探究在建工程文档一体化管理系统在大型项目应用

论文导读：
【摘 要】随着大型项目建设的迅猛发展，建设工程档案作为企业安全生产、发展与技术改造的重要信息资源，已越来越大地发挥着它的作用。本文阐述了在建工程文档管理系统对一个国家重大建设项目的重要性，是促使企业档案过程管理的工作在新形势下向信息化方向迈进的必备工具。
【关键词】在建工程；文档管理；档案；大型项目
现在很多事业、企业单位都有数字化档案管理系统，但是很少有企业使用专业的在建工程文档一体化管理系统。在建工程施工过程中，要使用和生成大量的文件，这些文件材料是工程建设的依据和保障。工程施工文件既是工程质量的记录载体，也是工程理由处理及工程验收的依据。因此，加强工程建设项目文档形成过程的业务指导和监控管理是保证档案质量的重要环节。随着数字化档案系统的飞速发展，信息化建设在企业中的推广，促使企业档案过程管理的工作在新形势下向信息化方向迈进。因此，使用科学的在建工程文档一体化管理系统是大型项目管理好档案的必备工具。
在建工程文档一体化软件是指利用先进的信息化技术，配合科学的规范制度，实现企业工程项目文档的全生命周期制约，变传统的工程项目档案后端管理为先进的工程项目文档全过程监控管理。通过对工程项目中各阶段、各关键点的掌控，使档案达标验收变得水到渠成；使文档竣工整理变得轻松快速；使参建单位间的资料协作变得亲密无间。
1 大型项目在建过程中文档管理存在的理由

1.1 施工单位的档案管理工作不够重视

国家重大建设项目大都是建设工期长，且施工队伍流动性强，没有形成有效的档案组织管理网络，一是档案工作人员配置不健全，档案人员的职责不清；二是档案资料流向网络不健全，使得工程建设中技术、施工人员的调动、变更，导致人走档案走，人走档案没交接，人走档案没人做等现象出现，严重影响了档案工作的质量。

1.2 施工单位的档案意识淡薄

过去由于种种理由，施工单位一般比较重视工程质量和进度，而把施工资料的收集工作作为次要工作来抓，到工程竣工时，档案资料往往不齐全。建设工程档案在归档工作中经常出现材料不完整，遗失、遗漏的现像。其表现：一是施工项目中没有设置专门部门和专业档案管理人员来抓好该项工作，使工程档案材料没有实现集中统一管理，导致档案材料的遗漏和丢失。二是编制整理档案与工程进度时间不同步，甚至有的项目等到工程竣工验收时，才想到要抓档案工作，造成工程档案材料失散遗漏，给工程留下无法弥补的损失。

1.3 施工单位专业档案管理人员缺乏

从近几年参与我公司组织建设的炼油工程项目的施工单位档案管理情况来看，许多施工单位档案人员一般是新参加工作的同志多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生。熟悉档案法规和制度，熟练掌握电脑操作并对档案进行数字化管理的专业人才更奇缺。档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。
在施工队伍中，大多数技术人员没有经过专门档案业务技术培训，缺乏建立建设工程档案的基本知识。在组织施工及技术档案形成过程中，不按规范要求操作，造成工程档案质量低下。

1.4 施工过程文件缺乏监督管理，难保真实性、完整性

施工技术文件的形成缺乏工程管理人员的过程监督管理，造成交工档案与实际不符、不真实、不完整。一是，档案材料填写，数据前后不符。如定位测量记录经常出现填写项目不建全、漏填现象；施工单位的分项工程质量评定数据与实际不符等。二是，原材料的试样缺乏代表性，如钢筋只在一根上截取几段；混凝土试压试块单独精心养护、沙石也经精心挑选后再取样复试等等，这样复试出的结果严重缺乏代表性。三是，取样数量、频率严重不足，易发生不合格材料漏检的情况。有的甚至干脆把不合格报告拿掉。这样，一旦出现质量事故就会无档案可查，给工程留下重大隐患。
2 加强在建工程文档管理的策略
由于大型项目的建设周期长、参建单位众多、参建队伍素质参差不齐、项目文件形成的时间跨度大等特点，给档案收集的完整性、准确性、系统性带来很大的困难，业主必须积极行动起来，抓根本控源头，针对各阶段产生的文件进行必要的监控管理。以下是本人在建设大型项目的档案管理工作中，使用在建工程文档管理系统的一些经验。

2.1 选定符合项目管理目标的在建工程文档管理系统

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程项目立项、可行性研究、总体设计、基础设计、详细设计、物资采办、工程施工到工程项目验收的各个阶段，档案文件的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。所以须在工程项目从立项开始，建设单位就要指定专业档案系统开发商制定符合企业管理目标的在建工程文档管理系统，规定各参建单位在各自负责合同范围内的施工文件、施工图纸、信函、传真件、声像记录等文件的收集、管理工作必须与纸质同步录入系统，对工程进度与档案管理进度进行考核并与奖惩挂钩。

