简论高职高专院校科研档案规范化管理

论文导读：位或个人申报科研成果、申请科研奖励时，有关人员进行考核评定、评选先进、专业技术职称的评定晋级时，科研档案都能提供完整可靠的事实依据，发挥查考和凭证作用。2高职高专院校科研档案管理目前状况分析高职高专院校大多是由中职学校升格，或由其他成人类高校转制而来的，史短，基础较为薄弱，普遍存在以下理由
摘要：随着高职高专院校教育教学改革和内涵发展的不断深入，对科研工作提出了更高要求，科研档案管理工作中存在的理由也越来越显现出来。本文从高职高专院校科研档案管理的目前状况出发，分析了科研档案管理中存在的理由，同时提出了提高科研档案管理工作水平的相应解决策略。
关键词：高职高专院校 科研档案 管理
：C DOI：10.3969/j.issn.1672-818

1.2014.17.127

科学研究是高校的四大基本职能之一，科研档案是一种重要的科学信息资源，是科研成果的直接载体。科研档案工作在整个高校档案工作中占据着极为重要的位置。高职高专院校的办学特色是产教融合、产学研结合，要求专业建设与产业发展相融合、课程与技能相融合、办学与区域经济社会发展相融合。而科研档案则直接反映了高职高专院校的办学特色与研究成果的推广，是高职高专院校科研成果与职业教育科学发展的历史见证，是高职高专院校宝贵的文化资源，因此科研档案的规范化管理和有效利用值得高度重视。
1高职高专院校科研档案的内涵
科研档案是由科研材料转化而来，客观地记录了既往的科研历史情况，是高职高专院校不同时期科研水平的反映和凭证。保存科研档案，就是保存高职高专院校科研发展的历史，保存不同时期研究者的研究成果。建立科研档案在高职高专院校建设中可起到推动科学研究、总结经验和技术交流等多方面的作用。

1.1科研档案是尊重知识的直接体现

科研档案是高职高专院校尊重知识、尊重人才的具体体现。把教师的科研成果作为高职高专院校的历史财富保存起来，这体现了高职高专院校对教师的关怀，同时也让教师感到自身劳动成果被重视，有自我价值的认同感和成就感，能更充分地调动教师的积极性，激发他们的创造热情。

1.2科研档案是知识储备的手段

科研档案是高职高专院校科研经验的积累，是进行科技储备的手段。科研档案数量和质量，是高职高专院校整体科研能力、可持续发展能力反映的标志。

1.3科研档案也是科研活动的凭证

单位或个人申报科研成果、申请科研奖励时，有关人员进行考核评定、评选先进、专业技术职称的评定晋级时，科研档案都能提供完整可靠的事实依据，发挥查考和凭证作用。
2高职高专院校科研档案管理目前状况分析
高职高专院校大多是由中职学校升格，或由其他成人类高校转制而来的，史短，基础较为薄弱，普遍存在以下理由：

2.1科研人员归档意识淡薄

目前，高职高专院校老师普遍存在“重教学轻科研”现象。即使有科研项目的老师，其科研档案意识也是比较淡薄的，科研人员对科研档案的重要性没有足够的认识，大多数老师认为自己科研成果就是个人私有财产，一些珍贵资料，如贵重图片、获奖文件、专利证书、论文著作等材料不愿上交或推迟上交;甚至一部分老师把自己的科研成果视为申报是专业职务职称所用的，不愿意将原件归档。因此，很多时候收集起来的科研档案不完整、不稳定，也是直接影响了科研档案的内在质量。

2.2档案管理制度和制约手段缺乏

高职高专院校有其区别于普通高校的特色，而科研档案管理大多沿用普通高校档案管理办法执行，缺乏相应的科研档案管理实施细则，导致科研的归档要求不明确，归档工作难以顺利进行。特别是核心部分技术内容和研制阶段的材料很难保证完整性。归根结底，主要是没有相应的制约手段和管理措施，缺乏相应的制度和办法。

