件损毁，便会造成不可估量的损失，甚至无法弥补。但医院却未及时转换管理方式，为档案管理工作增添了不必要的麻烦。
2 在医院人事档案管理工作中应注意的问题
医院人事档案管理必须要树立新的管理观念，创新和完善管理制度，逐步实现档案管理的规范化、网络化。
2.1 注重档案保护，加强档案保管是提高档案利用价值的条件：注意档案保护至关重要，如果在档案材料形成时，选择了不适宜摘自：硕士论文开题报告www.7ctime.com
的纸张和字迹材料，就会给档案保护工作留下隐患。目前，各单位大量的档案材料仍是纸张，记录档案的字迹材料耐久性越好，档案的寿命就越长。所用墨水中最好的是碳素墨水，禁止使用耐久性差，容易消褪的纯蓝墨水和红墨水等，纸张避免使用复写纸等耐热差、易吸水的材料，在形成材料时要仔细认证，避免出现涂改等硬伤出现，以减少对档案的保管和利用等不利的影响。
在档案外借时，要严格执行借阅登记制度，明确责任。在调阅时，取放档案要轻拿轻放，阅档时应爱护档案，使其不被涂抹、撕破等等，一旦发生档案毁损，及时采取措施，尽量修复。
2.2 科学分类，合理编目，把好“三龄一历”审核关，是提高档案利用价值的基础。干部档案涉及到考核、学习、奖惩、工资、任免等方面，而每一个方面有包括许多细节，为了保证档案材料的规范、便于查阅，对于收集到的档案材料，应按要求进行分类、排列、编目，使档案材料整齐有序，达到有目可查。首先在立卷过程中，要充分考虑文件在来源、内容和形式上的一致，坚持一类材料归在一起，如入党等系列材料，归在一起，以保持档案材料的整体性与完整性。档案整理中“三龄一历”的确认工作是人事档案整理工作的收尾也是整项工作的重点。在“三龄一历”的审核中，出生日期、参加工作时间、学历这些都牵扯到个人的切身利益，在确认过程中本着对组织负责、对个人负责的原则，一丝不苟，多方核对，必要时通过组织认定、个人了解等多种渠道来确保“三龄一历”的认定结果准确无误，为以后的选拔干部、退休等提供最权威的依据。同时也提醒我们在以后的工作中要及时的发现在学历、出生日期、工作时间上出现的偏差及早纠正，防患于未然。
2.3 收集档案完整，是提高档案利用价值的前提。收集材料是档案工作的首要环节。在档案工作中，材料收集的完整与否，对其他环节影响极大。如果材料收集的不够齐全，在整理中就不能很好地保持材料之间的内在联系，进而导致在档案利用中由于收集不全、缺损，调阅利用时就达不到应有目的。在日常工作中，材料收集不齐主要有以下两种原因：一是后学历等档案材料干部自己保管，认为这样方便，怕归档后查找不便，手续烦琐，没有及时归档的意识。二是各单位在日常形成的档案材料归档不及时。要使档案收集齐全，首先要设立专人管理档案，加强档案人员的业务培训，增强其责任心。其次还必须结合实际，做好档案管理宣传工作，增强工作人员的论文导读：案柜，另一方面还要在库房内设置空调、灭火器等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温。在信息化建设的今天，应充分利用先进技术和手段管理人事档案，统一开发人事档案信息管理系统，实现人事档案管理工作的电子化、科学化。2.5提高档案工作人员的素质是实现档案管理目标的保证。培养档
档案管理意识，主动自觉地把有价值的档案资料移交。
管档人员在接收档案时要认真审核档案中材料是否齐全确保档案完整无缺。发现材料不完整或有缺失时要及时的与发档单位联系，以免时间过长再补充时造成不必要的麻烦或增加成本，档案管理规则中明确规定档案不得与本人见面，因此在出现档案材料缺失的情况下，组织可以给与补充的不应告知本人，需要本人补充的材料也应该向本人讲明要求补充的理由，以免造成档案或管档人员玩忽职守的错误印象，为档案管理工作带来不必要的麻烦。
2.4 加强档案工作的基础建设：提高对档案工作的重视程度，在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立专用档案库房，配置铁质的档案柜，另一方面还要在库房内设置空调、灭火器等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温。
在信息化建设的今天，应充分利用先进技术和手段管理人事档案，统一开发人事档案信息管理系统，实现人事档案管理工作的电子化、科学化。
2.5 提高档案工作人员的素质是实现档案管理目标的保证。培养档案工作人员热爱本职工作，无私奉献的精神。档案管理工作是项细致、繁杂的工作，这就需要不图名不图利，兢兢业业，扎扎实实的苦干实干，一点一点的积累基础资料，耐得住寂寞，具备吃苦耐劳的毅力与恬淡平静的心态。更需要档案工作人员积极主动，尽心尽职地去做好档案的各项工作。
提高档案工作人员的业务能力。档案工作不同于其它工作，其独特之处在于：在专业理论上，入门容易，精通难；在人员能力素质的要求上，应付容易，高水平难，因此档案人员应拓宽自己的知识面，应该自我加压，自觉钻研，积极主动地学习档案专业知识，提高业务水平。
培养档案工作人员认真的工作作风。档案管理工作是一项操作性极强的工作，它要求工作人员必须具备认真、仔细、口风严密等优良的工作作风。在工作的过程中做到不该看的不看，不该记的不记，不该说的不说。尽职尽责地做好自己的工作，对于档案中所记载档案内容保密是一个档案人员所应坚持的最基本的原则，决不向任何与档案管理无关的人员透漏任何关于档案的信息。所以档案工作人员要提高对档案的认识，提高对档案工作的重视程度，转变工作作风，切实提高工作效能。
参考文献：
陈福贵，张悦.对我院档案管理的现状分析与设想.中华医院管理杂志，2006，（22）：420-421.
