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探究谈农机监理业务档案管理

论文导读:务,减少机手业务 等待时间。建立与交警的共享档案,对违章车辆和发生农机事故的车辆,能在共享计算机信息系统中解除和锁定。要加强计算机技术在农机监理档案管理中的应用,制定、研制开发先进的档案应用软件,实现省、市、县、乡联网,逐步提高农机监理系统档案管理水平。  (五)完善档案保存期限及销毁制度。纸质档案按分类

谈农机监理业务档案管理摘要:农机监理业务档案管理在农机监理工作中起着极其重要的作用,随着农机监理工作的不断扩展,农机监理业务档案管理工作也需要得到进一步的提升。笔者结合自身工作实际,对目前农机监理业务档案的管理提出存在理由,并提出几点倡议,希望能与同行或从事类似工作的朋友一起探讨学习。
  关键词:农机,监理,业务档案,存在理由,倡议
  档案管理工作是农机监理工作的具体体现,在农机监理工作中起着极其重要的作用。目前,随着国家惠民政策的不断普及和农机业务范围的扩展,农机监理的工作和业务都有所增加,这对农机监理业务档案管理工作提出了更高的要求。在这种形势下,我们只有不断地加强业务学习,不断的提升自身的管理水平和业务素质,而且要严格执法,以《农业机械安全监督管理条例》为依托,认真贯彻执行农业部两个《规定》,使农机监理业务档案的存放做到井然有序,管理工作达到科学化、规范化和标准化。但随着业务量和工作量的不断增加,存在理由也接憧而来,下面笔者结合自身的工作实际,对目前农机监理档案管理工作提出几点理由和几点倡议。
  一、农机监理业务档案管理目前存在的理由
  农机监理业务档案管理不仅具有专业性和服务性,而且具有行政作用和法律法规作用,因此做好农机监理业务档案的管理工作尤为重要,但目前管理还存在以下几点理由:
  (一) 标准化管理不到位、建档表格不够合理。一是车证档案没有按照一定的原则和策略进行整理、组合、排列、信息分类、装订成册,使之成为有序整体。二是表格设计与现行工作不匹配,有些信息重复填写,有些该填的信息没处写,这些理由均给监理人员建档带来了储多不便。
  (二)没有专职的档案管理人员,由于人手缺乏,农机监理业务档案管理人员为兼职,工作任务重,在管理农机监理业务档案的同时还有许多其他工作要做,很多时候会力不从心。
  (三)档案保管期限没有科学分类。驾驶员档案和农业机械档案没有按照驾驶员核发时间和农业机械使用年限进行分类登记,制约了超龄驾驶员注销和机械报废更新。
  (四)计算机业务信息利用保留在原始阶段。农机监理信息系统虽然已经联网,但由于乡镇农机站在系统中没有具体工作业务,不能查询,使农机监理档案数据不共享,缺乏利用性,因此不能为广大基层农机工作者服务。
  (五)档案室设施简单,规范性不到位。档案室通风差,防火、防热、防潮、防虫、防鼠、防尘等措施不完善。很多纸质档案已经发霉变潮,严重影响了以后的使用。而且存放空间有限,很多档案在狭小的空间之内推挤如山,查找整理起来难度很大。
  二、对农机监理档案管理的几点倡议
  (一)严格把关,完善健全农机监理档案基础资料。主要应从以下三方面做起:一是在农机监理业务 最初,相关人员就要严格按照要求,认真填写监理档案基础信息,确保基础资料的准确性和真实性。二是当业务办完后,档案管理人员要对拖拉机、联合收割机登记等及驾驶证进行分类、整理、排列,“一机一档、一人一档”“分别立卷、结案归档”保管。三是对资料齐全、信息完整、手续完备的档案进行统一编号,装订成册,统一存放。并严格按照《农业部关于修订部分规章的决定》和《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》要求,对农机监理档案的收集与整理、档案保管、档案服务等工作进行重新规范,重点做到“两个完整”,即档案资料收集要完整,档案内容填写要完整。
  (二) 配备专职、称职的档案管理员,并不断提高档案管理员的专业水平和业务素质。农机监理业务档案的管理是一项技术性、保密性很强的工作,应当配备专职、称职的档案管理员。要求具备较高的管理能力和政治素质,熟悉档案管理业务,责任心强,热爱本职工作。并结合《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》,对农机监理档案管理人员进行定期培训,使其对联合收割机、拖拉机牌证档案管理工作的相关规定做到准确领会、熟练掌握,为规范农机牌证业务奠定坚实基础。
  (三)设置专用档案室,档案室要符合安全要求,具备合适的档案库房和管理设施,配备防盗、防尘、防火、防潮湿、防虫蛀、防高温和鼠害、遮光的设施和装备。远离易燃、易爆和有腐蚀性气体等场所。使用符合国家标准的档案柜保管,防止档案丢失和损坏,维护档案的完整性和安全性。
  (四) 农机监理业务档案管理要与时俱进。加强信息化建设,完善电子档案管理。车证档案全面实行电脑化管理文件,将车辆信息、驾驶员信息等输入电脑,实施双向管理,并确保文件和电子信息的完全匹配。提高日常业务 效率,给机手提供便捷服务,减少机手业务 等待时间。建立与交警的共享档案,对违章车辆和发生农机事故的车辆,能在共享计算机信息系统中解除和锁定。要加强计算机技术在农机监理档案管理中的应用,制定、研制开发先进的档案应用软件,实现省、市、县、乡联网,逐步提高农机监理系统档案管理水平。
  (五)完善档案保存期限及销毁制度。纸质档案按分类确定保管期限。超过保管期限的纸质档案,确定确实没有保存价值的,制作档案销毁登记簿,经上级机关批准后销毁。进行销毁档案时,为了防止文件丢失、泄露,要严格按照销毁程序,指定专人执行,未经过批准的不得销毁档案。
  农机监理业务档案管理工作是一个动态的管理过程,是一项政策性、专业性、技术性很强的工作,建立规范化、标准化的农机监理技术档案管理体系,充分利用档案信息资源,对加强农机安全监理,实现业务规范化管理,提高农机安全监理工作水平,具有十分重要的现实作用。
  参考文献:
  [1]《档案工作文件汇集》.第六集.第217页,中国档案出版社1997年版.
  [2]孙文兰.农机驾驶员培训档案的规范化与标准化[J].湖南农机:学术版,2009(1):63.
  (作者单位:271400山东泰安宁阳县农业机械管理局) 全文地址:http://www.7ctime.com/jdgllw/lw45861.html
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