当前高校档案管理工作中存在问题与对策

论文导读：题及应采取的对策。1、当前高校档案管理存在的问题1.1档案意识薄弱在高校档案发挥作用日趋重要的今天，人们对档案的依赖类同于个人的通讯工具，但人们对档案的认识还停留在原来的层面，主要表现在以下几个方面：(1)领导的档案意识薄弱，认为高校的主要工作是教学、科研，没有认识到档案工作的重要性，对档案管理没有投
摘要：高校档案在高校发展中的作用日趋重要，但在新时期，高校档案管理滞后于高校的发展，显现出新时期特有的问题，本文对这些问题进行了分析和讨论，提出了解决的对策。
关键词：高校档案管理问题对策
Abstract：It is to play an important role in to development of universities day by day for the universities archives. But in the new era, universities archives delay the development of universities and appear more problems. The paper has analyzed and discussed these problems, and suggested some solution strategies.
Keywords：universitiesarchives managementproblemsstrategies
高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，它是衡量高校管理水平和教学质量的重要标志之一。在如今高等教育事业蓬勃发展的新时期，高校档案管理滞后于高校的发展，显现出新时期特有的问题，笔者从事高校档案管理工作多年，结合自己的工作实际，谈谈当前高校档案管理工作中存在的问题及应采取的对策。

1、当前高校档案管理存在的问题

1.1档案意识薄弱

在高校档案发挥作用日趋重要的今天，人们对档案的依赖类同于个人的通讯工具，但人们对档案的认识还停留在原来的层面，主要表现在以下几个方面：(1)领导的档案意识薄弱，认为高校的主要工作是教学、科研，没有认识到档案工作的重要性，对档案管理没有投入必要的人力、财力、物力，较多高校档案经费没有单列，档案现代化及档案保护设备配置不全，影响了档案工作的正常开展。(2)档案人员的档案意识薄弱，认为本部门的档案材料由摘自：毕业论文格式www.7ctime.com
部门保管利用方便，只是将部门的红头文件交给档案馆，而将一些重大活动所形成的档案材料留在手中。(3)教职工和学生的档案意识薄弱，认为档案工作与自己无关，将自己在教学、科研、学习活动中形成的科研课题研究材料、典型教案、重要备课记录、学术报告、学位论文、箸作等等视为己有，不向学校档案部门移交，这些都是档案意识薄弱的表现。

1.2档案收集不齐全

高校档案具有内容丰富、来源分散、载体多样、各类档案归档时间不同步等特性，特别是近年来，高校不断扩招，很多学校分几个校区办学，给档案的收集工作带来一定的困难。目前，高校档案普遍存在收集不全的问题，主要表现在以下几个方面:(1)有纸质档案，无电子档案。(2)有请示，无批复。(3)科研课题研究材料、典型教案、重要备课记录、学术报告、论文、箸作等收集不齐全。(4)学校以及各部门开展一些重大活动形成的档案材料收集不齐全。(5)毕业生质量和信息反馈材料，很多高校档案部门没有收集这部分材料等等。随着计算机、网络技术的快速发展，无纸化办公已成为办公现代化的主要内容，它给档案的收集工作带来了新的挑战。目前，存在着上级文件收集不齐全的问题，有的上级文件或者附件，只是在网站上进行发布，没有印发纸质文件。例如，湖北省教育厅下发的鄂教高〔2010〕22号文件“省教育厅关于公布2010年高等学校省级教学研究项目的通知”，文中最后指出：“本文除正文外，附件中的名单不印发文字稿，各校可在省教育厅政务网（）或湖北省高等学校教育教学公开平台(http: //gxjx.e21.cn)查阅下载”，附件“2010年湖北省高等学校省级教学研究项目”是非常重要的，教师评职称、竞聘专业技术岗位等都需要利用这份文件，校办档案员归档时往往只交了正文，并没有从网上下载附件一起归档，这样造成归档材料不完整，不利于档案的开发利用。

1.3档案管理人员少、变动频繁、业务素质不高

近年来，在高校进行了人事制度改革、干部制度改革，实行定员、定编、定岗，优化了人员结构比例，增加了专职教师编制，减少了其它专业技术人员和管理人员编制，各高校专职档案人员普遍减少,档案人员的工作量大大增加。例如，武汉某高校，在校生2万多人，档案馆管理教职工人事挡案、学生档案、综合档案，专职档案人员编制只有4个。少数高校，没有专职档案人员，档案工作由校办人员兼任。各高校档案管理队伍不稳定，变动频繁。由于档案部门在高校属于边缘化的部门，专职档案人员从专业技术和管理岗位晋升比其它部门要相对困难，因此，少数档案人员不安心本职工作，调动频繁。例如，武汉某高校档案馆一年调走3人。档案人员往往是由各部门的秘书兼任，这部分人员的调动更是频繁，不利于档案工作的长远规划和发展。高校档案管理人员普遍存在业务素质不高的问题，档案专业、计算机专业科班出身的人很少，大多数都是半路出家，文化程度偏低，整体年龄偏大。有些高校为了吸纳人才，将档案室当成解决家属就业问题的地方,这种人员配备方式，已经不能适应快速发展的信息时代要求，影响了高校档案信息化进程。

