关于文书档案管理

论文导读：
【摘 要】随着全球化、信息化和网络化的发展，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案，从而大大节省了档案装具与库房的存储空间、检索快捷，提高利用率。如何利用信息技术实现电子档案的科学管理已成为档案界亟待解决的重要理由，如何避开信息泄露或丢失、数据完整性被破坏、网络病毒的威胁、电子档案的真实性、电子档案的保护手段、修复技术和安全防护等一系列理由。带来这些理由和困惑的同时，将计算机技术和互联网技术应用到档案管理工作已并非是传统档案管理的延伸，而是档案管理中的一次实质性的飞跃和发展。
【关键词】电子文件；档案管理；理由
引言：
伴随计算机技术和互联网应用的普及，网络的开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入网络。电子系统中大量的公文通过网络发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

（一）提高办公效率。 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。档案管理工作中，在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序。因而无论是起草还是传递，都变得简单易行。
（二）信息共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以准确查找文件，不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门情况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
（三）保存稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命更长。纸张的耐久性取决于保管条件，如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
（四）提高了文件传递的速度和安全性。日常公文过程中，人员因为某些理由，使文件在传递过程中丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过办公自动化系统进行传递，遇到出差等情况，还可以通过VPN设备，进入公司内网进行办公，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的理由

（一）电子文件保密性受限制。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。种种理由都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
（二）对档案综合管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、策略和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。实现档案信息办公自动化，不仅满足于一般的计算机操作水平、较高的知识层次和先进技术水平，更要有高度保密意识。

三、针对在实践应用过程中遇到的理由我提出了几点策略

（一）办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
（二）提高档案人员的综合素质：1、从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果；2、以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；3、加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
（三）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需论文导读：要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。参考文献：邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社.董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社.作者简介：顾霞娣，1981年1月8日，女，上海，汉，本科，文书管理，西气东输管道公司，市场开发与销售部。上一页12
要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
参考文献：
[1]邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社.
[2]董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社.
作者简介：顾霞娣，1981年1月8日，女，上海，汉，本科，文书管理，西气东输管道公司，市场开发与销售部。