研究基于数字信息化下学校档案管理

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摘 要：随着科学技术的不断进步，数字信息化时代已经进入到我们的生活和工作当中，为了适应社会的发展和学生的需求，档案数字化建设是摆在我们面前的重要课题，我们需要更多的研究和分析。
关键词：数字化；信息化；学校；档案管理
中图分类号：G647.24
学校档案管理的信息化，其实就是学校档案的数字化，是指利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘磁带光盘等数字载体上并能被计基于数字信息化下的学校档案管理由优秀论文网站www.7ctime.com提供,助您写好论文.算机处理的图像或文本的过程。
1 档案数字化是信息时代的需要
随着时代的发展，特别是《全国档案信息化建设实施纲要》的实施，根据有关规定，大部分学校档案信息化建设已经发展10余年了，信息时代已经到来，各类学校在信息采集、信息提供、信息处理等环节做出不少工作，特别在基础设施建设方面投入很大，在网络建设上主要投入计算机、交换机、路由器、服务器、存储器等硬件设施，同时投入计算机的操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等作为信息网络建设的软件投入，与信息相连接的是一个庞大的网络，即计算机网络，为档案信息传输、交换和资源共享提供基础保障。
在此基础上，主要要完成信息资源建设和应用系统建设的工作，在这个建设过程中，档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。资源是可以利用的，也是可以创造的，档案信息资源也是如此，需要建设，需要开发，更需要维护。
最后就是档案信息建设的标准规范文件建设，形成统一的、国际化标准的电子文件，并进行一定语言上的描述、进行安全方面的存储，有利于方便查询、交换，并可以在网上传输和管理等，必须要有统一的标准、规范，并付诸实施，使其能够健康有序发展。
2 学校档案管理数字化目前状况
目前，档案信息化建设无疑是学校各个系统建设工程中的一部分，学校在一定程度上需要把档案信息化建设成为面向社会、面向未来的档案管理模式，档案管理工作完成从档案实体逐渐转变为档案数字化形式的一个蜕变，也是体现学校软实力的一个重要举措，在这个实施过程中，为了实现资源有效利用，网络资源的实时共享，并便于相互间的储存和有效对接。从现实情况来看，无论是在学校管理工作档案信息资源作用的发挥；还是开拓视野，方便、快捷地查询，安全储存等方面都取得了很好的成效，但是，从标准、规范的角度来看，还有许多具体理由需要加以解决。

2.1 对档案信息化思想认识的误区

档案信息化并没有一套较为完整的理论是存在这种认识的根本，单一的理解和单一的电子化操作，没有形成规模和信息化的需求共享，最突出的表现是认为信息化就是电子化、数字化，把档案文献的数字化理解为档案管理的信息化，忽视了中间一些关键的标准建设和信息共享。 学校为了追求档案管理的信息化，忽视了许多细则标准与指标体系，只在纸质档案数字化的速度、进度上追求一定量的效率，忽视其实质内容，不了解档案信息化要有一套完整的体系来运转，不能只限定在一定数量的电子设备，更重要的还在于对数字化概念的理解，对数字信息化建设的规划与论证研究等。近年来，无论是中等职业学校还是部分档案机构，相当多的在档案库把大量精力放在数字化加工的基础上，企图通过这个加工来提高数字化进程，其目的是减少人力劳作和频繁进出库房借阅档案的劳顿之苦，在一定程度上是一种圈内或者一定范围内的电子数据的收集和管理工作。这是在一个范围内或者一个部门内出现的误区，另一误区就是认为信息化是档案部门与有限的几个部门的之间的信息化，并不是需求关系的信息化，缺乏一定的系统观念，没有形成整体优势，实现信息资源共享。

