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分析电子档案在管理中存在的理由及策略

论文导读:

浅谈电子档案在管理中存在的问题及对策探讨做好电子档案的管理工作,成为当前档案管理工作的重要内容。电子档案指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、优盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的档案文件。但电子档案在工作实践中还存在以下理由需要我们加以注意和解决。
  1.电子档案在工作实践中存在的理由。
  1.1电子档案极易发生失真理由。电子档案在操作过程中稍有疏忽就会导致信息失真,而且这种失真性会伴随电子档案生命的整个过程,而且还极易发生人为现象,故意篡改电子档案,影响其真实性,这个过程往往不会留下任何痕迹。
  1.2电子档案内容的完整性缺乏保障。虽然具有现代化的储存载体如磁带、磁盘、光盘、优盘,但由于这些载体的生命有限性以及各种病毒的侵袭,会导致载体被破坏,不能读盘从而发生信息丢失的现象;在电子档案的收集、编写过程,如不及时保存,也会因为突然断电而导致档案部分缺失;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加,而且形式多样、存储分散,极易丢失,往往致使电子文件来龙去脉不清。
  1.3电子档案的存储载体寿命理由。电子档案的存储载体为磁带、磁盘、光盘、优盘等。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体,具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点,直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点,决定了电子档案容易受外部环境的影响。因此在高温,高湿,光照射,空气污染,灰尘有害生物,有害生物,磁场和电场,机械应力等条件下极易损坏。
  1.4电子档案安全性不容忽视。信息化飞速发展,电脑黑客、各种病毒木马不断被更新,黑客攻击电脑服务器造成服务器瘫痪,信息被泄;个别人为因素也不可排除,为个人利益驱使窃取或篡改电子档信息,都会直接影响电子档案的安全。
  2.电子档案管理的合理化倡议。
  2.1要建立电子档案统一数据格式。
  由档案馆部门负责建立统一的电子档案模板,同一文件类型统一文件格式,使电子档案使用和保管者使用统一的电子档案模板进行档案管理。
  2.1.1采集元数据。在形成电子档案的同时,采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据,作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。
  2.1.2签署技术。使用光笔签名,让签名者用专用的光笔直接在输入板上签名,当屏幕是显示出来的签名者“笔迹”时方可查阅、删改、编辑,从而减少在电子档案形成过程中产生的信息失真等理由。
  2.1.3使用 认证。对于电子文件我们可以利用 进行管理, 不正确就无法对文件进行访问,从而保证电子档案的安全性。
  2.1.4利用防火墙技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍,防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问,也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出,保护网络的信息、结构不受侵犯,实现网络的安全。
  2.2保证磁光介质存活环境。
  2.2.1调节库内温湿度。磁带、磁盘、光盘、优盘等载体在室内温度17℃~20℃,相对湿度35%~45%的情况下才能更长久的存在。因此对电子档案库内的温度湿度要经常调节,可开窗通风或是使用去湿机,去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。
  2.2.2防强光照射。磁带、磁盘、光盘、优盘等载体是惧怕阳光的长期照射,强光会导致磁盘消磁,因此要将电子档案存在放在没有阳光长期照射的室内或是遮挡窗帘。
  2.2.3防止灰尘渗入。电子档案要采用密封保存,以防灰尘落在载体上,如果发现载体灰尘,可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
  2.2.4远离磁场和电场。电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备;要设专用库房,或使用防磁金属柜作为装具,但不能使用铁盒。
  2.3电子档案要多份保存,以防止突发事件破坏。
  将电子档案至少要一式三套,一套供查阅利用,一套封存保管作为备用,第三套异地保存,用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃,甚至战争人为或自然因素的破坏。
  (作者单位:161200黑龙江省富裕县基本医疗管理局) 全文地址:http://www.7ctime.com/jdgllw/lw49555.html
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