简析浅淡浅淡网络时代高职院校系教学秘书工作

论文导读：
摘要：教学管理好坏是高职院校教学正常运行的关键因素。为了更好的统筹安排教学事务和合理进行教学管理，系教学秘书作为具体事务的执行者和参与者，如何高效完成教学秘书工作，提高教学管理质量，是本文探讨的主要内容。
关键词：教学秘书教学管理专业化
我国高等教育由精英教育逐渐转为大众教育，高职教育在国家政府大力发展职业教育，加快人力资源开发的形势下也逐渐走入，高职院校办学规模发生剧烈的变化，人数和专业增多、专业培养方向多样化，教学管理工作日益复杂。教学管理好坏是高职院校教学正常运行的关键因素。为了更好的统筹安排教学事务和合理进行教学管理，目前高职院校采取院系二级管理，重心下移到各系，各系教学大部分具体事务的执行者和参与者由系教学秘书完成。因此系教学秘书对教学能否正常运行起着至关重要的作用，同时也是提高教学水平的重要保障。随着网络的日常化，教学管理信息化已经逐步取代传统的教学管理模式，也要求教学秘书信息化。
一系教学秘书主要工作及要求
教学秘书是协助院教务处及系主任处理日常的教学活动，做好协调、服务、监督和管理，进行常规的教学管理工作。教学秘书需具有良好的心理素质，能分轻重缓急沉着的处理，有良好的沟通协调能力，有统筹安排、科学化管理能力。教学秘书工作主要有：
1管理繁重的日常教学。1）落实教学计划、教学任务，，按时给教师和学生发放课程表和校历表，协调教师调、停课请假等事宜，并负责督促和检查执行情况；2）协助系主任检查教学秩序、教学进度和做好教师教学质量评估工作，核实汇总教师工作量，建立教师业务档案；3）组织本系各专业的期终考试工作，包括出题、制卷、阅卷及学生考试、教师监考等一系列工作的安排，协助教务处组织学生搞好各种能力考试、测试工作。4）按教学计划征订和发放本系各专业各科教材；5）协助老师进行科研、获奖的申报与审批。6）管理学生的学习成绩，参与学生社会实践和毕业论文的组织、管理等等工作。
2分类汇编教学档案资料。1）撰写好教学日志、整理教学进度表、系班级和教师教学课表、班级实习实训安排情况、教师调停课请假等等，提供日常教学信息，便于领导督导教学活动。2）熟悉了解各专业培养计划、课程教学大纲和实训大纲、统计教师工作量，提供教学管理的基本依据，便于领导管理教学。3）收集院教务处和老师的反馈信息，并及时反应给系领导，便于领导及时掌握教学动态，保证教学管理顺利进行。4）为领导、辅导员、任课教师提供学生花名册、学生成绩、班级的专业名称及专业要求等基本资料，使老师在工作中能做到的有的放矢，因材施教。5）整理过往的试卷、课程实习、课程设计、毕业论文、毕业实习报告、教师科研成果、师生获奖与处分材料、教师课堂评价信息等等，为年终师生评优提供依据，也可作为教学评估的最有说服力的原始材料。6）收集整理各部门下发的文件及颁布的规章制度，它们是领导开展教学管理工作的蓝本，也是解决问题的根据。
3做好领导的行政助手。许多高职院校把教学秘书工作划入了行政管理层次，因此教学秘书工作中糅进了一些辅助性的行政事务。主要当好系主任的重要参谋，不仅要及时收集、整理各类信息，还应该积极调查并发现新情况、解决新问题，研究新方案、采取新措施，主动为上级领导提供可靠的第一手资料，在必要的情况下提出合理化建议，为领导的决策创造条件。
二系教学秘书工作问题分析
1对教学秘书工作不够重视。许多高职院校由于长期受"重教学、轻管理"思想的影响，对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用。甚至有人认为教学秘书工作只是一些简单的、机械的劳动，把教学秘书与"勤杂工"划等号，使教学秘书付出的劳动得不到尊重和理解，增加了教学秘书的心理负担。
2教学秘书晋升机制不完善
1）教学秘书职称晋升难。教学秘书由于长期从事琐碎的事情，工作量大，工作时间长，经常为了赶时间而超负荷工作，常常处于各种具体事务的"纠缠"之中，没有过多时间和精力去钻研科研。教学秘书队伍科研创新能力不强，创新的形式较为单一，学术水平不高，大部分人没有科研成果，有小部分人虽然参加过科研项目，研究层次较低。教学秘书在科研创新方面受到多方面的制约，严重削弱了整个队伍的科研创新的能力。
2）教学秘书行政职务晋升发展规划不明确。教学秘书岗位具体有行政职责，应该是可以往行政职务发展的。但与承担的工作与责任相比，教学秘书在行政职务提升的机会是鲜少的。在现代组织体制中，每个固定岗位都应有确定的晋升路径。目前，教学秘书岗位并没有设定晋升路径，一些长年从事教学秘书工作的人，晋升至教务处处长的位置就到顶了。这也导致了教学秘书看不到发展前景。