1.4档案信息化建设进程缓慢

目前，多数高校的档案馆，只是将文件级目录输入计算机，利用计算机进行检索，实际利用的还是档案实体，我们学校档案室也只是将1990—2009年档案的文件级目录输入计算机，没有进行全文扫描，只是利用计算机进行目录检索，还是利用档案实体进行查阅、复印；还有少数高校的档案管理仍采取手工作业方式，手工书写、整理、编目和利用；只有部分高校档案馆将档案中利用频繁的党办、校办文件、新生录取名册、毕业生名册、学生成绩单等进行全文扫描，实行计算机检索和打印；极少数高校建立了数字化档案馆，如上海交通大学、南京大学等。除此之外，在多数高校还存在着档案馆的管理系统与各部门的论文导读：
管理系统各不相同，又缺乏对接接口或统一的数据平台，影响校内档案信息资源的共享和电子档案的同步归档。源于：论文格式范文模板www.7ctime.com
(3)加快档案信息化建设进程。各高校在大力开发档案目录数据库的同时，要加强对馆藏开放档案的全文扫描工作，依据破损、老化、利用频繁档案优先扫描的原则进行，并将其放在档案馆网站上加以利用，实行网上全文检索。各高校要建立全校性的统一数据平台，有效地解决档案管理系统与其他各部门管理系统互不兼容的问题，消除信息孤岛，实现校内档案信息资源的共享和电子档案的同步归档。
(4)开展网上查询服务。各高校档案馆网站要开通“档案检索查询”、“网上咨询”等栏目，而且具有互动功能，从而保证利用者快速找到所需的档案信息。由于利用者要求是各种各样的，而且范围比较广泛，对档案馆的具体情况不了解，也不知道如何使用档案馆网站的检索系统，结果浪费了大量的时间。例如，各高校档案馆管理档案的类别各不相同，有的高校档案馆管理学生档案、教职工人事档案、综合档案，如武汉科技大学、武汉工程大学等；有的高校只是管理综合档案，学生档案、教职工人事档案由研究生院、招办、人事处档案室管理，如武汉大学等。我们学校的档案室只负责管理综合档案，学生档案由学工处管理，教职工人事档案由人事处管理，学生对这些具体情况不了解，往往总是到档案室调档，却无法获取所需档案。如果高校的档案馆网站上开通了“网上咨询”栏目，而且具有互动功能，那么学生只要点击该栏目，就会很快找到自己的档案所在部门。目前，只有极少数高校档案馆网站开通了“网上咨询”栏目，如浙江大学等。有的高校以邮件形式与用户进行沟通和答疑，每天都有专人负责回复邮件，而且还比较及时，收到了很好的效果，得到了师生的好评，如武汉大学等。因此，开展网上查询服务，是提高高校档案服务质量的有效方法。
(5)加强档案安全保护措施，确保档案安全。进行档案信息化建设的过程中，要重视档案信息的安全问题，一方面，凡是涉及国家、学校机密、个人隐私等内容的档案必须保密，做到“上网不涉密，涉密不上网”。另一方面，对存储在光盘上的电子档案要定期复制副本，对数据库要定期进行多重备份，使用防火墙技术、物理隔离、杀毒软件、网络安全检测、系统漏洞扫描、用户身份认证、访问权限控制、数据加密技术等安全防护措施，避免人为破坏、系统故障、病毒入侵造成计算机中档案信息的丢失或者泄密。除此之外，档案人员还要不断学习新的安全防护技术，及时解决出现的新问题，确保档案信息的安全[3]。
3、结语
高校档案管理水平的提升与高校的发展密切相关，两者形成互为支撑的关系，特别是在新时期高校改革不断深入的情况下，高校档案凭借它自身多年的沉淀和积累，在高校的各项工作中发挥着越来越重要的作用。因此，高校领导和全体师生应当重视档案工作，共同解决档案工作中出现的新问题，将高校档案管理工作推向一个新的层面。
参考文献
宋登云.当前档案征集工作的困镜及其对策[J].中国档案,2005(10):45.
夏新恩.档案信息网络化管理及有效利用的探讨[J].湖北档案,2002(7):18.
[3]谢红星.珞珈兰台文集[M].武汉:长江文艺出版社,2011:174.
源于：职称论文www.7ctime.com
作者简介:
江 燕（1959.9）、性别：女、学历：大学本科、职称：副研究馆员、研究方向：高校档案管理；
武红桥（1971.12）、性别：女、学历：硕士研究生、职称：馆员、 研究方向：高校档案信息化管理.