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浅谈条形码技术应用在中小学档案管理中的设想

论文导读:

条形码技术应用在中小学档案管理中的设想【摘 要】在档案的借阅登记、归还管理等过程中,传统的管理方式是手工操作,这样工作效率低、劳动强度大,在数量少的情况下还不特别显著,但随着学校的各项检查、评审工作的越来越频繁,外借的档案越来越多,这些理由就尤为突出。而条形码技术的应用为如何收集、管理、高效地利用好数量庞大的档案提供了一条新路。但是,由于条形码技术在档案管理中的应用还存在一些理由,处于初级阶段。文章简介条形码技术的基本概念、应用于中小学档案管理中的优势、管理中存在的理由以及如何解决现有理由。
  【关键词】档案;档案管理;条形码技术;应用推广
  目前,中小学档案管理的方式主要以手工操作为主,如此工作效率较低,一日在图书馆借阅书籍时,看见图书管理员用扫描枪对准书本上的条形码一扫,书本的信息通过电脑就显示出来,受此启发,我联想到是否可以在档案上贴上条形码,再用扫描枪一扫,这和传统的手工登记档案相比可以提高不少工作效率。
  一、条形码技术的简介
  条码技术是美国人于1949年发明的,是提高计算机使用效率,改善传统的键盘输入方式的一种新型数据语言。它的核心内容是用光电扫描识读条码标记,快速、准确地将信息录入到计算机进行数据处理。
  条形码是将宽度不等的多个黑条和空白,按照一定的编码规则排列,用以表达一组信息的图形标识符。由于它具有输入速度快、可靠性高、采集信息量大、灵活实用、易于制作、成本低的优点,因此在各行各业中得到了越来越广泛的推广和应用。
  条码技术主要研究的是如何将需要向计算机输入的信息用条码这种特殊的符号加以表示,以及将条码所表示的信息转变为计算机可以自动识别的数据。它是随着计算机与信息技术的发展和应用而诞生的,是集编码、印刷、识别、数据采集和处理于一身的新型技术。
  二、条形码技术应用于中学档案管理中的优势
  (一)规范档案借还管理,保证档案安全
  档案借阅归还的传统方式是由手工进行操作,这要求管理人员必须非常仔细、细心,确保档案无遗漏,即使如此也很难做到万无一失;采用条形码管理,在档案封面上贴条形码,管理人员将借阅者的阅档档号输入计算机,通过计算机显示借阅人员的姓名、部门、借阅权限等信息,然后扫描档案上的条形码,快速、准确的读取每“件”档案信息,对于超时未归还的档案,也可通过计算机全部显示,以便提醒借阅人员及早归还,较好的避开因档案外借造成的遗失,保证了档案的安全,档案的借出归还变得既迅速又准确。
  (二)便于库房管理
  条形码技术不仅仅是一种技术,还是一种高效的管理方式,一种对管理精细化的深思。在档案的卷脊上贴上条形码,管理人员扫描贴于档案上的档号条码标签,检查排列是否有序;对空缺的档号进行自动核对,分析是属于被借阅的正常缺号还是未被借阅的非正常缺号,若是属于后者档案管理人员也可及早发现并进行处理。
  (三)利于提高工作效率
  这主要体现在节省了档案借出归还的登记时间上。传统的做法是利用手工进行登记,这不仅浪费时间,更需要档案管理人员极度的细心、耐心以确保正确。如今中小学的检查评审工作渐渐增加,借出的档案件数日益增加,若使用传统的手工登记,怕数量多容易出错,而且效率也不高,若使用条形码技术,档案的借出归还就变得十分快速且准确,大大减少了档案登记时间,有效提高工作效率。
  (四)提高档案服务形象
  档案的作用在于利用,条形码技术的使用,方便了档案的利用,这也将提高档案管理部门的服务质量和服务水平,更有助于提高档案服务部门的形象。
  随着时代的飞速发展,中小学校每时每分都在产生大量的纸质档案、电子档案,随着档案数量的日益增加,档案人员的工作量也必将倍增,发生错误的概率也会随之加大,然而条形码技术的应用为高质量、高水平地管理好数量庞大的档案提供了一条便捷之路。
  三、条形码技术应用于中学档案管理中存在的理由
  (一)缺少专业的档案管理软件
  目前校与校之间并没有统一的档案管理软件,区与区之间也存在着差异。大部分学校的档案管理方式是手工进行操作,也缺少专业的档案管理软件,如卷内目录用的是word;案卷目录、全引目录等检索工具常用的是excel。没有专业的管理软件不利于档案的查找、保存,先要有专业的档案管理系统,才能设计出符合学校档案管理的条形码管理系统。
  (二)部分档案实体不符合条形码的应用要求
  条形码通常是长方形的,根据实际需要可适当缩小放大,可横贴,亦可竖贴。在档案上贴两个条形码,一个在档案封面用于借还管理,一个在卷脊上用于库房管理。封面上的条形码容易粘贴也方便扫描,而要将条形码贴于档案背脊上,对背脊的厚度就有一定要求,案卷就必须厚,另一方面,学校文书教学档案装订所用的封面封底是上下页分开的,装订完毕后还要装盒上架,这样也无法贴条形码,不能得到实际的应用。
  (三)档案人员缺乏必要的意识
  档案界对条形码技术在档案管理的应用研究,总体上讲,基本上还处于一个初级的、分散的、自发的摸索阶段。应用系统与应用单位的数量还很少,应用范围还比较小,管理层尚未接受使用条形码的观念,还没有认识到条形码在标识档案和实现准确、快速借阅管理的优越性,对条形码技术在档案管理中的应用关注不够,没有在档案管理中引入条形码技术的意愿。
  而一般的档案管理人员对条形码技术的相关知识也没有一定的了解,不懂得在档案管理中如何应用条形码技术。即使在本单位有应用条形码技术的档案管理人员也只是单纯的认为应用条形码技术后可减去不少工作量,只知道采用条形码技术后的借阅过程,只需要用扫描枪扫描条形码,就可免去了手工录入和登记的劳苦,省了不少事儿,至于其他的功能了解不多也不是很愿意去关心,造成工作中不够认真、责任心不强,使得条形码技术应用的前期工作不到位,直接影响了后期使用。如:档案人员在应用条形码的过程中无意识的对条形码进行摩擦,使得条形码提早实效;条形码粘贴过程中不够仔细造成一卷多码、异卷重码、卷码不符等情况发生。这些情况的产生都会对档案的后期管理和利用造成很大麻烦。 全文地址:http://www.7ctime.com/ggglxlw/lw49864.html
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