分析不断提高积极推进电子档案接收工作不断提高现代化管理水平设计

论文导读：
【摘 要】 文章通过分析电子档案产生的时代背景和具有的优势，论证了电子档案产生的必然性，强调了做好电子档案接收前准备工作的重要性及做好准备工作的主要渠道。
【关键词】推进 电子档案接收
Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.
Key words: promote; electronic archives; reception
2095-2104（2012）
自中华人民共和国住房和城乡建设部建办标函【2007】738号《关于的通知》下达以来，全国各地不少地区的城建档案馆已试行和开展了电子档案的接收工作，探索出许多好的经验，摸索出很多成功的路子。但就绝大多数地区的城建档案馆、室而言，目前还处在等待、观望或正着手准备的初级阶段。为积极推进电子档案的接收工作，不断提高城建档案现代化管理水平，本文就认真做好电子档案接收前期各项准备工作谈点规浅认识。

一、广泛实行电子档案是必然的发展趋势

中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（C/T117—2007），已于2008年1月1日期正式实施。这就表明，建设电子文件和电子档案，已经纳入城建档案馆、室业务范围，库藏档案资源又增添了新成员。目前尚未开展电子档案接收工作的，不管有多少理由，但总归是库藏档案资源建设的损失，是城建档案工作的迟滞。为弥补落后，抓紧赶队，我认为首要的是尽快提高对建设电子文件和电子档案重要性的认识，以敦促早日展开行动。
1、科学技术的发展产生电子档案。人类对信息记录、存储的要求，随着社会的进步而发展。现代科学技术的飞速发展，特别是计算机技术及信息技术应用的普及和深入，人类社会活动的记录形式发生了重大变化，众多的非纸质文件得以生成或产生。尤其在办公环境不断电子化的趋势之下，工程电子文件和电子档案便应运而生，而其主体地位会越来越明显，它必将彻底改变我们所熟悉的工作方式。这种信息时代带来的冲击和挑战，城建档案工作者必须清醒地认识，这是信息技术发展的必然趋势，是顺应时展的新要求。为此，必须从思想和理论上充分认识这一点，从而把电子档案的开发、运用尽快地提到议事日程。
2、电子档案生动形象地再现了生产社会实践。城建档案馆、室所接收的电子档案，是指具有参考和利用价值并作为档案永久保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。它和纸质档案一样，同样具有原始记录性，具有有效性、阶段性、完整性等特点。所不同的是，电子档案比纸质档案能更生动、更形象地再现生产社会的实践过程，同时更有利于档案信息资源的整合和快速传递。因为建设工程电子文件是在生产过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式将生产的全过程逼真地存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备去阅读、处理、并可在通信网络上进行传送。读取电子档案，如同身临生产和施工现场，其真实性和感染力，使其更富有利用价值。
3、电子档案可以提高工作效率和生产力。随着城建档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，档案工作从初期从手工操作、查询、保管到目前的计算机查询、信息传输、下载、智能监控保管等，把人们从繁重单调的操作中解放出来，同时也使各种载体的档案得到了更好地保护，减少了人为的损伤和破坏，延长了档案的寿命，提高了查档调档的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社会和网络时代，基本特点是信息资源数字化，信息传递网络化。电子档案是完全数字化的档案，就充分体现了这一点。它可以通过网络虚拟空间，快速、高效、多方位地输出、传递档案信息和交流，与馆内计算机管理程序相融合，完成各种业务需要，不需再加工，便完成档案信息资源的共享，实现档案资源的整合。电子档案，为档案工论文导读：
作提供了自动化、系统化的管理手段，简化了数字化流程，有利于做各种数据分析，快速提供有价值的参考数据，管理上更为灵活广泛，大大提高了工作效率和生产能力。

4、电子档案可以节约大量存储空间。

目前，城建档案馆、室电子档案的形成，无非二种情形，一是将现有库藏档案扫描数字化，形成电子档案；二是按照《建设电子文件与电子档案管理规范》要求新接收的直接形成的电子档案。前者形成的电子档案不会减少纸质档案对空间的占用，后者接收的电子档案，在近期可以节省一部分库藏空间。如施工过程中的一些表格、一些材料的实验报告等，完全可以只收电子文件，纸质档案则可以免除。展望长远发展，将来很可能形成只收电子档案，而无需再收纸质档案，岂不更节省存储空间，同时也大大节约了基建成本。
5、电子档案便于异地备份规避灾害隐患。城建档案异地存储备份，是规避不可抗拒的自然灾害对档案造成危险隐患，确保档案安全的重要手段。特别是四川等自然灾害发生后，这一问题更引起了国家及各级的高度重视。2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求：“原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份。”国家住房和城乡建设部，为确保做好档案异地备份工作，还为各省异地备份划分了对口省份和地点。
电子档案异地备份的提出，是适应新形势发展而强调的新要求，同时也是基于电子档案便于存储传递的特点，这是纸质档案难以做到的事情。因此，把纸质档案转换成电子档案，大力接收建设工程电子档案，已是刻不容缓的重要工作。

二、认真做好接收电子档案的各项准备工作

接收建设工程电子档案工作，虽然上级已经强调了几年，我们也已耳熟能详，但真正扎扎实实普遍把这项工作开展起来，也还需要一个过程，需要做好多项准备工作。
1、做好思想和舆论上的准备。认识上的转变是根本性的问题。做好建设工程电子档案接收工作，首先城建档案馆、室自身应做好思想上的准备，充分认识开展电子档案接收工作的重要意义，认清开展这项工作面临的实际困难，自身与这项业务工作的差距，从而涣发动力，努力学习，使自己尽快适应工作的需要。同时，对所辖建设单位也应做好深入地调查摸底，一旦实行电子档案的接收，会遇到哪些实际困难，需要城建档案馆、室协助解决哪些实际问题。只有对这些实际问题做到心中有数，事先做好对策方案，推行起来也才能把握好工作的主动权。
2、做好人员上的准备。建设工程电子档案的接收工作，远比纸质档案的接收工作复杂，因为它涉及到多方面的知识，需要变革管理思路。建设工程电子档案不是与一、二个人有关系，而是与全馆人员都有关系。因此，开展建设工程电子档案接收工作，要求档案馆、室全体人员必须与之相适应，形成一个有能力迎接信息化、网络化挑战的执行团队。而当前各城建档案馆、室的实际状况与之差距很大，这就是摆在我们面前的客观实际。针对此，馆、室必须采取“笨鸟先飞”的战术，抓住当前的大好时机，给大家摘自：毕业论文提纲www.7ctime.com
补好功课，尽快熟悉网络环境下的信息技术，以迎接建设工程电子档案时期的到来。