石大泱.当代档案工作与社会和谐.中国档案杂志，2005，（11）：10-11.
[3]孙婧.浅谈人事档案管理工作中存在的问题与对策.黑龙江史志，2012，（14）.
[4]张玉晓.浅谈人事档案管理中存在的问题及对策.中小企业管理与科技（上旬刊），2011，（08）.
摘要：人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是选拔人才的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。本文着重探讨人事档案管理工作需要注意的问题。
关键词： 人事档案；管理；对策
1006-4311（2013）16-0178-02
0 引言
人事档案记录着个人的经历和实践，是个人思想品德、业务能力、工作表现的原始记录。它不仅可以反映出人们经历、学历和技术职称，同时还可以反映个人的社会关系和奖惩等情况。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，人事档案起着举足轻重的作用。因此，人事档案必须保管好，管好、用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。
1 目前医院人事档案管理现状
我国医院人事档案管理情况不容乐观，主要存在两大问题。一是对人事档案管理工作中的意义认识不足，另一个问题是人事档案管理方式陈旧及管理手段落后。具体表现如下：
1.1 对人事档案管理工作中的意义认识不足：在我国，医院并非公益性机构，需要依靠利润维持其生存。由于档案工作不能为医院直接创造经济利润，因而医院的档案管理工作在管理模式、管理制度、管理人员等方面存在着许多问题。其主要原因在于医院领导对档案管理的意义认识不足，缺乏重视。
1.2 人事档案管理方式和管理手段相对落后：目前，我国大多数医院，从管理的设备、环境等硬件设施到管理理念、管理思维等软件装备无不暴露出陈旧、落后。如果档案原件损毁，便会造成不可估量的损失，甚至无法弥补。但医院却未及时转换管理方式，为档案管理工作增添了不必要的麻烦。
2 在医院人事档案管理工作中应注意的问题
医院人事档案管理必须要树立新的管理观念，创新和完善管理制度，逐步实现档案管理的规范化、网络化。
2.1 注重档案保护，加强档案保管是提高档案利用价值的条件：注意档案保护至关重要，如果在档案材料形成时，选择了不适宜摘自：硕士论文开题报告www.7ctime.com
的纸张和字迹材料，就会给档案保护工作留下隐患。目前，各单位大量的档案材料仍是纸张，记录档案的字迹材料耐久性越好，档案的寿命就越长。所用墨水中最好的是碳素墨水，禁止使用耐久性差，容易消褪的纯蓝墨水和红墨水等，纸张避免使用复写纸等耐热差、易吸水的材料，在形成材料时要仔细认证，避免出现涂改等硬伤出现，以减少对档案的保管和利用等不利的影响。
在档案外借时，要严格执行借阅登记制度，明确责任。在调阅时，取放档案要轻拿轻放，阅档时应爱护档案，使其不被涂抹、撕破等等，一旦发生档案毁损，及时采取措施，尽量修复。
2.2 科学分类，合理编目，把好“三龄一历”审核关，是提高档案利用价值的基础。干部档案涉及到考核、学习、奖惩、工资、任免等方面，而每一个方面有包括许多细节，为了保证档案材料的规范、便于查阅，对于收集到的档案材料，应按要求进行分类、排列、编目，使档案材料整齐有序，达到有目可查。首先在立卷过程中，要充分考虑文件在来源、内容和形式上的一致，坚持一类材料归在一起，如入党等系列材料，归在一起，以保持档案材料的整体性与完整性。档案整理中“三龄一历”的确认工作是人事档案整理工作的收尾也是整项工作的重点。在“三龄一历”的审核中，出生日期、参加工作时间、学历这些都牵扯到个人的切身利益，在确认过程中本着对组织负责、对个人负责的原则，一丝不苟，多方核对，必要时通过组织认定、个人了解等多种渠道来确保“三龄一历”的认定结果准确无误，为以后的选拔干部、退休等提供最权威的依据。同时也提醒我们在以后的工作中要及时的发现在学历、出生日期、工作时间上出现的偏差及早纠正，防患于未然。
