浅析高校谈高校档案信息开放

论文导读：
摘 要 《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布实施对高校档案馆（室）开放档案信息提出了新的要求。本文从当前我国高校档案信息开放现状出发，分析了当前高校档案信息开放过程存在的问题和原因，并提出了档案信息开放的原则、内容、方式与手段。
关键词 高校档案信息 信息开放 档案信息利用
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随着高校开放办学、高校校务公开等工作的开展以及社会档案意识的提高，人们对高校档案信息开放的意愿和要求也随之提高， 1990年10月24日国务院批准1990年11月19日国家档案局第 1 号令发布，1999年5月5日国务院批准修订1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布的《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》）规定“中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满30年向社会开放”；“经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放”。2007年1月17日国务院第165次常务会议通过的并于2008年5月1日实行的《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《条例》）更是对高校档案馆（室）开放档案信息提出了新的要求。本文结合《档案法实施办法》和《条例》的相关内容，具体分析当前高校档案信息开放的现状及对策。

一、高校档案信息开放的现状及原因分析

从理论上说，档案的利用前提是档案信息的开放，只有知道了档案馆（室）里保存了什么资料才能根据自己的需求对档案馆（室）提出利用要求。高校档案馆（室）应该提供丰富开放的档案信息资源为利用者所用，利用者的需求才可以得到及时的满足。
当前高校的档案馆（室）属于学校的内部档案资料存储机构，承担着对内、对外的利用工作，随着高校与社会联系日益密切，高校档案信息不仅反映了学校各项工作、对外服务的发展史，以毕业生的个人档案、学生的学籍档案、教学档案和科研档案为高校特色的档案信息也有广泛的社会需求，高校的档案信息开放成为必然。但是从目前各高校的档案信息开放情况看，所开放的信息少之又少，究其原因，主要有以下几个方面：
1、传统的档案观、价值观对高校档案馆（室）及社会大众的影响。高校档案馆（室）始终是各高校职能机构的一部分，因此传统的档案观、价值观认为高校档案馆（室）收集并保管的档案是各高校自身活动和业务的原始记录，不具备对外开放的基础，特别是教学档案信息和科研档案信息是外界其他综合性档案馆所不具备的档案类型，因此各高校的档案馆（室）受到传统的档案观、价值观的影响，不对外开放这部分档案信息。对社会大众来说，大部分人对数千年一直与社会大众隔绝，又颇具神秘色彩的档案仍然陌生，再加上各高校的档案工作长期默默无闻，更是让外界对高校的档案信息知之甚少，因此社会大众对高校档案信息的需求也不是很高。
2、高校档案信息服务成本与管理效益矛盾问题。各个高校档案馆（室）的运营一直都是由各高校全额拨款，其管理和运行成本与管理效益多年来始终保持平衡的水平。而如果将各高校的档案馆（室）所拥有的部分档案信息对外开放并提供社会服务的话，其管理和运行成本与服务成本必然会大幅度增加，在不增加额外服务收费的情况下，要达到成本与效益的平衡非常困难，这是高校档案信息开放的比较大的一个阻碍。
3、知识产权保护与信息安全问题。科研档案是高校教师和科研人员在科研活动中形成的各种信息记录，其中包括论文、著作、发明专利、科研项目与成果等文字和实物材料。这些成果凝结了高校教师和科研人员的智慧与心血，因此高校档案馆（室）很难从教师和科研人员手中收集到完整的科研成果，而且大部分教师和科研人员担心如果高校档案馆（室）施行了科研成果对外公开获取，科研成果的知识产权与著作版权很难得到保护，所以这部分档案信息真正实现开放还需要各高校档案馆（室）管理能力的提升与教师和科研人员的信任。
4、档案法律法规的不完善问题。我国《档案法》第20条规定，“机关、团体、源于：职称论文www.7ctime.com
企业事业单位和其他组织以及公民依据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。”2008年，教育部颁布实施的《高等学校档案管理办法》中第28论文导读：
条规定，“凡持有合法证明的单位或者持有合法明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。”《档案法》和《高等学校档案管理办法》档案信息的开放提供了一定的制度保障，但是《档案法》第19条中的规定，也就是利用者可以利用的也只是各高校自形成之日起满30年向社会开放的档案。即使《档案法》对经济、科学、技术、文化等类档案的开放期限规定可以少于30年，至于这部分档案信息能被开放利用，其自由裁量权还是由各高校档案馆（室）自行把握。但是大部分高校档案馆（室）为了省去不必要的麻烦和害怕不当的开放利用会有不良的后果，便会利用自由裁量权不对外开放档案信息。正如徐亮所说，“在档案馆对保密和开放的执行与把握过程中，博弈‘权衡利弊取其轻’之举了主导地位，即宁可紧闭大门不出事，也不能因为开放档案后不可预料的结果而受到法律的严惩。”豍

