研究高职院校电子档案管理对策

论文导读：行备份与更新。通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防，严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。保障存储设备的安全，专机专用，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态。

4.规范操作，杜绝风险档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进

【摘 要】随着计算机及现代化信息技术的迅猛发展，电子档案已成为高职院校档案工作中的重要组成部分。本文针对高职院校档案管理的目前状况的分析，就高职院校电子档案管理的利弊提出了加强管理的策略，实现档案管理的信息化、现代化。
【关键词】高职院校；电子档案； 管理；策略
文章编号：1673-0380（2013）11-0155-01
电子档案是具有保存价值的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据，是办公自动化进一步扩展、深化的结果。高职院校电子档案管理是学校各项管理工作中的一个重要环节，所以应采取积极的措施，在档案文件电子化的背景下推进电子档案管理工作的信息化，现代化建设。

一、高职院校档案管理的目前状况

1.工作任务量有待减轻

基于高职院校档案管理的特定情况来分析，每年都会有相当的数据进行变动，各类变动档案数量大、情况多，如教师深造、学生就业之类的各种情况，加之其维护、保存、更新这些环节都需要更多的人力与物力。

2.现代化信息技术手段有待加强

信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高职院校档案主要还是以纸质文件作为保存媒介，电子档案只是在交换、检索、备份这些辅助环节上起到一些作用。

3.档案管理操作标准化程度有待提高

由于高职院校具有各自不同的特殊情况，因此在规章制度上存在一定的差别，这就给各个学校之间的操作管理带来一定难度，不但影响了工作效率，还会给档案管理人员带来负面影响。

4.专业人员整体素质有待提升

电子档案的管理工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。然而目前从事电子档案的工作人员有一部分素质偏低，缺乏专业技能，尤其是同时具备档案管理和计算机信息处理的综合技能。

二、高职院校电子档案管理的利弊

1.电子档案在现代档案管理中的优势

第一，高效的工作效率。通过档案管理与计算机技术的充分结合，能够把传统档案的工作繁琐程度降到最低，还可以使文件的整体、分类、保存、统计等环节变得十分简便。不但有效的降低了档案管理人员的劳动量，还可以更好地保障人事资源的利用。
第二，便捷的资源共享。通过电子文档的方式存储档案，可以实现档案的充分交流与共享，能有效的实现档案的体系管理，实现资源上的共享，让翻阅、查找、阅读等等都能更加方便与快捷。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷，同时利用电子档案共享人事资源，还能使高职院校在人才选拔方面更加全面、合理。
第三，稳定的档案存储。以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。电子档案可以充分利用现代科技技术，如DVD光碟、U盘、硬盘等等，存储量大且储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性，并且充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的时效性。

2.电子档案在现代档案管理中的劣势

第一，完整的档案数据。传统的纸质档案管理中，一次失误或者笔误其影响范围有限，而且容易进行补救。电子文件在结构上是比较复杂的，而且储存的方式也很多元化，一次失误操作就可能造成大范围的结果受影响，而且在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。
第二，安全的档案存储。由于信息化存储都是统一标识与字体，没有汉字书写的特征性，所以不利于真伪辨别，容易导致文件侵害，并且存储设备信息一旦被，受害程度远大于高职院校电子档案管理的对策由专注毕业论文与职称论文的www.7ctime.com提供,转载请保留.传统媒介。此外网络传输也存在一定的风险性，信息被修改、破坏、盗用等现象时有发生，高职院校保存的档案大部分是属于学生与教职工的重要资料，所以其安全性理由是不可忽视的。
第三，长期的档案管理。当前电子设备迅猛发展，计算机软硬件更新频繁，如果在设备上出现理由，会直接影响电子档案的存储，导致信息丢失，造成一定的损失。并且电子档案的存储需要固定的载体，这也会导致电子档案信息对软硬件的过分依赖。

三、加强高职院校电子档案管理的策略

1.重视基础，注意收集

在档案管理中，收集工作是第一环节。档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。它对将来档案文件的完整性和开发利用至关重要。档案收集工作，是做好电子档案管理的基础。

2.严格把关，归档管理

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的策略是不同的。例如：文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。

3.完善设备，保障安全

对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务器进行检测、维护与清理，定期对重要文件进行备份与更新。通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防，严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。保障存储设备的安全，专机专用，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态。

4.规范操作，杜绝风险

档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。要严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行改动。此外加强管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。

5.加强管理，保证稳定

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

6.重视培养，大力发展

电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和论文导读：作。在高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高职院校档案管理注入了新鲜血液。我们应该不断的进行总结、进行分析、进行创新，将电子档案管理的服务方式进行优化，规范相关操作流程与制度，确保电子信息的安全性，提供更好的服务。高职院校的档案管理工作就会步入健康发展的轨道，就会
计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养电子档案管理人员是当务之急。一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，二是加大教育投入，培养一批热爱档案管理工作的人员，对他们进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术的系统培训，解决电子档案管理人才缺乏的目前状况，大力发展高职院校电子档案管理工作。
总之，电子档案管理是高职院校一项有作用、非常重要的工作。在高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高职院校档案管理注入了新鲜血液。我们应该不断的进行总结、进行分析、进行创新，将电子档案管理的服务方式进行优化，规范相关操作流程与制度，确保电子信息的安全性，提供更好的服务。高职院校的档案管理工作就会步入健康发展的轨道，就会充满生机和活力，充分在学校发展中体现其价值。
参考文献：
[1]南定.浅析高职院校电子档案管理[J].职业技术教育，2012.
[2]周湘梅.浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J].城建档案，2012.
[3]付杰.档案利用工作存在的理由与策略[J].兰台世界，2005.