3教学秘书不够专业。目前大多数高职院校系教学秘书来源于系任教的教师，大多数是非管理和文秘专业，缺乏现代科学管理知识、理念和技能，没有较深的文字功底和较强的网络信息化处理能力。这样的教学秘书只能应付日常工作，只凭经验做事，主观臆断，只能做工作，不能研究工作，这在一定程度上必将影响这支队伍的建设和学校管理水平的提高。由于教学管理网络化，很多事情需要计算机来完成，没有较强的计算机操作能力，数据处理出错率几何级增加。
三解决教学摘自：毕业论文格式设置www.7ctime.com
秘书工作中存在问题
1提高认识，重视教学秘书工作。教学秘书岗位的重要性在具体的教学管理及实践中往往被忽视和轻视，要从根本上扭转这一局面，需要上下统一思想，改变长期以来"重教学、轻管理"，对教学秘书"重使用、轻培养"等错误观念，增强教学秘书队伍建设的责任感和紧追感，要像重视高校师资队伍建设和学科建设一样大力支持教学秘书队伍建设。
1）对教学秘书充分的重视和尊重。重视教学秘书个人精神和物质需求，从待遇、职称、地位、责任等方面关心广大教学秘书的切身利益，消除后顾之忧，才能充分调动教学秘书的积极性和创造。2）提高对教学管理工作重要性的认识。领导应充分认识到高职院教学质量的提高，教学管理起到举足轻重的作用。3）加强思想教育，培养教学秘书正确的工作态度和从业意识。培养教学秘书论文导读：学秘书之间互相学习、加深了解、交流和探讨先进经验。2）为教学秘书的晋升解除后顾之忧。加快推进教育职员制改革，即专门为高校职员设计的人事管理制度，即把高校职员区与教学与科研人员、工勤人员区别开来，设置初级职员，中级职员、高级职员等。实行职员制度以后，管理人员能够清楚地了解自己所处的等级、升迁的途径和目标，
敬业爱岗、乐于奉献、吃苦耐劳和精益求精的职业精神和创新精神。4）要充分发挥模范人物的榜样作用。使教学秘书看到平凡的岗位一样可以做出非凡成绩，从而激发教学秘书的职业自豪感和工作创新积极性。2建立合理的岗位机制，增强职岗位吸引力
1）建设合理的工作考核机制，体现教学秘书的价值。目前高职院校对教学秘书工作考核机制与科研人员、一线教学教师是标准统一标。由于教学秘书工作的特殊性，同一标准无法反映教学秘书的实际工作情况。因此，学院要根据教学秘书的工作实际情况制定专项考核机制，且开展优秀教学秘书评选活动。优秀教学秘书的评选活动既可肯定教学秘书的工作，也可使教学秘书之间互相学习、加深了解、交流和探讨先进经验。
2）为教学秘书的晋升解除后顾之忧。加快推进教育职员制改革，即专门为高校职员设计的人事管理制度，即把高校职员区与教学与科研人员、工勤人员区别开来，设置初级职员，中级职员、高级职员等。实行职员制度以后，管理人员能够清楚地了解自己所处的等级、升迁的途径和目标，这样既可以激励其完成自己的本职工作，又能够促使其保持活力，提高进取心，使那些真正有能力、有水平的管理人员可以通过自己的努力进入高级职员等级，一样拿到与同等级别相应的待遇，实现自身的价值。
3）为教学秘书提供教改和科研平台。要想提高教学秘书的理论水平，高职院校必须结合他们的实际，工作，提供一些有针对性的教学改革规划项目或科研项目选题，提供一定的课题研究经费，鼓励他们从事教育的理论和实践研究，总结教学管理工作经验，撰写教育教学管理研究论文，协助并指导他们从教学基层服务者成长为教学摘自：本科毕业论文范文www.7ctime.com
管理的研究者，为他们职称晋升做好了铺垫。
3促进教学秘书专业化发展。专业化是指教学秘书经过严格的人才选拔和积极主动的学习与研究，通过教育管理活动的实践与探索，逐渐成为一名专业人员的发展过程。
1建立系统的培训机制。教学秘书队伍要实现专业化，要营造良好的学习环境，要建立有计划、有目的的培养机制。因此，高职院校要坚持日常培训与专题培训相结合，理论学习与问题实际相结合，总结经验与推进工作相结合，采取岗前培训、岗位培训、业务进修和实践培训等一体化的教学秘书培养模式，分层次、分类别、多渠道、多形式，为教学秘书提供培训机会，加强专业化的业务水平和工作能力，更新教学秘书知识结构，提高教学秘书工作效率和教学管理水平，实现教务工作的现代化和科学化。
2严格把关教学秘书的选拔。选拔教学秘书时，要对教学秘书岗位进行职务分析，明确规定教学秘书工作最低资格标准和最起码知识、技能、态度、能力等条件，实现对口对岗上任。改变目前这种无论能力大小，专业是否对口，素质高低，谁愿意就谁干的现状。严格把好教学秘书入口关，提高教学秘书队伍整体素质。
3学院要根据各系的专业的特点、师生人数，合理设置的教学秘书岗位在岗人员数量和质量，保持教学秘书队伍的平衡和稳定。
参考文献：
徐娟李文博.中国电力教育[J]，高校教学秘书专业化探析，北京
吴燕妮.青春岁月[J]，对教学秘书工作的理解与思考，河北省石家庄