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简述计算机技术在档案管理中的运用

论文导读:

计算机技术在档案管理中的运用[摘 要] 随着计算机信息技术的发展,计算机在日常生活和工作中的应用越来越普遍和广泛,其中计算机在档案管理中的应用,早在20世纪就已经开始出现,经过十几年的发展,如今计算机技术在档案管理方面的应用更加深入。本文重点分析了计计算机技术在档案管理中的运用由专注毕业论文与职称论文的http://www.7ctime.com提供,转载请保留 .算机在档案管理中的重要性,并据此提出当前计算技术在档案管理运用中存在的理由,并对计算机技术充分运用到档案管理的一些策略提出了倡议。
  [关键词] 计算机技术;档案管理;运用
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 029
  [] A [文章编号] 1673 - 0194(2014)12- 0046- 02
  随着计算技术的不断发展,计算机已经被应用到各个行业和工作中,成为提升工作效率的重要工具。其中计算机在档案管理中的作用尤为突出,也正是如此,我国早在20世纪末就已经开始使用计算机技术来管理档案,经过十多年的发展,也取得了一定的成绩,但是不可否认的是,由于档案管理受到传统观念的影响,以及部门本位思想的影响,从而让计算机技术在档案管理方面依然存在着很多理由。本文正是基于这种背景,通过分析计算机在档案管理中的重要性,并据此提出了当前计算技术在档案管理运用存中在的理由,并对计算机技术充分运用到档案管理的策略提出了一些倡议。希望对于提升我国档案管理水平具有一定的积极作用。
  1 计算机技术在档案管理中的重要作用
  1.1 有利于对档案的管理收集和存储
  在档案管理中,利用计算机的外延设备,可以采用扫描或者手工录入的策略,将传统的纸质档案转化成电子档案,从而能够被计算机系统所识别,而且这些电子档案还可以进一步录入到信息数据库之中,为今后的调取和查阅提供了极大的方便,因为通过数据库系统,还可以有效地对电子档案进行压缩,从而让计算机存储更多的档案信息。另外通过电子形式存储的档案,从流转和备份方面都具有极大的便捷性,只需要一些硬盘或者光盘等存储媒介,就能够备份存储超大数量的电子档案信息,有效地降低了纸质档案对管理空间的要求。有效降低了档案管理的成本。
  1.2 有利于档案管理信息系统化
  在档案管理中,传统的手工管理模式由于涉及到的档案种类多元化、数量巨大的限制,管理效率极其低下,往往为了找一份档案资料而耗费很长时间,甚至还会出现档案保管不善引起的档案损毁理由。而通过计算机技术,将传统的纸质档案转变成电子档案之后,就可以开发信息管理系统,将这些档案融入到同一个平台下,进行分类管理,还可以根据不同部门的使用,甚至相应的权限,从而对档案进行高效管理。另外基于计算机技术,还可以让档案呈现多媒体特征,结合视频、图像以及文字的综合多媒体元素来丰富档案的信息量,另外通过档案管理信息系统,还能够有效地实现对档案的检索,自动入库排架等功能,从而有效提升档案管理的效率。
  1.3 计算机技术能够为档案管理提供较强的技术支持
  随着计算机技术以及信息技术的持续发展,计算机在档案管理方面的应用非常深入,特别是计算机的处理性能以及存储能力有效的提升,了解决传统档案电子化遭遇的存储困境,另外分布式计算机系统的研发工作,也为档案管理的集成化以及集成服务都提供了大量的技术支持。而相关的计算机外延设备技术的出现,也为传统档案电子化提供了极大的帮助。另外计算机技术还实现了客观关系管理系统以及企业资源计划管理系统的统一,从而有助于将档案管理和现代化的管理融为一体,为企事业单位的现代化管理提供了重要的技术支持。
  2 计算机技术在档案管理运用中存在的理由
  近几年计算机技术在档案管理中的应用总体上是不断进步的,很多档案馆也在大力发展计算机信息技术,但是在实际的运用过程中依然存在着不少理由,这主要体现在下面几个方面。
  2.1 前期的准备工作不充分
  很多档案馆准备上线信息管理系统时,并没有做好充分的准备工作,比如档案数据的电子化不到位,甚至还会出现档案数据在电子化的过程中出现明显的错误理由,特别是一些人员的姓名往往在电子化的过程中就被自然地修改掉。另外一些档案馆的网络设备以及计算机设备相对陈旧,也不利于计算机在档案管理上的应用。如果这些硬件和软件的环境还没有充分做好准备就匆忙上档案管理信息系统,那是很难保障这些信息系统的正常实施。
  2.2 档案管理的计算机化还不够充分
  很多档案馆虽然建设了相应的信息化管理系统,计算机技术也已经得到了广泛的应用,但是还有相当数量的档案馆仅仅将计算机技术当成管理的辅助工具,其核心的管理模式依然是建立在传统的手工管理模式上。其工作的对象依然还是纸质的档案资料,而不是建立在数据库下的多媒体档案数据。那么在这个背景下,计算机技术在档案管理方面的优势就不能够有效地体现出来,相反还容易成为档案管理的绊脚石,因为让不少档案管理人员要做重复性的工作,这显然是不利于档案的高效管理。
  2.3 档案管理人员的素质相对较低
  由于从传统的手工档案管理模式下过度到计算机技术支持下的档案管理,这就要求档案管理人员的素质必须要提升,必须要能够适应基于计算机技术下的管理思维和相应的技术支持。因为从某种作用上来说,基于计算机的档案管理模式和传统的手工管理模式还是存在着很大的变化,而且对于管理人员也需要更高的要求,比如对计算机的操作,管理思维的转变,计算机的安全防范等等都需要一定的经验和能力,然而我国手工管理模式下的档案管理人员,由于长期受限于手工模式的影响,再加上对于新事物新技术的学习能力相对较弱,所以造成了很多档案管理单位的档案管理工作中,计算机的应用成了一种摆设,并不能够得到深入的应用。
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