二、高校档案信息开放的原则

根据我国2008年颁布实施《高等学校档案管理办法》，高等学校档案的归档范围包括党群类、行政类、教学类、科研类、外事类等共11大类，涵盖了高校在办学过程中的所有信息资源。这些档案信息对高校的教学、科研事业的发展、人才培养机制的调整以及人力物力的充分开发起着非常重要的作用。《条例》的实施，给高校档案信息开放工作带来了机遇，同时，就高校档案馆（室）的科学文化事业性质来说，开放档案信息给利用者使用也是一件份内的事情，理应把它做好。但高校的档案信息开放工作是一项系统的工作，它必须在切合实际、科学有效的原则下，最大限度的开放和利用各类档案信息资源。1、服务性原则。服务性是档案信息开放的根本目的，高校档案馆（室）的工作人员必须树立服务性的观念，改变“坐等上门”要求开放的现状，主动参与研究档案信息开放的要求，不断增强应变社会发展的能力，才能有效地开放、利用档案信息，发挥其应有的作用。
2、协作性原则。在信息社会的环境下，要开放高校的档案信息充分满足社会各方面利用信息的基本要求，单独依靠某一所学校的档案馆（室）是很难办到的，只有同校内外相关部门协作，依据档案信息的特点建立服务网络，优化档案信息的配置，完善服务体系，才能真正实现档案信息的开放。
3、市场化原则。信息服务的社会化，使档案信息进入市场，并通过市场来选择开放哪些信息。这就要求所开放的信息必须遵循市场经济规律，一切以市场需求为导向。信息市场化的特征需要经济效益和社会效益并重，高校档案馆（室）不是公益部门，是高校所属的一个职能机构，社会不能无偿的使用所开放的档案信息，应给予相应的报酬。
4、可控性原则。高校的档案信息大部分是由高校在日常行政办公、教学活动和科研活动中形成的，其自身带有一定的对外封闭性，所以高校档案信息需在可控的范围内开放，不能涉及保密和个人隐私，更不能因为档案信息的开放造成不良的社会影响。