2.2 提高档案员的管理经验

使用在建工程文档一体化管理系统，参建单位欠缺工程文档管理经验的档案员可以按照该系统的整套标准模板库的指导，一样可以很好的完成整个工程项目文档资料的快速、齐全、准确的收集工作。该系统还提供专业化整理、组卷、归档的辅助工具，不用担心参建单位档案意识淡薄、专业档案管理人员缺乏等理由。业主档案部门在系统内规定档案整理和组卷规则，在单项工程完工后，参建单位就可以按照组卷规则，在业主档案部门的指导下，利用组卷专用工具，快速的完成档案的组卷工作，无需等到整个项目竣工。
通过使用科学规范的在建工程文档一体化管理系统，逐步提高参建单在建工程文档一体化管理系统在大型项目的应用论文资料由论文网www.7ctime.com提供,转载请保留地址.位相关人员档案管理工作素质和能力，实现档案管理的科学化、多元化、现代化，同时也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。因此建立一套具有现代科学技术知识和业务知识的专业工程文档一体化管理系统是建设大型项目的必备工具。

2.3 确保档案的完整性、准确性、系统性

众所周论文导读：准确性、系统性。2.4提高建设项目进度监控力度建设单位通过在建工程文档一体化管理系统收集信息、编制计划、监控进度风险、分析进度偏差、进度报告、计划调整等工作，保证项目管理者及时、准确、全面地掌控项目进展状态和进度风险，及时采取应对措施，保证项目进度始终处于受控状态，提高建设项目进度监控力度。2.
知，建设一座大型项目是一个施工周期长、人员多、施工环节复杂的建设过程，以往的施工单位都是随即记录施工过程，但是施工单位的办公场所比较复杂，项目开始时，施工单位的办公地点在施工现场外，随着施工的进度，施工单位办公室进入现场，待工程中交后，施工单位撤出现场办公，人员撤离等，随着办公场所的变换，堆积的过程资料在搬迁过程中部分丢失，补做的文件材料大部分数据失真。如果项目开始就使用在建工程文档一体化管理系统，所有参建单位把项目从开工到竣工的施工现场记录及时录入文档系统，业主工程管理人员、监理工程师能随时检查录入的施工记录，就算由于办公场所的变换导致资料的损失，也可以及时补充原始数据，大大降低了文件材料的失真率，保证最终档案的完整性、准确性、系统性。

2.4 提高建设项目进度监控力度

建设单位通过在建工程文档一体化管理系统收集信息、编制计划、监控进度风险、分析进度偏差、进度报告、计划调整等工作，保证项目管理者及时、准确、全面地掌控项目进展状态和进度风险，及时采取应对措施，保证项目进度始终处于受控状态，提高建设项目进度监控力度。

2.5 采用科学技术实现在建工程无纸化

使用在建工程文档一体化管理系统可以辅助企业的工程项目文档顺畅流转，推动各参建部门协同工作。建立一个工程专用局域网，联接包括设计、监理、施工、建设、工程部在内的所有参建单位。形成网络化的协同工作平台，完成零距离的信息交互。利用在线编辑、电子盖章、电子签名等先进的技术，工程项目文档资料完全可以实现在线流转、审批，大大提高工作效率，系统能够记录并显示文件的历次修改痕迹或修改稿，并具备将其与文件最终稿相关联的功能，保证电子文件的处理过程无差错，未被非正常改动，实现在建工程的无纸化办公。

2.6 采用各种安全措施保证电子文件的安全性

通过对在建工程文档一体化管理系统的访问制约、数据保护和系统安全保密监控管理，对用户进行权限管理，包括系统各部分的操作权限管理和数据操作权限管理，确保文档管理系统的安全性。系统能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录，系统使用先进的加密技术，保证电子文件在传输过程的安全性。对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施，确保电子文件的真实性。系统能够对数据库进行双机热备份和日志备份，能够使用安全的备份数据在数据库系统出错后完成数据恢复任务，确保文档系统的稳定性。

2.7 对项目档案的验收做到规范、严格把关

使用在建工程文档一体化管理系统能够把握项目档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，做好档案验收工作在建工程文档一体化管理系统在大型项目的应用论文资料由论文网www.7ctime.com提供,转载请保留地址.。依据在建工程文档一体化管理系统树结构目录框架，对照项目档案验收的程序、策略和要求，提前组织本单位自检本项目的前期文件、施工记录、隐蔽工程记录、监理文件和竣工图的编制情况；分阶段查漏补缺，发现理由，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保文件齐全完整和准确。
总之，大型建设项目是个规模大、工期长、形成材料多的集合体，这些工程档案不仅直接关系着企业的商业效益，还凝结着工程管理经验，是工程建设项目及其安全发展的宝贵财富。建设单位必须要重视工程建设项目文件形成后的收集、整理、组卷、归档，要把建设项目文档管理做到规范化、标准化、数字化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的，必须在项目立项之后建立健全项目档案管理规范以及建立符合项目要求的在建工程文档一体化管理系统为辅助工具，使参建单位在收集、整理、组卷、归档等工作既有法可依、有章可循，做到及时有序，又能实现纸质与电子文件同步的完整、准确、系统的管理目标。
【参考文献】
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[2]蒋穗珍.建设项目档案管理的重要性[J].大科技，2012（5）.
[3]高山，夏季.浅论信息化条件下如何改善档案管理工作[J].陕西林业，2011.
[责任编辑：刘帅]