浅议电子表格在教学管理中打印通知书和成绩条

论文导读：，3）=2"，作用是当行号除以3的余数为2时，显示"OFFSET（Sheet12下一页原文出自:中报教育网论文中心 www.zbjy.cn
【摘要】本文电子表格在自动化办公方面的一些应用。有了现代化的设备，要很好应用其技术的优势，来管理教育教学的工作，此文以电子表格的邮件功能，详细介绍制作通知书的操作过程，另外介绍了公式的应用来解决成绩条的打印输出。
【关键词】电子表格 信息技术应用 办公自动化 邮件合并 公式应用
每学期末，学校的班主任老师总要收集这学期学生的学业成绩，并统计总分、计算名次。然后根据学业成绩填写通知单，装入写好信封中，寄给家长。这样的工作用的传统的手工操作，是相当的繁锁，很费时费力的。经常忙得人腰酸背痛、手腕麻木。其实现在有了现代信息处理技术，所有的工作都可以让计算机来帮助我们完成，为什么还要折磨人呢？用了这些技术，不仅效率高，而且效果好。只要我们简单学习一下Microsoft office，就可以完全操作好，让计算机来胜任这项工作，并不困难哟。

1.制作通知书的策略

接下来，以打印成绩通知书为例，我把这样的信息处理技术较详细的介绍给大家，这个技术主要运用"邮件合并"功能。希望对各位老师有用哈。

1.1 准备数据源

数据源，也就是老师们收集到的学生学业成绩，可以是Excel工作表的形式，也可以是其它的文件如Access、MS SQL Server数据库。其实这个数据源的要求是能够被SQL语句操作制约的数据。所以我就以Excel来说明，因为这个是大家最常用的。
下图为一个Excel的工作表文件（Data.xls），里面记录有学生学业成绩。

