探讨事业单位会计档案信息化管理

论文导读：
随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应信息化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，随着计算机在企事业会计核算系统中应用的普及，会计档案信息化已成为会计系统工作的一种重要手段，也是重要的会计基础工作。

一、会计档案信息化的重要性

1.转变传统的会计档案管理模式和介质，把实体管理变为信息管理

当前，会计档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。

2.建立有效的会计档案管理信息系统，充分、合理、安全、方便地使用电子档案

要实现会计档案信息化，就必须建立有效的会计档案管理计算机信息系统，改善和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；在信息系统中建立完善的内部制约制度，确保档案的安全。

3.会计档案信息化建设是为了提高会计系统档案管理和服务的质量

会计档案信息化建设是一个过程，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，会计档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面对的创新与发展要求也会表现出一定差异。

二、事业单位会计档案信息化的特点及需要改善的理由

1.会计档案信息化的特点

会计档案信息化具有更高的安全性、完整性要求。会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。而在电算化条件下，会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，会计数据、会计信息的完整性、安全性受到挑战。而电算化会计档案又受载体的质量、存放环境等条件的影响。所以要求电算化会计档案的保密性和安全性比传统的会计档案高。

2.会计档案信息化管理存在的理由

（1）单位领导对会计系统重要性认识不够，理解偏差；
（2）会计档案信息化管理制度不完善；
（3）会计系统缺乏计算机维护、网络安全的相关人才。

三、实现事业单位会计档案信息化应遵循的原则

1.提高思想重视。单位领导和会计人员应提高对会计档案信息化的重视程度。特别是主管会计财务的领导应当充分认识到科学化管理电算化会计档案资料的重要性，并督促建立健全的管理制度
2.采用适当的制约技术，实行专人专岗，对不同的岗位根据责、权、利、效相结合的原则。设立不同的岗位，如系统主管、管理员、操作员等，同时赋予不同的权限，承担不同的责任。岗位的职责应明确，不能出现盲点、交事业单位会计档案的信息化管理相关论文由www.7ctime.com收集,如需论文.叉和重复，相同岗位间可相互牵制和监督，严格岗位责任制。用密钥技术、用户身份验证技术等策略对需要制约使用的电算化会计档案进行加密管理，使无关人员无法进入该文件，利用者和利用权限只能靠系统来鉴别、制约，另外，对建立的规章制度应注意有效性与可行性。

3.实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化。

会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯。应用质地优良的光盘刻录所有的会计电子档案，以保证数据的安全，定期的采用等距抽样或随机抽样的方式，对会计电子档案进行检测，以便及时做好数据维护工作。

四、切实加强会计档案信息化管理的主要措施

1.完善会计软件，巩固会计制度

（1）建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
（2）建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度，选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。
（3）建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。
（4）建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

2.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工，对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

3.建立档案利用制度，整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批；要建立档案利用管理制度，档案部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
现代社会正在跨入“信息时代”，会计系统电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。会计档案信息化的独特个性代表着未来会计现代化和规范化的发展方向。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，会计档案信息化的管理与利用要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在正常工作中发挥更大的作用。
（作者单位：河北省木兰围场国有林场管理局） 全文地址：www.7ctime.com/mbabylwgs/lw13812.html上一论文：研究怎样做好施工现场的绿色施工管理