阐释“棱镜”下档案电子化管理及安全

论文导读：公与管理。电子档案具有优于纸质档案的很多特征，但也同时伴有自身的风险。例如电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，不可避开地面对非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等，由此也就产生了电子文件档案管理中所面对的一系列安全理由。【关键词】电子档案管理安全
【摘 要】伴随着计算机的广泛应用， 电子文件与电子档案已经广泛应用于日常办公与管理。电子档案具有优于纸质档案的很多特征，但也同时伴有自身的风险。例如电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，不可避开地面对非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等，由此也就产生了电子文件档案管理中所面对的一系列安全理由。
【关键词】电子档案 管理 安全
棱镜计划（PRI）是一项由美国国家安全局（NSA）自2007年起开始实施的绝密电子监听计划。该计划能够对即时通信和既存资料进行深度的监听。美国国家安全局在PRI计划中可以获得的数据包括电子邮件、视频和语音交谈、影片、照片、VoIP交谈内容、档案传输、登入通知，以及社交网络细节。根据斯诺登披露的文件，美国国家安全局可以接触到大量个人聊天、存储的数据、语音通信、文件传输以及社交网络等等。可以想象，如果他们有兴趣，任何电子档案同样可以窃取到。这一早已并处于持续发酵中的严酷事实，再一次为我们的档案管理安全发出警示。
由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的理由较多，网络环境下电子文件档案管理正面对非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面对的重要课题。
国际同行业认识到计算机对档案的影响可以追溯到50多年前。1961年在伦敦举行的第九次国际档案圆桌会议上曾将数据自动化处理列入会议的议程；1968年，马德里国际档案大会呼吁，档案人员要准备迎接计算机时代的到来。1971年，第十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍弟埃强调，现在是确定档案部门应用计算机政策的时候。其专门术语的发展经历了机读文件、机读档案、电子文件等几个阶段。美国有关部门对电子文件的解释是：“其存储形式是只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数字处理文件”。 2002年，我国国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由此可见，电子文件（Electronic Records）是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
与以往各种形态的文件、档案相比，电子文件档案具有以下主要特点：首先是电子文件信息与载体的相分离性。电子文件的存放位置不是固定的，它可以通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之“棱镜”下的档案电子化管理及安全相关范文由写论文的好帮手www.7ctime.com提供,转载请保留.间相互复制，而内容却不发生任何变化，信号形态也无任何变化。其次是信息形态的数字化、与非人工识读性。电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。在计算机内部，无论是传输还是运算、存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。对于这种经过复杂编码的信息人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能识读它。第三是对设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件而具有生命力并发挥作用。从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统，既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。另外还有信息的可变性、不安全性。计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存，毫无痕迹。电子文件档案除上述特性外，还具有载体材料和信息技术的不稳定性、电子文件的信息共享性等。
要对电子文件档案进行科学管理，必须分析其面对的一些主要理由。首先，电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。以办公自动化和网络作为存活基础的电子文件处于这样一种庞杂的网络环境中，可以想象一个疏忽就可能导致严重后果。为此，面对大量的电子文件，档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的理由，应注重以下几个方面：
首先，建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该理由而提出的一个重要途径与策略，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。
其次，档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计，对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别，它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理功能，而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。把原来纸质文件管理系统中的许多后制约手段提到了最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。
其次是加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力。在已有相关立法（如《档案法》）的基础上，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。 全文地址：www.7ctime.com/mbabylwgs/lw5101.html上一论文：浅析多联机空调系统施工管理