2.3科研档案本身质量不高

科研档案收集整理难、 质量差。由于科研档案形成周期不一， 短则几个月长则几年，工作人员必须对其加以收集和整理。实际工作中，科研管理部门只能要求负责人把他们的项目相关材料归纳完整、上交齐全，但负责人在上交过程中交与不交无法制约，档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能硬性要求。归档的科研项目材料中，往往都残缺不建全，质量较低。有的项目只有科研项目立项批文，没有立项合同;有的科研项目只有申请材料，而没有成果鉴定材料，尤其缺少核心部分技术内容和研制阶段的材料。这种低质量的科研档案，反映不了科研项目的全部信息，会使科研档案的真实性、科学性大打折扣，影响了科研档案的开发利用。

2.4科研档案管理基础薄弱

高职高专院校科研档案管理基本没有专职管理人员，多是档案管理人员，他们没受过档案工作相关内容的培训，对科研档案的收集、鉴定、分类、编目及归档等业务生疏，对档案缺乏规范性管理，严重影响了档案管理的质量和效率。近年来，由于各类科研项目增加，每年申报、获准、验收的项目数量加大，归档工作任务繁重，这也给科研资料归档增加了很大的工作量。科研档案人员创新意识差、能力弱，导致缺少创造性的思维意识和能力，直接影响着档案管理手段的创新，致使难以适应档案信息资源的开发需要。

2.5管理服务意识较差

一些院校现在虽然形成了相对较为完备的科研档案资料库，但其信息化程度和市场服务意识还相当薄弱。当今时代，信息技术得到了广泛应用，从某种作用上信息技术已转变了我们传统的生活习惯，档案管理也应利用信息化手段。但实际上，绝大部分高职高专院校仍然沿用传统的人工管理模式，只对科研资料进行简单的搜集、整理和归档保存。同时，更不注重科研档案的利用和社会经济效益发挥，很多时候认为开展科研档案管理的目的就是应付上级检查，或者为科研工作者申报职称之用。当然，科研成果的后期转化过程更谈不上有科研人员参与了，因此科研档案无法重新编研或进行深加工，导致无法进一步发挥其科研价值和服务社会功能。3加强高职高专院校科研档案管理工作的有效措施

3.1强化档案意识和责任感

一方面，要强化科研人员的档案意识。要使科研档案管理真正做到推动科研活动的开展，就必须强化科研人员对科研档案重要性的认识，普及档案就是财富的理念，要采取多渠道、多形式广泛学习贯彻《档案法》、《高等学校档案管理办法》，明确科研档案不是自己的私有财产，它是科研活动的真实记录，体现科研人员的劳动价值。因为科研人员既是高职高专院校科研档案建立的主体，也论文导读：
是科研档案利用的最大群体，每一个科研人员都应该做好科研材料的积累和整理移交工作，积极主动配合档案部门做好归档工作。他们能否按时、完整地提交科研档案，关系档案管理工作的好坏。另一方面，要增强档案人员的责任感。档案的完善靠的是日积月累，靠的是档案人员的事业心和责任感。对于不负责而时时处处被动工作的基层档案人员来说，可能长年累月觉得没有一份档案值得;而对于有心人来说，则是处处皆档案，大到一个方案、研讨会，小到一份通知、一份传真、一张照片，都有价值。

3.2完善科研档案管理制度

制定并完善科研档案管理的制度和办法，建立相应的制约手段和监督机制。科研档案管理只有通过实践的积累、研究的拓展，才能在一个较高层面上架构科研档案管理体系，并且在实践不断加以完善与提高。研究、制定行之有效的科研档案管理（包含形成、归档、利用等）制度，进一步明确和理顺档案管理部门、科研管理机构与科研工作人员之间的关系，其目的在于形成一个相互制约、相互联系、相互渗透的整体，明确在科研档案形成过程中各自的职责，同时要对科研档案收集、整理、保管、鉴定、利用等做出详细而具体的规定，实行责任追究，确保科研档案的整体质量。需要对档案内容进行系统梳理，优化其结构，将电子文档、图片、光盘、荣誉证书（奖杯、奖状）等形式的原始材料作为档案收集整理管理的重点。具体来说，承担项目的主体部门要以既定的工作程序，确保科研项目材料的完整准确性和系统化。各个阶段的内容具体应该包括以下几个方面，科研准备阶段，包含的材料有：科研项目审批文件、任务书、调研报告、开题报告、方案论证和实施协议书等相关材料;研究实施阶段，包含的材料有：各种重要原始记录、实验报告、计算资料、专利申请的有关文件资料;总结、鉴定、验收阶段，包含的材料有：科研工作总结、科研成果、论文专著等技术鉴定材料、成果申报奖励及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。以上这些文件材料均要按照相应规范进行归档，形成科研项目结题档案。

