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研讨工程文档管理与信息化平台建设

最后更新时间:2024-01-07 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:6598 浏览:22795
论文导读:
摘 要:工程建设管理领域的信息化建设为提高企业管理能力和管理效率发挥了巨大的作用,工程项目文档信息化建设,作为企业信息化建设的一部分,通过信息化技术对工程建设信息资源进行采集、整理、利用等管理,实现文档数据共享,便捷查询利用,从而为工程建设服务。本文通过以中电投电力工程有限公司烟台分公司NPAP信息化系统下的文档管理为实例,对档案信息化建设的趋势和优势进行初步的摸索和探讨。
关键词:文档;信息化;特点;优势
1 工程项目文档管理面对的发展趋势
工程项目文档工作贯穿整个工程建设,是工程建设和管理过程中一项十分重要的工作。随着信息技术在工程建设日常管理中的应用越来越多,大型工程项目传统的文档管理模式和管理手段面对着新的挑战。信息管理系统是工程建设现代化的重要标志,而文档是各种有价值信息的核心,它不只是对各种资料、数据、文件和信息的储存和记录,而且要对归档的大量信息进行分类、组织和整编,以便于更好的利用。
项目工程建设过程中所产生的大量文件都具有可参考的再利用价值,对这些文件的数字化管理和利用已成为我们信息管理所急需解决的理由。在信息化日益成为社会文件主导形式时,如何收集、积累、整理、形成档案、丰富馆藏,这些理由已经越来越制约工程项目文档的管理工作。文档信息化管理是目前工程项目发展的趋势。
2 工程项目文档管理信息化建设的必要性
海阳核电项目工程规模宏大,参加建设单位众多,具有建设周期长、投资额度大、社会效益大的特征。在工程建设的过程中,工程项目文档的管理工作始终贯穿于整个工程建设过程。完整的工程项目档案是一种重要的信息资源,是工程建设管理经验和技术经验的直接总结依据,对保障工程建设的顺利进行,乃至为集团公司其他AP1000核电项目提供借鉴起着极为重要的作用。
信息化系统平台集功能全面、职能、便捷、高效等优点于一身,是提高文档工作质量、缩短文件传递流程和时间、提高工作效率的关键环节。其优势主要体现在以下几个方面:

2.1 标准统一规范

信息系统平台作为一个有机整体,在资料形成的各个环节之间,各层档案形成之间,立档单位之间遵循整体统一的标准和规范,从而达到工程项目文档管理各层面的统一。

2.2 集中管理,有效利用

信息系统平台将区域范围内各类文件资源进行整合,构筑起一个信息储量庞大的数据档案馆,通过系统使文档资源得到多角度的使用,使资源产生最大效用。

2.3 优势互补

信息系统平台可以整合文件资源,弥补了室藏档案馆难以做到的文档信息资源的互通和共享,能够利用系统构建数字档案库,推进资源共享,同时结合室藏档案,实现工程文档管理优质、高效的目标,实现工程项目档案的完整、统一。

2.4 职能转变

传统工程项目档案管理模式固步自封,难以发挥信息资源优势,信息平台系统的应用是工程文档管理走向逐步开放,实现信息采集,信息管理,实现管理职工程文档管理与信息化平台建设由提供海量免费论文范文的www.7ctime.com,希望对您的论文写作有帮助.能向服务职能转变的必定趋势。

2.5 提升分析能力

工程项目文档管理信息化,可以及时为工程项目人员提供详实的文件信息和数字资料,可以帮助项目管理人员提升综合分析能力,在工程规划决策中节约时间,减少失误。
3 工程文档信息化管理的特点
电子文件前端制约通过信息化平台系统形成电子文件,进行流转、、归档、移交过程,数据信息完整、准确、及时,为后期电子档案管理阶段的收集、保管、利用等业务需求奠定了基础,逐渐走上信息化管理的轨道。通过该系统的网络功能和系统扩展能力最终可为企业建立大型数字化档案馆建立基础,以适应工程项目文档管理的过程制约和信息的共享,可以对收集上来的档案信息进行统一管理,为工程建设提更好的供信息服务,达到工程项目文档管理的规范、统一。
4 分公司工程文档管理范围、信息化建设情况以及优势

4.1 分公司工程文档管理范围、信息化建设情况

中电投电力工程有限公司烟台分公司在山东海阳核电项目一期常规岛、BOP工程担任着委托管理和委托监理的管理责任,其工程文档管理涵盖工程文档管理网络建立健全及人员配备,工程文档管理体系策划、体系文件编制、执行、维护,文档管理硬件设施配备,施工文件管理,监理文件管理,工程技术文件管控,工程函件收发管理,商务文件管理,图书资料管理等各方面。
随着业务拓展,信息系统的建设需求日渐急迫,分公司的核电信息系统NPAP开始了建设进程。2011年7月,烟台分公司正式启动NPAP系统开发工作,截止目前,NPAP上线使用模块涵盖行政管理、文档管理、质保管理等方面。文档管理主要包括:竣工资料管理、图纸管理、厂家资料管理、变更文件管理、商务文件管理、工程影像库、图书资料管理、信函管理、会议纪要管理、备忘录管理、分公司工作周(月)计划等多个模块。

4.2 信息系统在本单位的应用后的显著优势

信息系统在本单位未投用以前,分公司文件编审批签字流程长,费时费力。使用电子签名流程的NPAP系统后,大大缩短了流程流转时间,也满足了移动办公的需要,大大提高了办公效率,同时也实现了信息的共享,管理的规范。

4.3 信息系统的延伸应用的显著优势

信息系统运转成熟以后,由于管理的需要,除需要实现分公司内部信息畅通流转,还需要充分考虑与各参建单位之间业务流转,通过接口将实现与其他单位信息系统的无缝对接,通过双向传输,减少中间环节、提高工作效率。将系统推广至现场各个业务来往单位,真正作用上实现业务自发起至归档全部通过系统。现场单位使用系统后,扩大了信息共享平台,加强了沟通交流与信息传输效率。实际工作也证明了这一点,通过这种方式,对缩短文件传递时间,提供高工作效率,降低管理成本具有实际作用。
与山东核电CIMS系统的接口开发:分公司及管理范围内承包商使用NPAP系统、山东核电使用CIMS系统,山东核电向分公司分发的技术文件及函件等在CIMS系统已著录,而分公司接收后需登录到NPAP系统中;同样,分公司及承包商向山东核电提交的文件山东核电论文导读:
也需著录到信息系统,重复工作增加了无谓的工作量。通过NPAP和CIMS接口开发,可实现系统间的数据自动传输,相关各方文件的基本信息通过接口进行交换,实现数据共享,简化处理流程,减少劳动强度,加快文件传输效率,缩短处理时间,提高工作效率。
例如图纸管理模块即可通过该接口在系统中实现对图纸的接收,录入,拟分,分发,失效、回收全过程的管理与制约。
5 结语
随着科技的进步,信息化已不可避开的进入档案管理的领域,因此,新形势下的文档信息化建设已经成为时展的必定趋势。大型工程项目档案工作也必定面对着从传统走向现代化的重大转变,就目前而言,由于我国信息化建设起步较晚,关于电子文件管理的研究也相对薄弱,电子文件管理策略及实际管理目前状况,远未达到理想目标。工程项目文档信息化制度和规范方面还面对着许多难题,这既为工程文档管理者带来的挑战,也是前所未有的发展机遇。烟台分公司在今后的工作中将进一步挖掘工程文档管理需求,拓展并完善工程文档信息化管理功能,使工程文档信息化管理更好的服务于核电工程建设。