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试议中国国家图书馆报库智能架位管理创新

最后更新时间:2024-01-19 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:4396 浏览:10361
论文导读:
[摘 要]从介绍国家图书馆文献库房概况入手,着重分析了国家图书馆报库管理中存在的空间紧张、流通管理困难、整理工作量大的理由,由此引出了“智能架位”库房管理系统的创新。接下来详细阐述该系统的组成、功能、特点及实施过程,两年的实践表明该系统能很好地解决库房管理中的理由,值得在文献量大、排架复杂的闭架文献库房推广。
[关键词]库房管理 图书馆自动化 智能架位
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文献库房管理作为图书馆业务流程中极其重要的一环,一面是浩如烟海的庞大馆藏,一面是多种多样的读者群需求,如何最大限度利用图书馆文献库房的有限空间,最高效率满足读者文献需求,同时尽可能降低人员及设备方面的投入成本,一直是图书馆管理者需要面对的重大理由。2010年,国家图书馆创新管理模式,以报纸库房为试点,应用“智能架位”库房管理系统,通过近3年的充分实践,证明该系统可有效提高库房工作效率和空间利用率,且运转成本低廉,无需对库房进行施工改造,实际使用效果良好。本文对此系统的实施情况进行详细论述。
1 国家图书馆报库智能架位系统建设背景

1.1 国家图书馆报纸库房概况

中国国家图书馆承担国家总书库的重要职能,以“中文求全,外文求精”为采访原则,通过百年积累,形成了宏富馆藏文献资源。至2012年底,国家图书馆馆藏实体文献达到3120万册件[1],位居世界国家图书馆藏量排名第六位。国家图书馆文献专用库房总面积近7 万平方米,约占全馆总面积的三分之一。
截至2012年底,国家图书馆报纸库房共中文报纸(含少数民族语言报纸)约9,000余种,合订本130,817册,外文报纸1,710种,合订本94,839册,占用恒温恒湿密集架库房11个(含预留库房),总面积约5200平米,装置密集架2789个(面)。报纸库房采用地区号排架排序法,每个地区再按报名笔画排序,装订形式分为精装本、简装本、盒装、散页(存放于抽杆式报夹)等,其中大部分为精装本,装订厚度在10cm左右,每一层架格板可存放6-8册合订本报纸。

1.2 报纸库房管理的主要困难

1.2.1 库房空间紧张

报纸作为社会政治、经济、文化、军事等方面动态信息的重要载体,在中国国家图书馆报库智能架位管理创新由优秀论文网站www.7ctime.com提供,助您写好论文.图书馆文献信息资源建设中有着重要的地位。国家图书馆“十二五”规划[2]提出了建设国家文献信息资源总库的宏伟规划,加大了中文报纸全面入藏和补藏的工作力度,入藏报纸种类和数量不断增加,预留文献库房容量难以支撑。在馆舍条件有限,不能增加库房面积的前提下,必须通过进一步有效利用现有空间改善文献存藏情况。

1.2.2 流通管理困难

因报纸库房由多个独立库房组成,合订本报纸根据地区号和出版年分藏其中,馆藏布局情况复杂,同时由于存在报纸更名导致多名称报纸混订等情况,使得工作人员必须具备丰富的管理经验和专业知识才能做好报纸库房流通管理工作。目前库房流通管理主要采用业务外包模式开展,外包辅助工作人员流动性大,业务不熟练,导致培训成本增加,文献流通拒绝率相对较高。

1.2.3 库房整理工作量大

库房整理工作主要包括盘库、顺架、倒架、紧架等工作。报纸库房除要为每年新装订入藏报纸预留位置,还要考虑种类增加和停发等情况,每个地区都需要有一定预留调整空间,虽时间积累,待库房空间整体不足,便需进行倒架、紧架等调整工作,报纸合订本开本大、重量沉,倒架、紧架工作繁重。在盘库、顺架方面,传统报库管理采用卡片核对方式,需要逐种、逐年、逐期进行核对,采用计算机管理系统后,为提高准确率,一般需要进行逐册扫条码清点,仍需对文献进行搬动,工作量同样较大,使得盘库、顺架成一般成为数年甚至数十年才能开展一次的工作,导致库房文献在架情况不精确,文献流通拒绝率升高。
2 国家图书馆报库智能架位系统简介

