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简述高校办公室沟通艺术

论文导读:“通天塔”。  高校办公室的是学校的中枢部门,是承上启下的关键部门,要想使办公室的各项工作都得以正常运转,与部门的沟通是必不可少的。没有有效的沟通,一切工作都无从解决。  2.1沟通是实现目标的凝聚剂  高校办公室以服务工作为主,离开服务工作,高校办公室的工作就毫无作用。沟通是协调高校中个体、小部分,使之成为

浅谈高校办公室沟通艺术摘要:高校办公室是学校的重要综合办事机构,办公室各项工作要得以正常高效运转,办公室人员的沟通就起着至关重要的作用,这也是办公室人员素质的综合体现。但在实际工作中,高校办公室的沟通存在着一些理由,严重影响了工作,这就需要高校办公室人员掌握一些沟通的技巧:加强自身学习、学会抓主要矛盾等,做好与各种人群的沟通,提高工作效率。
  关键词:高校办公室 沟通 艺术
  1672-1578(2014)11-0070-021 研究背景
  高校办公室是学校的重要综合办事机构,它承担着组织大型会议活动、接待联络、文件拟发、上传下达、为领导出谋划策、为师生服务、协调各部门工作、管理学校日常事务等重要职责,可见高校办公室工作在学校工作中的地位是举足轻重且不可替代的。而办公室各项工作要得以正常高效运转,办公室工作人员的沟通就起着至关重要的作用,本文结合管理学原理,对高校办公室的沟通必要性、沟通存在的理由及如何进行有效的沟通进行了探讨。
  2 高校办公室沟通的重要性及必要性
  在一个单位中,可以说整个的管理工作都与沟通相关。企业中的管理中,管理者平均70%的时间都花在了沟通上,而企业的70%的理由都是由沟通障碍引起的。一个团队集体的失败大多都是由于沟通的失败,沟通理由搞好了,它在团队的力量就是一座“通天塔”。
  高校办公室的是学校的中枢部门,是承上启下的关键部门,要想使办公室的各项工作都得以正常运转,与部门的沟通是必不可少的。没有有效的沟通,一切工作都无从解决。
  2.1沟通是实现目标的凝聚剂
  高校办公室以服务工作为主,离开服务工作,高校办公室的工作就毫无作用。沟通是协调高校中个体、小部分,使之成为一个连贯的整体的凝聚剂。要想使学校上下形成统一思想、一致目标,有效的沟通是必不可少的。因此,学校工作从无到有、从少到多,沟通起着巨大的作用。
  2.2沟通是实现自我价值的基本途径
  领导需要下属掌握自己的想法、意图,来实现领导职能,而下属也想使领导了解关注自己的想法,这都需要沟通这个基本工具。在工作中,只有沟通顺畅,才能达到自己的目标,进而实现自我价值。
  2.3沟通是实现外部联系的桥梁
  学校不是孤零零的个体,是要与社会共同进步,共同发展的,是与外部环境紧密相连的,而外部环境处于不断变化中,学校要适应这种变化,就必须保持与外部的沟通联系,从而获得更好更优的发展机会。
  3 高校办公室中沟通存在的理由及影响
  沟通无时不在,无论在生活或是工作中,有人的地方就有沟通。由于受外部及内部等各种因素的干扰,高校办公室在实际的工作中,存在着一些沟通方面的理由,这些理由实实实在在的影响了办公室的工作。
  3.1沟通工作中容易出现一些理由
  高校办公室工作中面对的对象复杂,而人的思维也各不相同,在解决一些矛盾理由时,用的策略也有所不同,所以由于主观理由,也会使办公室沟通工作遭到误解。
  高校办公室工作服务性极强,而且会时有发生很多紧急事件,因此与外部门寻求协作时,会有语气急,态度冲的现象,这种沟通会激化部门矛盾。
  3.2参谋作用不强
  高校办公室的一项重要职能就是做好领导的参谋,为领导出谋划策。而往往在领导面前,工作人员总觉得自己职位低,经验少,不敢提意见出策略,没有一种敢闯敢冲的胆量,而只是“根据以往经验”、“以前”…依赖传统老式的做法,没有创新没有改善,使工作有了局限性,缺乏一种积极主动应对、参政议政、出点子的意识。
  工作人员工作不够细致,对学校中的一切事物感觉司空见惯,没有仔细观察研究,妄加想象与推断,真正涉及到数据乃至微小理由时,没有概念,就给不出意见,没有发挥参谋助手的作用。
  4 高校办公室沟通的技巧
  高校办公室接触的部门多,人群广,要想处理好办公室的各项工作,就要做到心里有数,有原则。
  4.1加强服务意识,做好各种沟通
  4.1.1与上沟通要有胆
  “上”指的是直属领导,部门领导、高校领导及上级部门领导。高校办公室在汇报请示工作、实施执行领导决策过程中,少不了与“上”的沟通。首先,与“上”沟通前,要提前做好功课,打好腹稿,就要沟通事情进行梳理,并进行换位深思,想想在沟通过程中,领导会有什么疑问,会提出什么理由,自己有没有解答方案,有几种方案供领导参考,每种方案的优点是什么,缺点是什么,都要进行深思并一一记录下来,做出比较。其次,与“上”沟通中,要听明白领导想表达的观点,切忌模棱两可,含糊不清,可采用询问式进行确认,清楚命令才能有好的执行力。在与“上”沟通中,要有胆,不卑不亢,不慌不忙,有良好的沟通仪态,能完整地表达自己要表达的事情,防止把自己想沟通的事情埋没掉。
  4.1.2与下沟通要有心
  “下”指的是与高校的下属单位,只是单纯的上、下级的级别关系,而不应有等级的差别,应该加强服务的意识。与“下”沟通时,要用心去交流。下面部门存在对上面部门规则、要求模糊、不清楚现象,有时会询问高校办公室人员的意见与倡议,只要不涉及原则性事宜,可诚心诚意地给予讲解与指导。这种沟通是特别有效的沟通。
  4.1.3水平沟通要有肺
  水平沟通是指与平级部门如学校的职能部门、二级学院人员进行沟通。水平沟通也可称为平行沟通、平等沟通。在与平级部门人员沟通时,注意沟通的方式及语气,切勿盛气凌人,切勿打着XX领导的旗号,进行命令、要求,如“领导说……”“领导要求……”,这种话语是比较生硬而且负面的,即使工作完成了,也会让人烦感,从此产生了沟通的障碍。而应该先从一项工作的难度讲起,再赞扬一下部门及人员优势,然后再发自肺腑的请求别人的帮助,把学校工作的事说成与自己息息相关的事,感恩别人的帮助,大家会愿意并乐意进行配合,这样的沟通是积极有效的沟通。 全文地址:http://www.7ctime.com/sylw/lw48021.html
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