三、高校档案信息开放的内容及方式

作为基层档案部门的高校档案馆（室）与国家档案馆相比，所开放的档案信息量较少，内容相对比较单一，应该根据高校的实际和社会现实需求，发挥自身优势，形成特色，对以下几种档案信息可以有选择的开放。
1、学籍档案信息。学籍档案信息是学生在校期间德、智、体等诸方面发展状况的真实记录和反映，具有可靠性、动态性、完全性和周期性的特点，对高校的各项工作起着依据、凭证和参考作用。开放学籍档案信息主要包括两个方面：一是对校内开放。学籍档案信息是学校教学档案信息的重要组成部分，是学生从入学到毕业的整个过程的记录，对校内开放学籍档案信息有利于学校管理部门和教师把握整体的教学水平，了解学生、班级、院系的学习状况；也有利于学校把握市场对人才的需求信息，及时调整课程设置、专业结构、教学方式和招生人数，保证学校培养的人才能够最大限度地为社会主义建设服务，从而达到提高教学质量的目的。对学校的学生管理机构和辅导员来说，需要把握学生的心理和行为动态怎样写论文www.7ctime.com
，要占有第一手资料，学籍档案信息是了解学生最主要的信息之一，因为学籍档案信息包含了学生入学前的基本情况和在校期间的表现，如果学生管理机构和辅导员掌握了这些信息，了解了学生的基本情况，那么在学生工作实践中就能做到有的放矢，使管理工作更有针对性。二是对社会开放。学籍档案信息对社会论文导读：浪费。4、招生档案信息。招生档案信息是高校招生工作的真实记录，是录取结果的重要依据，也是存档凭据的有效证明。招生档案信息开放，既便于各级各部门进行检查审核高校的招生工作，又便于广大考生和家长查阅和利用。但是招生档案信息具有一定的保密性，开放前需做好审查工作，判定开放与控制使用范围。针对招生档案信息的特点
用人单位记录毕业生的真实性有凭证的作用。随着市场经济的发展，人才资源也走向市场化，而学籍档案信息里包含了学生在校成长的全部过程，对于学校正确指导学生就业，把各类专业人才推荐给用人单位有着重要意义，因为高校档案馆（室）可以给用人单位提供真实可靠的学生学籍档案信息，以证实用人单位所需人才学历水平的真实情况。
2、科研档案信息。科研档案信息是高校科学技术的储备库，是高校自身具有的一项重要的信息资源，这不仅极大地丰富了高校档案馆（室）的信息资源，而且其所蕴含的大量的科技信息资源是一笔具有极高使用价值的无形资产，是高校科研工作中不可或缺的依据，有效地开放科研档案信息，势必会为高校科研部门及时调整科研方向、有效获得科研资助，为教师和科研人员提供有益的信息服务。同时，高校档案馆（室）也可以根据学校的科研动态建立多种类型的科研成果数据库，编制出版学校科研情况及成果的档案文献汇编供校内外利用。通过开放科研档案信息，为学校科研成果的转化提供服务， 把科研活动中创新出的新成果推广应用，转化成先进的生产力，使学校的精神财富转化为社会的物质财富。
3、人事档案信息。高校的人事档案信息是在学校发展中形成的有关教职员工任职、离职、晋升等一系列发展和变迁的历史记录，是学校组织人事管理部门把握学校人力资源分布、师资队伍结构和教师教学情况、科研能力、科研方向的第一手信息资源。开放高校的人事档案信息可以为组织人事部门历史地、全面地考察了解干部、教师和正确选拔使用人才提供依据。同时，组织人事部门可以通过分析开放的人事档案信息了解学校师资队伍建设的发展过程和现状，及时把握学校师资队伍的年龄结构、知识结构及发展趋势，从而为制定师资队伍建设发展规划，调整师资队伍结构及人力资源充分共享提供信息服务。随着教育体制改革的不断深化，满足人才市场需求已成为高校培养人才的首要目标。因此，不断调整教学结构，开设新的专业和新的教学课程，已成为各高校的发展趋势，要向更好、更快捷地获得所需的教学人才，就必须开放高校的人事档案信息，即人才资源共享。要真正实现高校人才资源共享，就要对过去“各自为政，少通往来”、分散的、小规模的陈旧管理模式进行改革，建立高校人才信息库，通过网络技术手段实现人事档案信息网络交流，借助网络平台把学校优秀的人才介绍给社会，把急需的人才引进到学校，为学校的教学提供优秀的教师服务，这样可以加快人才的合理流动，避免人才不足造成的损失和人才过剩带来的浪费。
4、招生档案信息。招生档案信息是高校招生工作的真实记录，是录取结果的重要依据，也是存档凭据的有效证明。招生档案信息开放，既便于各级各部门进行检查审核高校的招生工作，又便于广大考生和家长查阅和利用。但是招生档案信息具有一定的保密性，开放前需做好审查工作，判定开放与控制使用范围。针对招生档案信息的特点，可以适时、适量开放一些招生档案信息，如学校的招生简章、调档情况、录取情况以及历年高等教育系统的文件、国家对高等教育的政策、法律法规等。
依照《条例》中的第十三条规定：“除本条例的第九条、第十条、第十一条、第十二条规定的行政机关主动公开的政府信息外，公民、法人或者其他组织还可以根据自身生产、生活、科研等特殊需要，向国务院部门、地方各级人民政府及县级以上地方人民政府部门申请获取相关政府信息。”虽然《条例》主要是针对政府信息的，但是随着《条例》的实行，它对高校的档案信息公开也产生了一定的影响。根据高校自身特点，高校档案信息含有一定的个人隐私和一定的保密性，因此高校档案信息的开放方式对校内相关部门可采取主动开放的方式，对校外可采取依申请开放的方式。