2.1系统组成

国家图书馆报库“智能架位”库房管理系统主要包括硬件、软件和耗材三部分。硬件包括服务器、手持式移动数据终端(讯宝MC1000);软件系统主要由本地服务器数据库、服务器管理端、手持设备客户端、中间接口组成;耗材主要为报纸用条码、书架条码和保护覆膜。由于报纸库房涉及文献数据总量不超过百万条,考虑建设成本,系统服务器采用普通台式机,数据库及相关管理软件基于ACCESS数据库开发。
上图:采集器和书架条码

2.2 系统功能及业务流程

2.1 系统功能

智能架位系统对库房架位进行编号,按照“楼层-库房-书架-层板”的编号次序为每个架格板编制独立号码,并将层板号码作为每册合订本报纸的第二索取号中与其进行关联,形成智能架位系统的基础数据库。智能架位系统通过中间件接口与国家图书馆ALEPH图书管理系统相连接,根据每册合订本报纸的条码号将智能架位系统中的架位信息与ALEPH图书管理系统中的馆藏信息进行同步。
除本地ACCESS数据库相关统计功能外,系统主要功能包括:
(1)数据采集功能
手持式移动数据终端可对粘贴在书架上的架位条码扫描,并将架位条码写入按照规定格式写入作为引导信息,在引导信息写入后可继续扫描粘贴在文献上的文献条码,并在引导信息之后按照固定格式继续写入。重复以上操作,结束工作后生成文本文件(TXT格式)。当日再次进行此操作,继续写入该文件,文件可根据需要导出手持式移动数据终端,并可导入服务器数据库。
(2)数据查找功能
可将ACCESS数据库文件导入手持式移动数据终端,在手持式移动数据终端界面输入或扫描读入文献条码号,可在设备数据库中查找到所输入信息相对应的详细信息。
如:
数据库中shelf
barcodeshelfnostatuscallnotitleISBNauthor
3079898403B1C1674 I17/me网络笑话加油站,老爸&老妈7-5365-2975-9麦儿编
输入3079898403,可显示出对应的架位号B1C1中国国家图书馆报库智能架位管理创新由优秀论文网站www.7ctime.com提供,助您写好论文论文导读:
.674等数据信息。
(3)数据比对功能
可将ACCESS数据库文件导入手持式移动数据终端,在手持式移动数据终端界面输入或扫描读入文献条码号,在设备数据库中查找到所输入信息相对应的架位信息,如与实际架位信息不符,则报警提示。

2.2 具体业务流程

(1)新入藏文献上架
在库房有足够预留空间时,根据原有分类排架体系将新入藏文献上架,利用系统数据采集功能,采集新上架文献架位信息,上传并更新服务器数据库。
在库房没有足够预留空间时,在任意位置将新入藏文献上架,利用系统数据采集功能,采集新上架文献架位信息,上传并更新服务器数据库。
(2)库房盘点
利用手持式移动数据终端对全库数据进行采集,生成基础数据库。每次盘点利用手持式移动数据终端对在架文献进行数据采集,上传至服务器,与基础数据库进行比对,盘亏数据、盘盈数据需进行人工核对,确认盘亏数据在数据库中做标注,在ALEPH图书管理系统中做数据更改,确认盘盈数据在数据库中进行数据补充,完善基础数据库。
(3)文献顺架
从数据库中将需顺架文献信息下载至手持式移动数据终端,利用数据比对功能,先扫描架位信息,再扫描架位上文献条形码查找数据库中架位信息,如与实际架位信息不符,则报警提示,错架文献可根据正确架位信息重新上架或重新采集修改数据库。
(4)库房倒架、紧架
根据业务需求,进行库房倒架、紧架,变更实体文献位置后,重新采集数据,修改服务器数据库及ALEPH图书管理系统中的馆藏信息。
(5)流通管理
可通过查找功能,查找读者所需文献架位信息,找到架上文献后核对书名等信息,确认无误后送交流通管理工作人员,在流通过程中可扫描自动写入出库时间和归库时间。如只有出库时间没有归库时间,可在数据库中提示进行核对,确认文献流通状态,避开文献遗失。此外,流通管理功能中可以根据流通记录更改次数统计文献利用率。
上图:索书单和对应的架位

