阐述多媒体及网络技术在机关档案管理中意义
最后更新时间:2024-02-02
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论文导读:
机关档案管理工作是一项最基础的工作,利用现代化的手段科学有效的管理机关档案,对于构建和谐社会具有建设性的作用。为了适应机关单位发展的需要,必须在最短的时间内掌握和应用计算机网络技术的相关知识,并且将计算机网络技术应用到机关档案的管理工作中,可以极大的提升机关档案管理工作的效率。
1 计算机网络技术在档案管理中的作用
2 信息化管理出现的理由
3 实现信息化管理档案的具体步骤
机关档案管理工作是一项最基础的工作,利用现代化的手段科学有效的管理机关档案,对于构建和谐社会具有建设性的作用。为了适应机关单位发展的需要,必须在最短的时间内掌握和应用计算机网络技术的相关知识,并且将计算机网络技术应用到机关档案的管理工作中,可以极大的提升机关档案管理工作的效率。
1 计算机网络技术在档案管理中的作用
1.1 扩展资源开发的范围
传统的机关档案管理受限于信息传递技术的影响,并且机关档案管理单位的资源开发对象主要是已经存在的资源和相对很小范围的资源。在机关档案管理工作中引入计算机网络管理技术,可以彻底的摆脱档案管理的空间限制和时间限制,使得机关单位的档案管理工作可以随时随时进行。1.2 系统化管理
信息化网络技术不但具有增加数据储存的能力和安全可靠的性能,还可以使得档案管理比传统方式更加系统和快捷。一套非常完备的信息化档案管理系统包括:机关档案所有的数据信息、管理的内容和档案资源的全覆盖等非常突出的管理特点,而且在必要的时刻还可以和相关单位高度结合,确保了档案数据的时效性和统一性。1.3 精细化管理
在档案资源管理的工作中引入信息化管理技术,可以很好的满足机关单位对于档案精细化管理的要求和目的,利用信息化管理技术,可以在最短的时间内把每一种档案资源进行分类和整理,最终以一种数据的形式储存在信息系统中,而且可以随时随地对其进行查阅。2 信息化管理出现的理由
2.1 真实性无法保证
电子文件和电子档案很容易在信息系统中被别有用心的人修改,并且不会出现任何的修改痕迹。所以说在电子档案形成的时候,工作者没有办法留下一些特殊的痕迹。而且单位相关的负责人员更是没有办法在电子文件的材料磁盘上面签字确认,所以很大程度上影响了电子档案的真实性和可靠性。如果说有人对电子档案中部分资料进行了修改,工作人员和负责人也无从知晓。2.2 保密工作漏洞百出
利用网络技术可以在任何一个终端机器上面搜索到任何一个存贮信息的电子文件,而且一个电子档案可以同时发送给多个计算机终端。这个理由对于机关单位的电子档案保密工作带来了非常大的威胁。2.3 长久保存有遗漏
因为信息化办公的深入,很多事业单位基本上都实现了计算机办公,所有的政策信息和会议情况都会以电子文件的形式存贮在网络中,操作人员只要通过简单的按键操作,就可以得到自己需要的信息。这种办公模式确实简化了档案的规整程序和使用效率,但是如果出现计算机和网络终端被攻击的情况,那么电子文件和电子档案就会在瞬间全部消失或者是被复制,造成的损失是没有办法用经济衡量的。3 实现信息化管理档案的具体步骤