3.3加强队伍建设，提高人员素质

科研档案管理要求，要具有较强的综合能力，不但要求管理人员具备一定的专业知识领域和较宽泛的知识面，要熟悉相关的政策方针和管理制度，具有较强的综合分析理由的能力，还要求管理人员具有创新思维，因此科研档案管理人员队伍建设的建设也具有较强的现实作用。高职高专院校一方面要不断地通过多种渠道和广泛途径对科研档案管理人员进行针对性的培训和指导，促使他们的业务水平不断提高。另一方面，科研档案管理人员要树立正确的价值观和良好的职业道德，刻苦钻研，主动学习，不断优化自身的专业知识结构和档案管理能力，以较为系统的现代管理学知识武装自己，提高自身的业务素质和管理水平。

3.4加快科研档案信息化建设和成果有效利用

目前，大多数高职高专院校均已建成校园数字网络系统，教育信息化革命正悄悄来临，将在很大程度上转变学校的教学、科研和管理模式，将促使科研管理模式逐步向数字信息化转型。因此，现代科研档案管理除了传统管理模式的沿用之外，更要注重档案资源的再利用，以及如何将科研成果有效转化成实际的经济效益。这就迫切需要学习信息知识，运用信息技术手段对科研档案进行有效管理，将高职高专院校信息化建设与科研档案管理有机结合起来，实现科研档案管理的信息化，来适应信息化社会对档案管理人员的要求。此外，档案管理工作人员在日常工作中还要特别注意掌握各种新形势下的信息资源，为高职高专院校科研档案有针对性地开展工作创造有利条件，给予其足够的技术支持，从而实现科研成果向经济效益的转化。

3.5重视知识产权的保护

高职高专院校科研档案信息的管理，在强调其规范管理的同时，还要注重对科研档案信息资源合法权利的保护，对自由阅览、下载、复制、转载甚至是非法利用行为进行制约。主要可从以下几方面入手：一是建立统一的高校知识产权科研档案管理制度，保证全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等过程，真实、完整反映，合理利用科学管理知识成果。对知识产权活动记载过程的相关文件进行归档保存，统一集中管理，建立知识产权正常应用秩序，以保护知识产权，从而利于科学技术的推广和利用。二是明确项目负责人归档责任制，由项目负责人主持立卷归档。项目负责人必须要树立档案保密意识，要负责科研文件材料的形成、积累、立卷，倡议保管期限、密级的确定，填写科研档案简介等，科研档案部门要根据归档范围，规范收集归档工作流程，并且要提前介入，超前制约，确保科研档案完整、准确、系统和安全。主要应做到“四同步”，即下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求相同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况相同步;验收、鉴定科研成果与验收鉴定项目档案材料相同步;上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料相同步。三是档案工作者严格遵守有关科技保密的规定，正确划分密级，合理确定使用范围，从而保证科技机密和档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。档案工作者要负责监督指导和管理，保护原有档案的完整性、保密性，确保科研资源和知识产权不流失、不受侵犯，正确处理管理利用与保密的关系，避开不必要的知识产权纠纷和损失。
总之，随着高职高专院校科研档案管理信息化的逐步实现，科研档案将成为高职高专院校教育与科研管理的重要资源，它必将为知识经济的发展注入新的内容，也将为高职高专院校的发展起到积极的推动作用。因此，要要科学有效地搞好科研档案工作，树立强烈的事业心和责任感，真正做到“档案为科研服务、科研为教学服务”。
参考文献：
[1]皮国梅.地方高校科研档案管理新思路[J].内蒙古科技与经济，2008，（21）.
[2]左雅梅.高职院校科研档案管理存在的理由与策略[J].环球市场信息导报，2011，（4）.
[3]董文英.优化高职院校科研档案管理新思路[J].办公室业务，2013，（17）.
[4]庞丽.高职院校科研档案规范化管理探究[J].商情，2013，（23）.
[5]郑苏红.高职院校科研档案工作管理浅议[J].中小企业管理与科技，2013，（15）.
作者简介：孙远芳（1972-），女，档案馆员，研究方向为档案管理与信息化建设，四川信息职业技术学院档案室，四川广元 628017