2.3 收集档案完整，是提高档案利用价值的前提。收集材料是档案工作的首要环节。在档案工作中，材料收集的完整与否，对其他环节影响极大。如果材料收集的不够齐全，在整理中就不能很好地保持材料之间的内在联系，进而导致在档案利用中由于收集不全、缺损，调阅利用时就达不到应有目的。在日常工作中，材料收集不齐主要有以下两种原因：一是后学历等档案材料干部自己保管，认为这样方便，怕归档后查找不便，手续烦琐，没有及时归档的意识。二是各单位在日常形成的档案材料归档不及时。要使档案收集齐全，首先要设立专人管理档案，加强档案人员的业务培训，增强其责任心。其次还必须结合实际，做好档案管理宣传工作，增强工作人员的论文导读：案柜，另一方面还要在库房内设置空调、灭火器等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温。在信息化建设的今天，应充分利用先进技术和手段管理人事档案，统一开发人事档案信息管理系统，实现人事档案管理工作的电子化、科学化。2.5提高档案工作人员的素质是实现档案管理目标的保证。培养档
档案管理意识，主动自觉地把有价值的档案资料移交。
管档人员在接收档案时要认真审核档案中材料是否齐全确保档案完整无缺。发现材料不完整或有缺失时要及时的与发档单位联系，以免时间过长再补充时造成不必要的麻烦或增加成本，档案管理规则中明确规定档案不得与本人见面，因此在出现档案材料缺失的情况下，组织可以给与补充的不应告知本人，需要本人补充的材料也应该向本人讲明要求补充的理由，以免造成档案或管档人员玩忽职守的错误印象，为档案管理工作带来不必要的麻烦。
2.4 加强档案工作的基础建设：提高对档案工作的重视程度，在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立专用档案库房，配置铁质的档案柜，另一方面还要在库房内设置空调、灭火器等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温。
在信息化建设的今天，应充分利用先进技术和手段管理人事档案，统一开发人事档案信息管理系统，实现人事档案管理工作的电子化、科学化。
2.5 提高档案工作人员的素质是实现档案管理目标的保证。培养档案工作人员热爱本职工作，无私奉献的精神。档案管理工作是项细致、繁杂的工作，这就需要不图名不图利，兢兢业业，扎扎实实的苦干实干，一点一点的积累基础资料，耐得住寂寞，具备吃苦耐劳的毅力与恬淡平静的心态。更需要档案工作人员积极主动，尽心尽职地去做好档案的各项工作。
提高档案工作人员的业务能力。档案工作不同于其它工作，其独特之处在于：在专业理论上，入门容易，精通难；在人员能力素质的要求上，应付容易，高水平难，因此档案人员应拓宽自己的知识面，应该自我加压，自觉钻研，积极主动地学习档案专业知识，提高业务水平。
培养档案工作人员认真的工作作风。档案管理工作是一项操作性极强的工作，它要求工作人员必须具备认真、仔细、口风严密等优良的工作作风。在工作的过程中做到不该看的不看，不该记的不记，不该说的不说。尽职尽责地做好自己的工作，对于档案中所记载档案内容保密是一个档案人员所应坚持的最基本的原则，决不向任何与档案管理无关的人员透漏任何关于档案的信息。所以档案工作人员要提高对档案的认识，提高对档案工作的重视程度，转变工作作风，切实提高工作效能。
参考文献：
陈福贵，张悦.对我院档案管理的现状分析与设想.中华医院管理杂志，2006，（22）：420-421.
石大泱.当代档案工作与社会和谐.中国档案杂志，2005，（11）：10-11.
[3]孙婧.浅谈人事档案管理工作中存在的问题与对策.黑龙江史志，2012，（14）.
[4]张玉晓.浅谈人事档案管理中存在的问题及对策.中小企业管理与科技（上旬刊），2011，（08）.