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简论新形势下基本建设项目会计档案保管期限

论文导读:

新形势下基本建设项目会计档案保管期限探讨摘 要:基本建设会计档案(以下简称档案)是基本建设项目投资使用和项目产值的真实的原始记录。就企业而言,档案是固定资产(不动产)的原始凭据。在市场经济体制下,社会经济的发展,推动了企业的发展。同时,随着岁月推移,企业固定资产原值产生了增长速度较快的特点。改革开放三十多年来,这种市场特点越来越明显。档案定期保管,造成基本建设项目投资的会计档案过早销毁,弊多利少。笔者就此理由提出几点看法,以期能够与各位同行探讨。
  关键词:基本建设财务档案;保管期限;理由;探讨
  基本建设会计档案(以下简称档案)是基本建设项目投资使用和项目产值的真实的原始记录。就企业而言,基本建设档案是固定资产(不动产)的原始凭据。在市场经济体制下,社会经济的发展,推动了企业的发展。同时,随着岁月推移,企业固定资产原值产生了增长速度较快的特点。在改革开放三十多年来,这种市场特点越来越明显。本人认为企业的此类档案应当适应经济发展实际情况和企业长远发展的根本利益。档案定期保管,造成基本建设项目投资的会计档案过早销毁,弊多利少。因此,应当由定期保管改为永久保管。其理由如下:
  一、基本建设财务档案管理的特征及作用
  档案管理工作按基本性质来说,是综合了管理性、服务性、政治性三种性质的工作。财务档案是一种在财务核算活动中形成的、具有一定保存价值的会计记录,各种财务记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对财务档案的重视程度如何,也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。财务档案在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面,具有十分重要的利用价值。如:信息保障作用、维系管理作用、监督检查作用、经济历史研究作用、凭证、查考作用等。财务档案管理工作是行政事业单位管理工作的重要组成部分,是其有效开展各项工作和活动的基础,对事业单位的发展起着不容忽视的作用。
  二、不利于发挥档案无可替代的作用
  企业单位的财务档案是其进行经济活动的最原始的记录和最真实的反映,是其有效开展各项工作和活动的基础,是各单位的最重要的档案之一,也是为以后出现纠纷和解决纠纷所储备的主要凭证。按照《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等有关规定和档案管理惯例,凭证、账簿档案均为定期(涉外的永久)。其中,凭证保管期限15年,账簿保管期限25年。这种规定、惯例,对于经营成本管理的一般科目,十分必要,也十分合理、无可非议。但是,对于涉及企业产业产权的档案(关系到企业合法权益),定期保管期限实在是太短太短。事实证明,在维护企业的合法权益如:解决土地纠纷中,凭一张土地使用费、青苗补偿费等交款凭证,就可以决定土地使用权属;配套设施费等缴费凭证,就可以解决房屋产权的归属;凭一份付款凭证,就可以化解一项经济纠纷。与建设项目档案配合使用,将会为解决企业产业产权、经济、技术、土地等各种纠纷提供有力证据,产生更佳效果。2002年在公司改制期间,为明晰资产,需要 公司的公用住房的房屋产权证。由于公司始建于1987年,如果补办产权证需要交纳600余万元的城市建筑配套费,经查阅当年的 施工执照时的缴费凭证,此笔费用在当年已交清,避开了重复缴费,顺利完成了房屋产权证的 。因此,企业的基本建设会计档案具有无可替代的重要作用。
  三、原保管期限不能体现档案的长远价值
  保管期限是体现档案价值的唯一标准。按照国档发[1988]4 号《基本建设项目档案材料管理暂行规定》等国家有关规定,基本建设项目档案保管期限表中,投资业主方保存的档案绝大多数是永久保管,特别是基本建设档案部分基本为永久保管,少数档案长期保管,极少数档案短期保管,短期保管的档案最少也要保存15年。而涉及企业产业产权、固定资产原始凭证的会计档案(含凭证、账簿、财务报表),保管期限却如此之短,与社会发展不对等,与企业管理不适应,不能真正体现档案的长远价值。
  四、失去了固定资产增值的原始依据
  众所周知,市场经济促使经济发展,也促使固定资产增值。近几年,固定资产增值速度更快。按照经济规律,原值和经济增长系数因素,就等于现值。而基本建设会计档案就是原值的原始依据。基本建设项目决算却是二次“产品”,只能作为参考,不能作为原始依据。
  五、不利于资产收购、转让
  档案定期保管、过早销毁,失去有效的原始依据,将会造成固定资产价值评估失真、失准,给体制改革(收购、转让、兼并、分立等)带来诸多不利因素。
  六、不利于保护“孤本”档案
  基本建设会计档案是企业独有的宝贵财富,没有副本。常言道:“判处死刑,手下留情”。由于对企业档案的特点、价值、作用缺乏足够的认识,特别是对市场经济下的企业档案,往往以计划经济的模式, 市场经济的事情,以行政会计档案管理办法,对待企业会计档案管理业务。现行的《企业会计档案归档范围和保管期限表》仍然保留着计划经济的烙印。参考某些外资企业、集体企业、个体企业,属于固定资产投资的会计档案,无论是哪种保管期限,都无限延长保管。甚至于不敢销毁,也不能销毁。
  七、保管期限原则不统一
  由于企业档案管理和财务管理原则和策略不同,常常发现一些属于基本建设项目档案永久保存的文件原件(独一份),被财务部门当作付款凭证的附件(按15年保管期限)保存,使得企业建设项目档案不完整,缺少权威的原件。所以特倡议,需要作为附件用的文件,在只有一份原件的情况下,可用复制件代替附件。原件归入相应的建设项目档案,保证企业重点档案的完整性和权威性。本人认为,凡涉及企业产业产权的各种文件,都应当永久保管,无论是什么门类的档案。这也是新形势下的档案管理原则,也是值得吸取的历史经验。其他经营管理会计核算文件(如:办公费、小型维修费、出差费、电话费、通讯费等正常开支凭证、账簿)的保管期限小于15年保管,也毫不影响大局和企业长远发展需要的原则。换句话说,就是企业档案管理既要符合上级规定的原则,更要服从企业长远发展需要。
  依据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《企业档案管理规定》授权,企业可以根据国家有关规定,结合实际情况制定、修订、完善本企业档案管理,践行科学发展观。所以,本人希望从理论上共同探讨、管理中不断加强、实践中不断创新、事业上不断进步,为企业负责,为经济建设尽力,适应经济建设发展的形势。 全文地址:http://www.7ctime.com/syhjlw/lw41645.html
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