试析设备企业中设备与设备档案管理

论文导读：managementissuesspecificimprovements.Keywords:enterprise;equipmentarchives;archive;complete;accurate.2095-2104（2013）设备是企业重要硬件装备、设备用来维持正常生产、提高经济效益的物质基础。而准确、齐全、完整、的设备档案能够真实详尽地反映设备的运行状况，为生产和检修提供可靠保障和使用
摘要：简要介绍了设备档案重要性及其归档内容，并就企业设备档案管理中存在的问题提出具体改进措施。
关键词：企业；设备档案；归档；齐全；准确。
Abstract: This paper introduces the importance of archiving the contents of the device file, enterprise device file management issues specific improvements.Keywords: enterprise; equipment archives; archive; complete; accurate.
2095-2104（2013）
设备是企业重要硬件装备、设备用来维持正常生产、提高经济效益的物质基础。而准确、齐全、完整、的设备档案能够真实详尽地反映设备的运行状况，为生产和检修提供可靠保障和使用价值、为决策提供依据，对提高生产效率和节约备品备件费用有十分重要作用。所以做好设备档案管理工作是管理好设备的重要环节。
设备档案是指企业从设备的购进开箱（随机资料
或自制）、安装、调试、检修、改进、管理过程中、到报废及其形成的具有保存价值的各种文件材料、合格证，出厂证明、图纸、照片等。详实的设备档案能完整地记录设备从成型出厂到报废期间所产生的重要资料，记载它不同运行时期的设备状况参数、维护措施、故障及原因、检修部位及方法，利用这些资料可以客观的判断每台设备的运行状况，及故障产生的原因，因此完善的设备档案既有利于设备的长期使用，减少设备突发故障和开机率低的状况，提高设备的使用寿命，又能为设备的采购、使用、维修及管理等工作充分利用，更好地发挥其社会效益和经济效益。归根结底，设备档案管理是为完善设备管理服务的。
设备档案的归档内容，整理、保存好设备档案首
先要根据每台设备的性质，设备故障发生率的多少、明确设备档案的归档内容。按形成过程设备档案可分为两个部分：设备购买出厂过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。
设备购买过程中形成的档案资料主要包括申购单、购销合同（包括招投标资料等）、协议书、复印件(原件保存在财务档案中)、可行性研究报告、安装调试记录、隐蔽工程记录、验收记录（隐蔽前后照片）、竣工验收报告、设备操作规程及其他随机文件材料（包括装箱单、合格证、说明书、检测报告、总装配图、部件图、零备件图及其它文件等）。
在设备运行过程中形成的档案主要包括：设备、仪器操作及安全技术、维护保养规程；设备重大事故分析及排除记录；维护保养调整记录；设备大修及改造计划、总结、实施方案、网络图及竣工文件材料；设备事故、隐患报告和处理结果；设备报废申请报告、鉴定书、批复、执行结果等文件。
按照谁形成谁归档的原则，通常情况下，设备申购过程中形成的档案主要由设计院、设备动力部、规划摘自：学年论文范文www.7ctime.com
发展部、设备厂家和建设单位负责归档保存；设备运行过程中形成的档案则应由本单位设备管理部门负责归档保存。

三、企业设备档案管理中存在的问题

1、重建设、轻档案的思想影响着档案工作的开展

在企业中，由于档案工作不能直接产生经济效益，因而往往得不到足够的重视。虽然近几年人们的档案意识有所提高，但由于宣传力度不够，加之有些领导和部门对档案管理工作缺乏正确认识，重建设轻档案的思想仍普遍存在。他们往往认为只要设备能运行、工厂能生产、工程竣工验收通过就万事大吉了，至于竣工资料是否能按时齐全、完整的移交，并不是他们关心的问题。企业中这种重建设、轻档案的思想严重影响着档案工作的开展。殊不知，设备有了问题，检查的依据和标准还是设备档案。

2、设备档案人员的素质问题

很多企业都以利益最大化为主要目标，因此减员增效便使多数企业只有一个档案员而且大多为，人员素质良莠不齐。在设备档案的收集上，他们往往存在畏难情绪，虽然认为散落在技术人员手中的相关设备资料应该归档，但害怕碰钉子而不去收集。因此很多档案员目前只能做到把别人上交的档案资料保存好，不丢失，还停留在“看家守摊”的水平。

3、设备档案的不齐全、不完整、不准确

由于企业内缺乏有效的档案管理制度或即使有制度执行力度不够，造成论文导读：期更新，防止人员调离时未交接清楚把单位重要带走。5、严格执行制度确保档案准确档案部门应制定图纸、程序修改审批制度并要求严格执行。档案人员应随时关注本单位各项五小成果、科技成果的申报工作和设备大修、改造情况上一页123下一页
企业内各部门归档案意识差，认为有些东西放在自己手里用起来方便，而不愿意向档案部门归档。因此在大型工程项目中，设备申购过程中形成的档案如申购单、购销合同、可行性研究报告等一般都不能及时归档，只能是施工单位和设备厂家交多少档案部门就保存多少；而对那些重要的单体设备，由于档案员不熟悉情况，也会发生资料漏交的情况。
设备运行过程中形成的档案主要形成于本单位设备管理部门及一线职工手中，但由于他们档案意识差或对档案管理的规范不清楚，造成档案的规范性和完整性得不到保证，而档案人员由于种种原因也不能及时发现并更正，就造成了档案的不准确。
由于企业中档案员多数为，精力有限，在本单位设备大修、技术改造、改动过程中不能全程跟踪，而技术人员归档意识差，未能及时把设备改造位置、内容修改到设备图纸档案中去，造成档案室的设备档案与现场实际不符。

