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试析条形码在会计档案管理中应用

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论文导读:是某单位(168111)2013年2月10日至15日装订的第3本会计凭证册,本月共10本,凭证号:50号至78号,由01号会计装订人员装订。条形码能反映出会计资料的身份识别,而且,我们也能通过一串条形码号识别出诸多的会计资料信息。所以,在条形码技术日渐成熟的阶段,我们需要的是简单的、易懂的符号,所以一维的条形码技术能够更好的被应用。 
摘要:当今,我们的会计档案管理还是延续着人工管理,极少利用软件或者新技术进行管理,甚至我们的会计档案的入库、借阅都是手工登记,增加了管理成本以及消耗更多的人员时间,也增加了差错率。在现行的会计档案管理模式下,将商品流动行业流行的条形码管理引入至会计档案的管理,使其在未来物联网成熟阶段,得到更有利的发展。
关键词:会计档案;条形码;物联网
1005-913X(2014)08-0123-02
1998年,我国财政部会计司联合国家档案局颁发了《会计档案管理办法》,并且多次修订,办法中要求相关单位建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并登记手续。在以上条款中,规定了会计人员要这么去做,但未涉及通过何种策略如何去执行。
在手工做账、登账的传统策略下,我们延续了传统的会计档案管理策略。凭证、账簿等会计资料装订成册,在封面书写各类要素。在过往的会计生涯里,我们会计人的主要精力是放在如何做好账务,往往忽视了会计档案的管理。究其理由,我们的会计档案的利用率不高,极少再去翻阅会计档案,并且有些档案在规定期间内是可以销毁的。
在会计电算化普及的时代,我们从手工做账时代解放出来。是适应了时代的要求,我们的企业单位的发展受到国家管理部门,如:工商管理、税务、审计等监督部门,股东、供应商、客户等等相关群体的关注,在必要的时候,我们的企业单位会及时准确地公布会计资料。对其会计资料数据的准确性,国家部门或者社会团体组织会对其进行检查或者审计确认工作。面对繁多的会计资料检查工作,标准高的企业单位也是简单的应用excel处理或者简单的一些开发软件进行会计档案管理。但是,会计档案管理策略上还未跟得上先进的账务处理系统。或者,我们有些单位,虽然成立了会计档案室,或者挂靠在财务的分支部门下,在财务管理过程中,往往将过多的精力、重心放在账务处理及账务分析中,年度财务总结中,也是极少涉及会计档案管理理由。
那么,我们会计档案还有更好的管理策略吗?高效、快捷、方便是我们会计人员一直追求的源泉和动力。如果说,我们的账务处理、会计资料立卷、会计档案归档、查阅、销毁比拟成我们制造行业的原材料的加工制造、半成品深加工成产成品、产品入库、商品流转等,如果实现动态化管理我们的会计档案,我们就会发现一个共性的产物:条形码技术!
条形码(bar code),如图所示,是将宽度不等的多个黑条和空白,按照一定的编码规则排列,用以表达一组信息的图形标识符。常见的条形码是由反射率相差很大的黑条(简称条)和白条(简称空)排成的平行线图案。条形码可以标出物品的生产国、制造厂家、商品名称、生产日期、图书分类号、邮件起止地点、类别、日期等许多信息。通常印在卡片、书籍封面或商品包装物 上,用以表示各种条形码在会计档案管理中的应用相关范文由写论文的好帮手www.7ctime.com提供,转载请保留.号、书号或商品号,以便于计算机管理。因而在商品流通、图书管理、邮政管理、银行系统等许多领域都得到广泛的应用。
既然,条形码技术可使实现许多信息的集中表达,主要通过数字、字母辨识所表达的信息。那我们的凭证、账簿等多样化的会计档案资料是否可以通过这种形式来表达呢?笔者认为是可以的,在会计信息中,我们是主要讲各类会计要素通过数字的形式来表达的,那么我们是可以实现条形码管理会计档案的。
企业单位财务部门实现条形码管理会计档案需要配置如下设备:电脑、条码打印机、数据采集(条码、激光、条码扫描等);软件支持:财务账务处理系统集成软件中带有条形码管理程序及独立的条码管理程序;耗材方面:标签打印纸等。
编码原则,我们将档案管理中所要求的各类会计资料通过数字等手段进行辨识,比如。
例:某会计人员将某期间某序列的凭证装订成册,我们是如何通过条形码讲凭证册的封面信息表达出来呢?我们暂时通过条形码软件输入所要辨识的信息,得出如下条形码图形:那我们如何解读这个条形码呢?这是某单位(168111)2013年2月10日至15日装订的第3本会计凭证册,本月共10本,凭证号:50号至78号,由01号会计装订人员装订。条形码能反映出会计资料的身份识别,而且,我们也能通过一串条形码号识别出诸多的会计资料信息。所以,在条形码技术日渐成熟的阶段,我们需要的是简单的、易懂的符号,所以一维的条形码技术能够更好的被应用。
条形码的制作以及信息解读我们了解了,那么我们如何实现会计档案管理中的应用呢?在我们会计业务日常处理过程中,最先是审核原始凭证,生成会计凭证,每一号会计凭证我们自动生成打印出一个条形码,如条形码号0100 20130210 50。每月我们将会计凭证装订成册后,在条形码管理软件中输入当月的总册数,然后按序用条码扫描本册的起始页和终止页条形码,通过条形码软件生成打印所需的上图条形码标签。其他会计资料以此类推。
会计资料入库阶段,我们将所有会计资料信息按类按序用扫描设备采集至电脑,分别码入档案柜。我们甚至可以利用物联网技术,采用定位设备或者软件定位至每一份档案文件,这是方便在今后的检查审计等过程中,方便快捷定位到所需要的会计资料,给每一份会计资料相当于一个身份识别号,也实现了动态管理的一个要求。
会计档案的借阅归还环节,相当于商品的流转环节,我们所需要的会计档案在经过单位负责人或者会计主管领导的批准下,借阅人员可以先通过账务处理人员运用财务集成管理软件查找相关所需的会计资料,再通过内部财务集成管理软件将要调阅的资料的条码号发送至会计档案室。会计档案管理人员通过所需会计档案资料的身份识别号即条形码号,运用条形码管理软件轻易定位到所需的借阅的会计档案。甚至,我们还可以运用物联网技术定位到档案室范围之外,所借出会计档案所处位置论文导读:
。归还过程反方向操作,形成了一个动态的会计档案借阅归还记录。并且,在繁多的会计档案管理记录中,频繁被抽取的或者被利用的会计资料,我们可以发现那一类的会计资料或者那些经济业务被重点关注过,我们的会计人员对此类的经济业务可以进行归纳整理工作。
以上,就是条形码管理在会计档案形成借阅归还等环节的应用,基本解决了人工管理或者简单辅助电脑设备管理会计档案繁杂的工作。我们甚至可以联想,在物联网充分利用的未来,我们会计人员最先获取的原始凭证,这些标准化的票据都可以在物联网中依据电子标签查找到源头,这样不仅可以辨别票据真伪,而且我们可以直接获取票据电子格式。经过我们会计人员的加工处理,将会形成一系列的会计资料,这些会计资料被我们会计人员也付诸一个新的身份识别号,并且在会计网络中保存电子数据,那么所有的会计资料将会是电子数据形式出现,我们的会计档案在一切允许授权的环境下,可以实现足不出户的借阅、检查、审计各类会计资料等工作。
参考文献:
[1] 叶 靖.物流条码技术应用[M].北京:清华大学出版社,2011.
[责任编辑:方 晓]