阐释提升档案管理信息化技术水平路径深思

论文导读：。鉴于用户类型与档案使用目的的不同，应当对用户权限作出分类，以免档案资料直接面向复杂的用户群，埋下安全隐患。3.2系统架构设计实践中，系统开发三层B/S结构（如图3-1所示）即浏览器、服务器、数据库。第一层——操作层。用户操作后，通过浏览器将操作指令传输到服务器。浏览器的主要功能是用户操作与呈现查询的结
摘要：传统档案数据冗余度高，唯一性不足，往往造成档案数据失真。而档案管理信息化能够有效提升档案数据的唯一性，最大限度减少数据冗余，提升档案管理的科学化水平。故本文从档案管理工作流程入手，运用信息化思维，对如何提升档案管理科学化水平的系统架构设计作了详尽分析。
关键词：档案管理 信息化 技术管理

1.档案管理系统需求分析

1.1档案管理工作流程分析

档案在入库之前需要经过立卷、组卷、审卷等多个环节，如图1-1所示。
首先介绍档案的来源处。如，上级机关发布的行政指令、公文或者公告，以及到本机关申办事务的人员所呈报的申请证明等都是档案的来源之处。其次是档案立卷。即将上述资料或证明文件呈交至相关部门，由部门负责统一立卷，再由档案管理人员将不同文档类型分别整合至相应的文档库，完成初步归档。最后按照档案编码规则对整合的档案进行分卷包装并拟定标题。但这一步的完成并不意味正式入库，还需要档案管理部门进行入库前审查。

1.2档案管理系统功能

档案管理系统功能主要是由五大功能模块组成：基础数据管理功能、综合查询功能、日常管理功能、系统管理功能和统计盘点（如图1-2所示）。
图1-2

2.现代档案管理系统功能技术分析

2.1入库管理

与档案入库过程相关的数据都需要在系统中提前定义，并在立卷阶段将其录入数据库，包括操作用户和管理部门，存储位置和卷标名称等基础数据。需要注意，档案入库时的运转系统应具备信息编辑、删除、复制等功能。归档入库文档应统一实现电子文件的批量挂接，方便用户在进行查找后直接浏览文档。

2.2档案编目整理

立卷后的档案后续工作就是分卷。档案管理员将各个部门提交的文件按照不同类型分别收归，然后划入未归档库内，再经过编目后归入己归档库（如图2-1所示）。

2.3统计报表统计报表

统计报表的作用主要体现在为档案管理员或借阅人员在相应的模块中自定义查询的类型、时间、输出文档的格式，制定并确定输出文档的位置，再通过系统将按照先前设定路径进行统计，最后将结果输出。

2.4借阅管理

对于纸质档案，用户可以在查阅档案后申请借阅档案，但必须在规定的时限内返还，如在借阅期满后未有及时交还的，应追催其予以返还。对于电子类档案，则在审核批准后予以直接下载，不受归还时间限制。但对这一操作，需要档案管理人员对下载用户和文档现存量进行跟踪统计。上述两种类型的文档，都应进行检索统计与借阅统计，以便日后完善管理措施。

2.5销毁管理

由于档案数量是日积月累，库存日益庞大的，对于其中超出时效的档案，应及时进行销毁处理。由此，在进行这一操作时，先要确保销毁的卷宗对各个部门工作并无影响；其次要进行文件鉴定，对于符合销毁鉴定的划入执行销毁处理类目，但需要对该范畴内的档案建立系统日志，以供日后查询。而未能通过销毁鉴定的档案则应重新收编入库。

3.提升档案管理信息化技术的系统架构设计——以B/S架构为例

3.1系统设计原则主要遵循以下几点：

第一，操作简易原则。档案管理人员对电脑硬件及系统软件的了解度和实践经验各有不同，差别较大，但大多数工作人员对Windows微软系列的办公软件认知度较高。所以从操作角度出发，对于档案管理系统的设计，应尽量保持与Windows微软系统一致，降低培训难度，顺应常态操作惯性。
第二，新颖先进原则。系统设计应结合时下最新计算机科技技术，与先进的档案管理理念高效融合，保证系统的设计具有一定现实作用和前瞻性。
第三，权限分明原则。鉴于用户类型与档案使用目的的不同，应当对用户权限作出分类，以免档案资料直接面向复杂的用户群，埋下安全隐患。

3.2系统架构设计

实践中，系统开发三层B/S结构（如图3-1所示）即浏览器、服务器、数据库。
第一层——操作层。用户操作后，通过浏览器将操作指令传输到服务器。浏览器的主要功能是用户操作与呈现查询的结果。
第二层——服务器。这是一个功能层，主要负责分析和执行用户的要求，并直接与数据库进行连接。
第三层——数据层。而本次系统开发使用的是SQL Server数据库。
图3-1
首先，对系统数据库的设计包括两大模块：数据库概念结构与数据库逻辑结构的设计。数据库逻辑结构就是数据库中的各类数据表，而正是这些数据表定义了数据存储方式。
其次，对用户信息表的设计。用户基本信息就是登记使用系统的每一用户的详细信息（如图3-2所示）。
图3-2
再有，对统计查询功能的设计。统计报表类数据要包括审核人、审核时间、报表编号、报表类型、备注、报表类型、操作员编号、生成时间、有效期限等。统计查询功能是本系统开发的特点之

一、其统计结果可以在上级决策时作为重要参考。

最后，对档案表的设计。档案表是系统区分不同类型档案的重要依据，规定了不同档案的类型（如图3-3所示）。针对纸质档案，需要加设档案存放地址与卷标；对于电子文档，则要加入电子存放。如档案名为汉字，最长可以允许25个汉字，档案编号最长可以允许32位长度，即50位宽度。
4.结语
上述对系统模块划分、剖析及每一功能模块的子功能进行了论证，确定了系统设计目标及原则，明确了系统数据库的逻辑及概念结构，编制了相应的数据表及实体属性图，以期为档案管理信息化系统实现提供参考倡议。
参考文献：
[1]黄玉明.电子文件（档案）管理系统建设的需求分析[J].中国档案.2011（02）：34-36. 全文地址：www.7ctime.com/mbalwyjfx/lw41130.html上一论文：分析中小型船舶轮机建造施工技术及管理