4、设备档案的保密工作不到位

在设备安装调试期间会有大量资料散布于基层工作人员手中，特别是近些年国内企业大量引进国外的先进技术设备，在设备调试期间，很多基层技术人员为彻底吃透搞懂它，向外方或设备厂家索要大量的设备电子版资料和控制程序等重要文件，这虽然方便了生产一线技术人员的日常工作，但也极大增加了泄密的几率。在信息技术如此发达的今天，企业间竞争日益激烈，在利益的驱动下，技术人员就可轻松拷贝设备的电子版资料和控制程序卖给其他厂家或设计部门。

四、针对问题，进行改进

1、加强宣传，提高各部门对档案的重视程度

档案部门应随时利用各种媒体、介质加大宣传力度，特别是借助一些有教育意义的典型事例，使企业自上而下认识到设备档案的重要性。

2、提高档案人员的素质

档案人员的素质高低决定着档案事业的发展方向，只有不断提高档案人员的综合素质，档案工作的开展、提高才有人力资源保障。只有知识丰富、水平高、能力强的人员配备，才能促进档案工作的发展，档案工作的作用也就越明显。档案人员首先要加强自身的档案意识，熟悉档案管理的业务知识，在对档案“收、整理、存、管”的基础上，将工作重心和精力转移到对档案信息资源的普及、开发、利用上，变被动为主动，变无为为有为，从而争取更多的重视和支持，更好地做好档案工作。

3、建立网络，明确设备档案的归档职责部门

虽然很多档案员的管理职责中都明确规定他们要参加项目竣工验收会及设备开箱，但对于目前一人多职的现状，他们不可能有精力参加企业的所有工程会议，这就需要建立良好的管理网络，把设备档案的归档工作列入从技术人员到企业领导的职责范围，使他们都有责任和义务将接收的设备档案向档案室归档。必要时经领导同意，可把各部门资料归档的优劣情况在内部公布，甚至可作为单位奖金考核的一个依据。
4、多措并举，提高设备档案齐全完整率首先档案人员应自觉提高主观能动性，对于工程建设和技改项目，档案员需提前介入，对施工单位和本单位相关人员进行必要的培训，使其了解归档内容，为日后资料齐全、完整归档打下基础。
在档案员精力有限的情况下，可参加企业重点项目的竣工验收会和重点设备开箱，将重要的第一手资料掌握在手中；档案部门还要积极主动与主管领导、职能部门联系和协调，建立档案员不签字就不能结算的财务制度，以确保设备档案资料的齐全。
针对基层档案管理人员缺乏的现象，可建立档案联系人制度，即：在一线技术人员中选择部分既熟悉设备又有责任心的同志作为联系人，对其进行必要的档案知识培训，了解归档内容和要求，以便帮助档案员及时、完整地做好设备档案的收集整理工作，必要时应给予适当的奖励。
对于已建成项目，档案员在日常借阅中发现设备档案不齐全的，除了进行登记以扩大归档范围外，还要建立日常的设备档案追缴制度和措施：一旦发现技术人员手中存有的设备随机资料档案室中没有，可将原件收归档案室，给技术员提供复印件日常使用，以打消其使用不便的顾虑。
对于特种设备（如压力容器、起重机、压力管道等）档案的管理，由于其合格证需要经常审查，此类证书存放在档案室确实让技术人员感觉不方便，则可由相关技术人员保管，但档案人员一定要清楚保管人、掌握目录并定期更新，防止人员调离时未交接清楚把单位重要带走。

5、严格执行制度确保档案准确

档案部门应制定图纸、程序修改审批制度并要求严格执行。
档案人员应随时关注本单位各项五小成果、科技成果的申报工作和设备大修、改造情况论文导读：技术人员的档案意识培训，提高保密意识，同时档案员要深入基层，了解哪些人员手中保存有先进设备的电子版资料，与之签订保密协议，如有泄密，承担法律责任。设备档案是企业档案的重中之重，设备档案管理是现代化企业管理的重要组成部分，所以，档案人员只有以积极主动、周到的服务来提高设备档案的归档质量，保证其的完整性、有效
，技术人员对程序进行优化、设备更换或做局部修改时，要求他们及时做出变更（设计变动应注明修改原因，修改方案，修改实施情况及审核负责人，修改时间），可随时或定期向档案室移交。档案员应将此变更补充到原有档案中，做到档案与现场一致，为以后的生产改造和设备检修提供参考和依据。

6、加强保密工作，确保设备档案不流失

要加强对基层技术人员的档案意识培训，提高保密意识，同时档案员要深入基层，了解哪些人员手中保存有先进设备的电子版资料，与之签订保密协议，如有泄密，承担法律责任。
设备档案是企业档案的重中之重，设备档案管理是现代化企业管理的重要组成部分，所以，档案人员只有以积极主动、周到的服务来提高设备档案的归档质量，保证其的完整性、有效性，才能使设备的效能得以充分发挥，更好地适应并服务于企业生产建设。
作者简介：齐明，女，73年5月出生，本科，河北钢铁集团邯钢公司档案馆，馆员。