试谈电子文件在档案管理中应用

论文导读：
关键词：电子文件；档案管理；
中图分类号：G271
近年来随着计算机技术的发展和进步，计算机被应用于档案管理工作中，即形成电子档案管理系统。档案工作的效率较为原有的传统人工管理转化成计算机信息化管理，并有效提高了档案工作的效率与质量，推动档案信息资源更好的开发与利用。

1、电子档案的内容含义

1.1电子文件及其特点

电子档案存在着多种定义：美国联邦管理法规将其定义为“电子档案包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。“国际档案理事会将其定义为电子档案是一种通过数字电离进行操作、传输或处理的文件”。
1.2.本文探讨的电子文件包括以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的各种文件材料，如电子文档电子报表电子图纸、电子图片、多媒体视频资料等等。与传统的纸质文件比较，电子文件有下下特点：电子文件的读取需要电脑和现代化办公设备；同时电子文件易于完成检索、复制、传输等管理工作；电子文件易存储。

2.电子文件应用于科技档案管理的可行性

2.1科技档案的特点是便宜，其适于电子文件管理。科技档案中涉及到大量的图表、照片、录音、录像等资料，而图纸、表格、图片、多媒体、音视频等均可以形成电子文件，且便于完成检索、复制、传输等管理工作。
2..2计算机多媒体技术及网络的发展为电子文件应用于科技档案管理提供了可行性。随着计算机技术的发展与普及，计算机管理目前已广泛应用于企业生产管理活动中的方方面面，这就为电子文件夹应用于科技档案管理提供了可行性。
2.3.首先，在为科技档案馆提供资料的各种企事业单位中，管理信息系统（MIS）及计算机（CAD）等计算机技术已经得到了广泛的应用，办公自动化、无纸化办公日渐普及，这就使档案工作的生成方式发生很大变化。这些单位在进行产品设计、文件的起草、数据的统计及处理时，都可以借助计算机直接形成电子图纸、电子文档表格，多媒体声像资料等电子文件，为电子文件应用于科技档案管理提供了大量的原始资料和素材。其次，随着档案管理办公条件的改善，办公自动化、网络化已经得到普及，这为档案管理部门处理电子文件提供了有效的保障。

3.电子文件应用于档案管理的优势

3.1.与传统的纸质文件相比，电子文件具有以下优点：1.省钱。采用电子文件管理档案，只在初期取得文件夹时要投入一定的资金，文件取得后，只需花少量费用进行复制即可，而采用传统的纸质文件对档案进行手工编研，需要很多的经费，由此给国家和档案部门造成财力负担。2.省力。采用电子文件管理档案，可充分利用和发挥计算机、网络等各种现代化办公设备的潜能，使文件的查询、修改、保存、传输等级工作更易完成，可大量节省人力、物力。3.省时，采用电子文件管理档案，可以缩短二次文献信息的加工时间，从而提高档案信息的时效性。4.高效。采用电子文件管理档案，信息成果可多份拷贝，从而扩大了档案的应用领域，拓宽了服务范围，取得良好的社会效益。
3.2.与传统档案缩微技术相比，电子文件具有如下优点（1）电子文件制取设备简单，易于推广普及，一般的企业单位或档案管理部门利用现有的计算机设备再附加一些设施，操作人员稍加培训，按照提示进行操作即可取得。（2）电子文件易于保存。电子文件可保存在光盘上，光盘存储密度高，一张普通的能存储的内容相当于上面的A4文件或16毫米缩微胶卷的存储量。

4.电子文件应用于科技档案管理的实施步骤

4.1电子文件的取得。对于新生成的档案，可以要求相关单位在提供纸质文件的同时再提供一套电子文件，从而使档案管理部门可直接获得电子图纸，电子文件、电子图片、电子音、视频文件等。对于原有的纸文件，档案管理部门可在条件允许的情况下利用计算机、扫描仪、数码照机等设备，通过文字录入、图纸扫描、拍照等手段，逐步取得原有档案文件的电子版。
4.2电子文件的利用。相关管理部门要加大电子文件推广应用的力度，使电子文件应用的范围逐步扩大。档案管理部门及相关部门应当为电子文件提供条件。主要为改善办公条件，为人员提供多媒体计算机、局域网、互联网等设备设施；为相关人员提供培训，使他们能够熟练掌握这些先设备的使用技术，为其应用电子文件奠定基础。
4.3电子文件的保存。电子文件的载体材料主要是光盘，保存光盘的理想温度为16C-0C，相对湿度为40%（5%）。在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施，尘会污染光盘表面，形成物理损坏，造成记录信息的损毁；尘中所含的化学成分会不同程度地引起光盘，使数据丢失。在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。有害气体和光线对光盘的破坏力很大。有害气体在一定条件下腐蚀、破坏光盘基老化、变质，电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料载体材料发生光氧反应，使盘基老化，强度下降。

5.电子文件应用于科技档案管理的难点及策略

电子文件已广泛应用于科技管已成为一种趋势，但就目前的实际情况看，还存在一些不足，主要有以下几点：
5.1规章制度不够健全。由于目前科技档案管理还没有得到普及，各级领导及有关人员对此项工作缺乏认识，因此在部分档案管理部门还没有形成健全的规章制度，导致在管理上出现理由，如电子文件的取得难、收集难、管理难，要解决这些理由，就要加大宣传档案管理电子化力度，建立建全规章制度，促使档案的相关部门把收集、保管和利用好科技档案的电子文件当成一件大事来抓，以保证档案内容的齐全和完整。
5.2管理人员素质不齐。档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。要想解决这个理由，一方面要吸引优秀的科研人员从事管理队伍中，另一方面要加强对现有人员的培训，使这些人员不断提高管理水平论文导读：社会进步做出应有的贡献。参考文献：赵沈贵.档案信息管理和传统管理。档案学通讯，2006，（3）.叶哗.信息时代档案管理浅析.云南档案，2008，（11）.熊宏斌.档案目录数据库的数据要求.档案学通讯，2005，（3）.上一页12
和能力，使档案管理队伍成为具有高素质、高水平的队伍，为科技档案管电子化的推广实施创造条件。
5.3管理系统不够完善。目前还没有形成一套系统的、规范的、标准化的科技管理系统，档案信息系统和网络建设层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应电子文件信息资源共享的要求，要解决这个理由，就要编制、推广一套科学、规范的档案管理系统，充分发挥电子文件的在档案管理中的应用，为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
参考文献：
[1] 赵沈贵.档案信息管理和传统管理。档案学通讯，2006，（3）.
[2] 叶哗.信息时代档案管理浅析.云南档案，2008，（11）.
[3] 熊宏斌.档案目录数据库的数据要求.档案学通讯，2005，（3）.