1.2 准备模板

模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。如下图一个简单的模板文件。

1.3 邮件合并

打开模板文件，让邮件合并工具栏显示在工具栏上。
策略一：从【工具】菜单中依次选择【信函和邮件】->【显示邮件合并工具栏】，
策略二：右击工具栏，在弹出的菜单中选择【邮件合并】
完毕后工具栏上会多出如下这样的邮件合并工具栏。
接下来，就一步一步的跟着操作，你一定会成功的哟。
Step 1，设置主文档类型。点击工具栏最左边的（设置文档类型）按钮设置主文档类型，即在弹出的对话框中选择"信函"。
Step 2，在"邮件合并"工具栏上点击（打开数据源）按钮，选择我们准备好的"data.xls"为作数据源。在这一步中请注意，如果"data.xls"中有多个工作表，请选择正确的工作表作为数据源。在 word 2000 中，没有提供对工作表的选择对话框，那么请把数据表移到 excel 文档中的第一个工作表位置。
Step 3，撰写模板文档内容，并在适当的位置插入正确的"域"。比如，先写好"学号：总分：排名："，再将光标移动到"学号："之后，单击【邮件合并】工具栏上的 （插入域）按钮，打开如图所示的"插入合并域"对话框。
注意对话框中已经根据数据源列出了所有的域名，即图3所示 excel 表格中的第一行。这里选择学号。同样，依次将光标移动到"总分："和"排名："之后，分别插入相应的"总分"域和"排名"域。完成的模板如图下图所示：
Step 4，查看合并数据
单击邮件合并工具栏上【查看合并数据】的按钮（ ），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
Step 5完成合并
到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择"合并到打印机"（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。（哈哈，成功了哟，不难吧）
制作学业成绩条的策略
上面的技术的运用可以解决你的繁重的工作吧，你成功了应该感到欣慰吧。我们继续努力学习更多的技术，下边来一个比较难一点的吧，，只需一个公式就可以按人头打印出成绩条来。
这个策略是只需用Excel就能完成。
要实现学业成绩通知条，关键是在于给每一条数据都要加上表头，如果能有空格分行便于裁切就更好。就是要新建一个工作表，根据当前行数来引用学业成绩表的不同的行。听起来有些复杂，下边来还是一步步的操作来得快点哈。
策略一：
步骤一：输入公式
打开我先收集的学业成绩表（data.xls），新建一个工作表，命名为"学业成绩通知"在单元格"A1"中输入如下公式：
=IF（MOD（ROW（），3）=1，Sheet1！A$1，IF（MOD（ROW（），3）=2，OFFSET（Sheet1！A$1，ROW（）/3+1，0），""））
输入完后就回车确认。
步骤二：复制公式：
公式输入完后，再次选中a1单元格，按住右下角的小方块进行填充，直到第一行的数据完全复制出来为止，注意不要拖动复制多的单元格，会出现"0"的。然后再选中第一行所有的数据，按住右下角的小方块，向下复制公司，直到电子表格在教学管理中打印通知书和成绩条论文资料由论文网www.7ctime.com提供,转载请保留地址.所有数据显示完为止。看到了吗？好神奇的事，这些成绩条就一行行的显示出来了哈。
如下图：
看到了效果，是不是很想研究其中的原理，当然就来解释这个公式的意思。
=IF（MOD（ROW（），3）=1，Sheet1！A$1，IF（MOD（ROW（），3）=2，OFFSET（Sheet1！A$1，ROW（）/3+1，0），""））
公式解释：
首先我们来看最外层的if语句，其中"MOD（ROW（），3）=1"为条件，条件成立时结果就为"，Sheet1！A$1"；否则是第二个if语句的结果值。条件是如何判断的呢，row（）是行号，MOD（number，divisor）：参数Number为被除数，Divisor为除数。即两个数值表达式作除法运算后的余数的值是否为1，为1显示"sheet1！A$1"的内容，否第二个if语句值决定。
第二个if语句，其中条件变为"MOD（ROW（），3）=2"，作用是当行号除以3的余数为2时，显示"OFFSET（Sheet论文导读：格输入："=IF（MOD（ROW（），3）=0，""，IF（MOD（ROW（），3）=1，Sheet1！A$1，INDEX（Sheet1！$A：$N，INT（（ROW（）+4）/3），COLUMN（））））"该公式运用IF函数，对MOD函数所取的引用行号与3的余数进行判断。如果余数为0，则产生一个空行；如果余数为1，则固定取sheet1中第一行的内容；否则运用INDEX函数和INT函数来取Sheet1对应行上的数。步骤原文出自:中报教育网论文中心 www.zbjy.cn
1！A$1，ROW（）/3+1，0）"的结果，否，就显示空。那么这个"OFFSET（Sheet1！A$1，ROW（）/3+1，0"表示：从"sheet1"表中的A1单元格住下数row（）/3+1行处的单元格的值，否为空，来产生空白（用于产生空行分隔）。
策略二：
步骤一：输入公式
我们表3（sheet3）中来实现，仍然用公式，只是公式不一样了。
在表3的A1单元格输入：
"=IF（MOD（ROW（），3）=0，""，IF（MOD（ROW（），3）=1，Sheet1！A$1，INDEX（Sheet1！$A：$N，INT（（ROW（）+4）/3），COLUMN（））））"
该公式运用IF函数，对MOD函数所取的引用行号与3的余数进行判断。如果余数为0，则产生一个空行；如果余数为1，则固定取sheet1中第一行的内容；否则运用INDEX函数和INT函数来取Sheet1对应行上的数。
步骤二：复制公式（同策略一）
这两个公式完成的任务都是：根据当前行号来计算出应该引用"sheet1"表中的表头、对应行单元格的值，还是显示空白。另个公式中的行号是使用的绝对引用，因为引用单元格是以表1的第一行为基础值，便于进行计算。
格式美化：
选定前两行有数据的单元格，设定表格线，（注：空行不设置表格线）。然后选定前三行的有数据的单元格，再拖动自动填充柄（就右下角的小方块）进行复制。这样有数据的单元格就有了表格线了，没有数据的就无表格线。最后设置一下页边距，记住不要把一条记录打两两页上了哟 ∩﹏∩。我们来看看效果。
了解这些计算机操作技术，可以实现自动化办公，大大提高工作次效率，值得大家共学习研究。前面讲的邮件合并还可以完成类似的很多工作，如打印信封、奖状、准考证、学习简历等。我把这些使用心得写出来，希望对大家有用，我就感到高兴了。