四、高校档案信息开放的手段

目前，各高校档案信息开放并提供利用的的手段主摘自：毕业论文下载www.7ctime.com
要包括利用者上门、来电、来函、传真以及网络的方式。由于各方面条件的限制，目前仍以前四种为主。但是，随着网络技术的不断发展和高校档案馆（室）信息化水平的不断提高，通过网络向用户开放档案信息并提供利用会逐步成为高校档案信息开放并提供利用的主要手段。
对于未来档案信息开放的最主要的手段即网络的建设，各高校必须给予足够的重视。虽然从目前的情况来看，高校档案馆（室）的网络建设现状并不理想。已经上网的高校档案馆（室）很少，即论文导读：的人力资源开发咨询部，或者挂靠主管部门的学籍认证部等机构。这些机构受用人单位委托对有关人员的学籍信息进行公正或者确认。由于没有依据，他们会同高校档案馆（室）联系要求提供相关人员学籍档案信息开放利用并由高校档案馆（室）出具相应的档案信息证明，或在其事先印制好的证明书上加盖高校的档案馆（室）印章。一些高校档案
使上了网，档案的网页和网站的信息量也非常有限，栏目设置大同小异，更新速度慢，有些甚至把网站的建设作为一种摆设，仅为应付上级部门的检查和评估。但档案信息开放的网络建设总体发展趋势仍是向前的，已经有一些高校档案馆（室）利用自己的办公自动化系统和网络版的档案管理系统开始更换好地开放档案信息了。

五、对高校档案信息开放的思考

1、档案信息开放的规范化问题。由于每所高校的情况不一致，目前开展档案信息开放的内容也各有特色，具体开放的标准和和规范还没有统一，对信息的开放利用收费标准也没有统一，因此需要进行档案信息开放规范化建设，以利于校内外对高校档案信息的利用。
2、档案信息开放的服务对象问题。高校的档案馆（室）作为校内的职能机构，把档案信息对校内开放是部门的职责之一，但是高校作为紧密联系社会的教育机构，也要对社会大众进行档案信息开放。目前高校对社会大众开放的对象主要是广大考生和家长、公证处、地方人事部门开办的人力资源开发咨询部，或者挂靠主管部门的学籍认证部等机构。这些机构受用人单位委托对有关人员的学籍信息进行公正或者确认。由于没有依据，他们会同高校档案馆（室）联系要求提供相关人员学籍档案信息开放利用并由高校档案馆（室）出具相应的档案信息证明，或在其事先印制好的证明书上加盖高校的档案馆（室）印章。一些高校档案馆（室）会收取一定的查询利用费，也有一部分高校档案馆（室）是不收费的，而同样一份档案信息的证明，经倒手后，这些机构可能收取高于高校档案馆（室）十余倍的费用，使高校档案馆（室）在对社会开放档案信息时对机构的要求表现出一种无奈与反感，所以在对外的档案信息开放中要找准高校档案馆（室）的定位，获得合理的经济效益，显得十分必要。
3、档案信息开放的制度问题。高校档案馆（室）由于长期服务于本校的教学、科研和党政管理工作，原来的档案信息开放规定，对社会的开放和利用范围限制过多，使许多校外的利用者感到不方便；另外，档案信息开放的规定看似严密，但仍存在一些漏洞。比如有的已经毕业的学生要私自出国、考研或者换单位，想避开本单位人事部门，就直接到毕业的高校档案馆（室）要求开放自己的学籍档案信息加以利用。根据现有的档案信息开放规定高校档案馆（室）没有理由拒绝开放毕业生本人的学籍档案信息，所以这就容易造成与原单位的人事部门发生矛盾。因此，现有的档案信息开放制度应随着社会发展的具体情况进行修改，从而真正发挥高校档案馆（室）社会服务的功能。
总之，高校档案信息开放是一项复杂的系统工程，是高校档案事业走向社会化、走向未来的客观需要，尽管目前还面临种种困难和障碍，但只要高校档案馆（室）积极的面对，以社会信息化为依托，以《条例》为据，努力更新开放观念、整合档案信息资源、创新服务，就可以使高校档案馆（室）的档案信息开放逐步从理想走向现实。□
（作者单位：广州美术学院综合档案室）
注释：
豍徐亮.档案利用过程的“倒金字塔”现象——以高校档案馆为例.档案学研究，2009（2）：26-28.
参考文献：
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