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简述会计业务中的往来条据

论文导读:

试论会计业务中的往来条据摘 要:本文对会计人员与其往来业务的相关当事人之间,本单位与其他单位或个人之间,往来条据如何处理进行了探讨。
  关键词:会计业务;往来条据;处理
  会计业务中的往来条据如何处理,往往因为没有书写条据或书写不当,在事后发生纠纷甚至对簿公堂,而作为当事人以外的第三方或仲裁者,包括单位财务负责人、单位领导,甚至法院审判人员,也往往因为当事人缺乏作为书面证明的条据,或者提供的条据意思表示不清、种类不对路、或者对条据意思表示的解释各异,而无法判断其是非曲直。如何正确地对往来条据进行处理呢?
  一、往来条据的种类、特点、使用范围
  (一)借条。借条又称借据、借款据或者借款凭证。借条是确认双方借贷关系成立的原始凭证。除支付报销款项、支付无需归还的款项和确认以往债务外,其他款项支付皆可用借条。
  (二)领条。领条是确认应领款项(或物资,下同)已实际领取的原始凭证。通常情况下,领条表示两重含义:一是应领款项已收到;二是所领款项属于收款人应得,无需归还。因此,会计处理上,领条用于报销,或用于冲销往来 收付。
  (三)收条。收条是在不宜使用借条、领条的情况下,收款方出具的确认已收到款项的原始凭证。收条一般用于预收账款、接受投资、接受捐赠这类收款,以及用于收到不退还原借条、原欠条的还款。会计实践中,收到委托人转交或代为返还的款项、受托代保管款项,以及非 票据或实物接收,也多使用收条表示收讫。
  (四)收款收据。收款收据是印有固定格式的用以确认应领、应收或借入款项已经收到的原始凭证。诸多种类条据中,收款收据现实使用最多,包含业务内容最广泛,因使用不当而引发的纠纷也最多。收款收据被应用于借、领、收、欠以及销售等各方面业务事项。
  (五)欠条。欠条是指债务方出具给债权方确认应偿还,但尚未偿还款项数额的书面证据。因此在条据大类中,欠条性质特别,它只是体现对已存在的债权、债务关系确认,并不因之导致款项的立即收付。
  (六)送货单与以上几种往来条据不同,送货单与会计人员特别是出纳人员的关系,不如以上几种条据密切,但送货单作为往来条据的作用不低于以上几种条据。货款清收纠纷中,不少供货单位因为未出具送货单,或者送货单没有收货单位经办人签字,也没有收获单位公章,使得本单位在争议中处于十分不利的地位,甚至输掉整个官司。因此,企业销售过程中,凡不属于 买卖,比如先供货、后收款,或者先收款(预收)、后交货,交货时都必须出具送货单并要 货方签字或盖章。
  二、条据的盖章与签字
  按照规定,从外单位取得的条据(原始凭证),必须盖有出具单位的公章,从个人取得的条据,必须有收款人(或代收款人,下同)的签名或盖章,否则不得付款。对于单位与内部职能部门或分支机构之间,或这些部门之间的往来条据也应参照上述规定执行。为防范经济纠纷并对单位或会计人员造成不利后果,应该注意以下几个方面:
  (一)以单位名义出具的条据,必须加盖出具单位公章。根据民法原理,单位出具的条据,即盖了公章,个人又签字的,除条据上另有特殊说明外,视为单位行为,个人不论与出具单位关系如何,均推定为经办人。如果上述条据引起诉讼,个人不作为当事人(原告或被告)处理,但如果应有单位盖章而未盖,只有个人的签章或签名,即使已写有单位名称,如果持据方不想找单位或出具条据单位不认账,盖私章或签名的个人将会在诉讼中成为被告。
  (二)认真防范无效代签,代签属于代签的条据,条据的收款人事后不承认,理由一般为代签策略不规范,代签字 借、领、收款时,有些代签人只签被代签人即条据的收款人或欠款人的姓名,不签自己即代签人的姓名。事后易发生纠纷时,被签人说自己没收到款项也没有签字而不予认账,代签人因没有签写自己的姓名,事后一赖了之也奈何他不得,甚至纠纷发生时已不记得谁代签的。因此,对于代签字的,都必须同时由代签人书写被代签人和自己两个人的姓名,代签人自己签名后应加“代”字。
  三、经济往来中条据的具体处理
  (一)还款、结算、报销时有关条据的处理
  1.还款后原借、欠、收据的处理。实践中还款有退条和开收据两种做法。按照财政部的要求,职工借款的借条,必须附在记账凭证下面,收回欠款或部分欠款时,应当另开还款收据,不得退还或更换原借条,也不得在原借条上批注,取代应开具给还款人的收据。单位之间单位与个人的往来,凡以借条、收条、欠条等条据确立债权债务关系的,除法律、法规另有规定或当事人双方另有约定的情况外,还款时原立条据的处理原则应与以上规范相同,即不退、不换、不改原据。如果因向外单位或外地个人索债需要出示原据,可以复印件代替。
  2.报账冲减、欠款的条据处理。实践中,已经过审批合格的报销凭证抵偿借款、欠款的情况较多,而因会计人员处理策略不当引发的纠纷也较多。
  对于采购人员带出的转账支票、汇票,或以电汇、信汇形式向在外采购人员提供资金而由采购人员收回 的,采购人员以 向会计人员报账冲抵往来款项时,会计人员往往不愿意出具还款收据。不论在什么情况下,会计人员收受他人报销凭证或其他涉及往来支付的条据,要么以 付款,要么出具还款销账的收据,决不能收到报销凭证后让报账人“空手离去”。
  (二)暂存、预收款项支用的条据处理。单位之间、单位与个人之间,作为购货方,有时会预付一定的款项暂存在供货方,以用做往来结算或其他用途。事后,购货方如果动用这些款项,则供货方在开 时,应要求购货方在 收款联注明“货款在暂存款中支付并签字”,防止不必要的纠纷。
  四、收取、转交及空收款项的条据使用与处理
  (一)一般交易及往来结算的收款条据。按照会计业务的惯例,出纳人员的责任是凭票收款“,票”给付款人的几联中就有一联属收条性质,出纳人员开具涉及往来或收入的条据,均应至少两联,其中一联留存。
  (二)代收款项的转交。在企事业单位中,总难免发生由其他人员为出纳人员代收款的事项。代收款项应当如何转交给出纳人员,也是会计业务中经常出现纠纷的事项。防止这类纠纷的办法有:①有关 存根不是由出纳人员收存的,由出纳人员在 存根联签字;②代收笔数较多的单位,可设代收款交款流水账,由代收人逐笔登记和保存,交款时由出纳人员逐笔签字;③代收款数额较大的,可由代收人直接存入开户银行,在缴款单款项来源栏内写明“x x(代收人)代收x x款”。 全文地址:http://www.7ctime.com/gyhjlw/lw48384.html
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