2.3 系统特点

1.成本低廉。该系统功能目前通过建设智能密集架系统或利用RFID系统也可实现,但智能密级架系统造价高昂,且需要对原有书架进行整体更换;RFID系统标签成本相对较高,且存在标签失效和使用寿命有待验证等情况。本系统基于成本低廉的条形码进行开发,软件、硬件及耗材购置总价不超过20万元,新增单册成本不超过0.1元。
2.实施简单。无需对现有设备设施进行任何改动,仅需粘贴架标并替换文献条形码。在不停服务的情况下,系统实施仅耗时近1个月,即完成了10余万册文献的条码替换加工。
3.充分利用库房空间。采用智能架位系统,在管理系统中则辅以架号,实体文献排架管理模式既可以采用分类排架,也可以采用书型排架、年代排架、地区排架等多种排架模式,管理模式不再单一,库房管理者可以根据文献库房实际情况综合使用,减少空间预留,充分利用库房空间,提高管理效率。
4.降低库房管理劳动强度和难度。采用智能架位系统,可以降低库房文献倒架、紧架的频度,顺架、盘库工作也更为简单,库房管理者的劳动强度得到大幅度降低。直观的架位管理模式使得库房辅助工作人员只要经过极其简单的培训,就可以迅速取归文献,提高文献流通效率,降低对辅助工作人员业务能力的需求。
5.提高库房管理工作准确性。采用智能架位系统使库房盘库工作开展的频度得以增加,同时出入库的数据采集登记在以往库房文献仅在预约和流通环节进行记录的基础上增加了管理环节,避开了文献归还不归库造成的管理漏洞,完善了业务管理流程,提高了库房管理工作的准确性。
2 系统实施过程
1.对书库层板进行编码。根据工作人员认知习惯,确定书库层板编码顺序,制作层板标签并粘贴。2789个密级架约3天完成架标粘贴。
2.更新合订本报纸条码。针对合订本报纸原识别条码粘贴位置不一的理由,在合订本封二下端粘贴内置条形码,并在合订本书脊处粘贴外置外码,内外条形码信息一置。通过手持式移动数据终端采集原条码及新条码,通过比对替换的形式上传ALEPH系统进行替换操作。
10余人的工作队伍约45天完成了13万册报纸合订本条码更新工作。
3.采集单册架标。利用手持式移动数据终端采集层板标签及该层板内放置合订本报纸条码信息,汇总至本地服务器建立数据库,并上传至ALEPH系统,产生第二索书号。1-2人一组,10余组工作队伍近3天完成了数据采集工作。
4.更新下载数据。通过中间件,将ALEPH系统中的单册书目信息及馆藏信息下载至本地服务器,完善本地数据库。
包括前期软件系统开发及耗材粘贴测试,系统实施共约90余天,期间没有对正常服务工作造成影响。
3 存在不足
1.传统条形码贴于文献封面或封底等内侧位置会造成管理不便,目前条形码贴于书脊的方式只适用于具有一定厚度和开本尺寸的文献,如期刊和报纸合订本,图书无法采用,现阶段基于条形码的智能架位系统还有一定应用局限性。
2.系统为制约成本,基于ACCESS数据库开发,在功能及安全性方面还存在不足。作为外挂系统,还需进一步和图书馆ALEPH管理系统进行整合,提高系统管理的智能化、自动化水平,增强管理效率。
3.为避开对文献保存环境及文献造成影响,条形码背胶采用中性无腐蚀材料,与装订文献漆面粘结度有待提高,目前需要使用覆膜增加粘结面积,造成耗材成本略有增加。
4 展 望
国家图书馆报库智能架位系统的实践表明,该系统运转稳定可靠,可以有效提高闭架报纸文献提取的工作效率和准确性,解决在传统模式下很难或几乎无法完成的库房文献盘点工作,降低对工作人员库房文献分布熟练程度的要求,强化室藏文献的管理工作。同时还具有不转变现有库房条件设施,改造投资成本低廉,后期维护技术要求低的特点,利于推广实施。该系统不仅可应用于闭架报纸库房,对于一些尺寸不规律、排架模式较复杂的闭架文献库房,如古籍、舆图等文献库房也可适用。同时智能架位系统的使用,也为图书馆未来开展文献储备库房的自动化管理积累了经验。