试述企业档案信息化管理

论文导读：展信息化建设的科学必要性新时期，各行业企业快速发展，建设规模持续扩充，构成的档案类别与总量渐渐增加，企业要想在多变复杂的档案之中探寻有价值信息便需要开创信息化管理工作环境。档案管理信息化核心基础为信息资源，做好开发利用尤为重要。而该环节则受到开发应用时效性以及广泛性的影响。总结来讲，现代企业实施档案管
摘要：信息时代，做好企业信息化档案管理尤为重要。可发挥档案信息综合应用优势，对企业发展管理、经营决策、生产建设起到良好的推动作用。为此，本文就企业档案信息化管理展开研究，通过目前状况分析制定科学有效的实践管理策略，对提升档案管理综合水平，强化企业核心竞争力，令其实现又好又快的全面发展，有重要的实践作用。
关键词：企业档案；信息化；管理
1001-828X（2014）04-00-01
一、前言
信息时代，企业资源种类更为丰富，对于信息档案应用需求日益庞大，因此对企业档案管理工作提出了更高的要求。为适应时代特征，企业档案管理应有效的打破传统工作模式，开展信息化管理，创新工作手段，方能为企业庞大的生产建设、繁重的经营管理工作提供更多便利，开创高效优质的信息服务应用环境，实现可持续的全面发展。

二、企业档案管理开展信息化建设的科学必要性

新时期，各行业企业快速发展，建设规模持续扩充，构成的档案类别与总量渐渐增加，企业要想在多变复杂的档案之中探寻有价值信息便需要开创信息化管理工作环境。档案管理信息化核心基础为信息资源，做好开发利用尤为重要。而该环节则受到开发应用时效性以及广泛性的影响。总结来讲，现代企业实施档案管理即企业档案的全面信息化管理。现代化信息技术的快速发展应用可持续扩充企业档案总体储存信息量，尤其是丰富应用的缩微技术、扫描处理、光盘技术，更是令档案信息总量越发庞大，存储密度较纸质档案信息高出多倍。通常纸质文件用于记录文字以及图表等数据信息，而电子档案却可在相同的文档之中同步登记文字以及动画、视频、声音等各类信息。对比来讲，应用较少的空间便可存储庞大信息，同时开发应用速度较快、体现了良好的便利性。该类特征不但可提升企业信息档案的应用交流以及共享水平，还可扩充档案管理服务范畴领域。为此企业档案信息化管理变成现代企业发展的大势所趋。不仅是符合时代特征的必有途径，同时也是企业持续全面发展的客观需要，可良好的提升企业信息化档案管理整体服务水平。

三、企业档案信息化管理建设工作状况

企业档案信息化管理建设过程中，常常出现资源开发有限，交流以及共享水平不高的理由。具体表现在下述几个方面。企业管理工具软件无法符合档案信息应用管理需要，没能适应属性、特征以及职能各异的资源管理工作标准。当前企业还没开发研究出可符合自身发展需求的档案管理一体化工作系统软件。企业实施信息化建设阶段中，基于基层单位会基于自身需要开发各自的软件系统，进而形成了数据接口不统一、无法互用的理由。同时，企业档案信息化管理还呈现出基础工作欠缺规范性，资源共享性不足的理由。档案管理首要核心为业务工作规范性，应创建完善健全的档案工作标准，确保应用工具软件的清晰有序，不应令系统以及网络建设存在各行其是的理由，这样只能导致层次不一，影响服务水平以及资源开发与共享。实践工作中还存在档案著录工作细则没有良好相容的理由，系统软件无法良好的移植，进而影响了档案管理信息化的发展建设进程。另外，企业档案管理工作中还存在储存技术相对滞后，收集汇总数字化手段无法良好规范的理由。

四、企业档案信息化管理科学策略

（一）完善基础建设，优化局域网系统。企业档案管理信息化化，事实上为全面应用计算机网络手段技术，借助网络的创建运转，良好的打破档案信息、各类应用资源所有方限制，创建便利化同时可控、可用的档案信息网络应用体系。为提升信息化管理水平，企业应优化局域网系统建设，通过数字签名、良好的信息认证、有效的身份校验以及完善的加密保护，令企业之中各个联网电脑均可依据应用需求实时在本机中自动搜寻完成录入并存储在服务器之中的信息档案。企业还应利用局域网进行国际互联，进而实现更为广泛的信息资源开发、收集以及综合应用。
（二）优化物理归档管理。应用优秀的磁介质档案信息存储设施，可良好的应对电子文档以及信息化档案管理工作中出现的失漏理由。电子信息文档的综合一体化应用管理为数字化信息档案有效归档的途径方式，主体利用计算机网络系统管理实现，为一类便捷快速的有效策略。通常企业应在做完逻辑归档之后，将所需归档电子信息文档汇总下载至档案馆可安全完整存储的脱机介质之中，进而实现良好的物理归档，可确保数字化档案信息各类数据内容、应用背景、原始数据的全面整体性，令其不会由于时过境迁而丢失掉文件信息构成的背景以及具体运转环境。
（三）完善企业信息档案资源管理建设。企业应科学应用计算机、网络技术，完善档案机读目录信息数据库系统的管理建设，提升档案信息检索应用整体服务质量。企业档案应依据我国以及各地区省市档案局颁布的有关电子文件、公文信息的储存管理、归档相关工作要求标准，积极全面的开发与不断推广符合企业特征、发展属性、现实需求的信息化档案管理工作软件。强化对本单位基层部门电子信息文件的汇总收集、规范整理、有效归档、综合保管、全面应用、科学鉴定以及销毁处理等环节的引导、制约与监督。应良好体系具有保存应用价值的电子档案的原始性、精准性、整体性、可靠性以及可识别性，进而夯实电子文档信息的法律凭证基础地位。再者，企业应创建优质的归档电子信息数据库系统，不断推动管理档案向着数字化方向发展，应强化当前文件信息的服务建设，创建现行档案信息目录数据库系统以及全文数据库。通过高效科学的计算机信息化管理，完成网络查询以及便利应用，进而真正为企业单位、各类不同用户提供更为便利快捷、人性化、丰富性的档案信息服务，推进企业赢取竞争主动，实现快速持久发展。
五、结语
总之，现代企业档案管理应立足当下，树立长远目标，开创信息化建设的有利条件，全面应用现代化信息技术手段，尝试企业档案资源高效性、信息化应用管理的全新途径与创新方式。同时，应有效的汇总各类纸质档案、丰富的光盘音像资料、数字化档案资源，快速创建形成集档案信息应用开发、检索处理等丰富功能于一身的服务管理体系，激发网络系统在企业档案管理工作中的核心效用价值，进而令档案信息化管理发展进程全面提速，创设明显的经济效益与社会效益。
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