2.2 档案信息化建设中管理漏洞多

管理，就是对一件事物的统筹、计划、实施、反馈整个过程的监督和管控，档案信息化管理也是如此，但是在实施过程中，各个环节都存在一定的漏洞，造成信息化建设不够畅通，甚至停滞不前，敷衍了事。
第一，档案管理的宏观调控失灵，缺少周密的计划和强有力的组织实施，没有把档案信息化纳入学校整体的发展格局中，造成单一部门的愚公移山之景象，说到底就是在政策、资金、技术等方面缺乏支持力度。
第二，重复建设理由，由于缺乏整体统一的规划和有序的推进，一个时期或者一个阶段所做的工作几乎都是重复的，目标混乱，目标错位，没有切实可行的操作方案和调查研究，盲目购置或者超前购置，造成设备与技术、技术与需求不协调，不配合等矛盾，造成了相当大的浪费，使信息化建设难以持续发展。
第三，信息价值不对等理由，由于储存的一定量的信息在流通中也存在许多理由，比如各类档案信息不平衡、信息缺乏或者信息过剩造成的信息失真，由于加工缺乏可持续性，在信息节点出现断档情况，造成信息价值受损。中职学校在照片档案的信息量的管理和存储上较突出。

2.3 档案信息化建设中的质量理由

由于以上理由，在处理信息化过程中，出现许多需求不协调、标准不一的情况，特别是在设计信息网络体系结构、选择软硬环境、确定技术标准等方面没有确保其可行性和可靠性的设计，缺乏信息建设的技术应用发展的前瞻性和可扩展性。对于相关标准，不仅体系复杂，而且信息技术不断地处于更新状态下，而且更新速度比较快，要求在技术的兼容性、可操作性上都是可持续发展的，由于缺乏相关的重视程度，很难在这点上做到标准化的信息建设格局。
另外，信息化质量保证重要的一点就是系统的安全稳定工程，缺乏安全性能的技术永远都是最危险的，特别是信息技术。质量如何确保，信息如何对等传输，一直是各大院校特别是中等职校所不能及的。

2.4 档案信息化建设中人的理由

一说信息化、数字化，人们更多的是于计算机联系到一起，很难将人的因素放在第一位，其实这个不是对错的理由，是一个思维习惯的理由，再先进的仪器都要靠人来操作，特别是专业的对口，不但要求有有较高的知识层次和先进技术水平，当然不能只会计算机操作，还要有信息技术专业的基本素质，还要有建设、开发本岗位适应时展需要的人才和人才储备，有协助领导完成相关的技术决策、信息建设标准以及可持续发展的战略论文导读：原文出自:中报教育网论文中心 www.zbjy.cn
考虑倡议等。特别是中等职校档案工作人员要么毕业于非档案管理专业，要么就是安排闲散人员就职；因此，加强档案管理人员的继续教育和培训是非常必要的，这样才会跟上档案工作的需求和提高工作水平。
3 学校档案管理数字化倡议
根据前文叙述，对标准化的档案数字化建设来说，我们要做的事情还很多，主要从以下几点出发，来更好的完成学校档案管理工作：
3.1 标准化、规范化。目前，由于出现诸多非标准的应用软件，不但在标准化方面有待提高，在规范化方面也需要提高，在选取和使用的时候要提前做好研究和分析工作，做好统筹安排，进行可行性研究，并不断借鉴和参考，提高档案建设的信息化。
3.2 做好数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便使用。一般来说，档案信息管理系统包括收集、鉴定和筛选档案材料的输入系统，对收集来的档案材料进行特征描述和信息存贮的存贮系统，提供多种检索途径和检索手段的输出系统和通过使用户和系统之间得以交互信息的反馈系统。
3.3 实行全员参与，基础建设的档案提取工作，要求单位内部进行网络信息采集，对于各档案管理部门与校综合档案室的电子信息的有效对接，不断提高档案工作质量。
3.4 提高从业人员素质，主要是对口专业的对口对位，不能安排半路出身的或者为了安排而安排闲杂人等从事档案工作的信息化建设；档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，档案人员必须及时进行在职的教育培训，借助培训平台，掌握新技术，更新档案专业知识，以适应新形势下的档案管理工作。
4 结语
随着我国互联网技术的普及，档案管理信息化管理工作出现了新的发展机遇，由于传统的管理模式和理念向现代管理模式和理念转变，档案管理工作应发挥出自有的经济效益及社会效益。
参考文献：
[1]谢碧慧.论信息化时代的学校档案管理工作创新[J].才智，2012（8）.
[2]王成.当前学校档案管理工作存在的理由与策略[J].办公室业务，2012（14）.
作者单位：青岛工贸职业学校（45中），山东青岛 266041