简述高职艺术院校办公室工作存在理由与对策

论文导读：
摘要：办公室是学校党委和行政的综合办事机构，是学校对内对外的窗口，承担着参谋助手、综合协调、督促检查和执行决策等职能。然而在目前的高职艺术院校办公室工作中仍存在着体制机制不够健全、职能发挥不充分等方面的理由。本文分析了高职艺术院校办公室工作中存在的理由，并提出了解决的策略。
关键词：高职；艺术院校；办公室；理由；策略
1674-9324（2013）48-0187-02
随着艺术院校办学规模的不断扩大、办学层次的提升和办学水平的提高，办公室的地位和作用更加突出，工作任务日渐繁重、复杂。而现实存在的理由往往是办公室人员每天对于纷繁复杂、随机性很强的琐事应接不暇，根本没有时间与精力去对办公室工作进行条理上的分析总结和调查研究。对于事情的实际情况不了解，也就谈不上给领导决策时提供准确、周全的依据，因此其学校“中枢神经系统”的作用就无法充分发挥。

一、高职艺术院校办公室工作存在的理由

1.机构臃肿与人浮于事。高等学校办公室设置都是根据政府行政部门对口的原则来设置的，种类繁多且难以考虑艺术院校的特殊性，并且办公室工作过于细化，在内部自我分化为若干个办公室。高职院校校级办公室分为党委办、校办、宣传、统战、纪委、监察等几个办公室；职能处室按照业务类型又设立了五个左右的办公室；专业系部办公室一般设立综合办、学工办、教务办等3个左右的办公室。众多办公室的设立带来了行政人员的不断增加，造成了专任教师在学校在岗职工中的比例持续下降。艺术高职院校中一些教学能力较低的教师由于不能胜任专任岗位而转入办公室工作，再加上一些特殊关系户进入办公室工作，从而使得人浮于事的现象更加严重。艺术高职学校办公室呈现出来的机构臃肿、人员膨胀、人浮于事的现象和管理层次较多、中层干部过多、职责不分、扯皮推诿的理由，造成了学校有限教育资源的严重浪费。
2.体制机制不科学。主要表现在以下几个方面：一是管理观念落后。在实际工作中，高校办公室工作往往依赖于习惯做法和传统经验开展工作，坚持固有的工作策略，片面注重事务性工作，忽视对工作中新情况、新理由的研究。只是按照领导的思路来布置开展工作，整体工作还处于处理日常琐碎事务的低水平状态，缺乏前瞻性、主动性，限制了办公室职能的更好发挥。二是奖励机制缺失，忽视人才需求。在高校组织机构中，办公室作为管理部门，办公室工作人员被定位为“服务员”的角色，处于从属地位。因此，办公室工作人员容易产生消极的工作态度。再加上办公室普遍存在奖励机制的缺失，干多干少和干好干坏都一样，严重挫伤了办公室工作人员的工作积极性，工作效率自然而然难以提升。
3.队伍素质能力有待提高。办公室人员是办公室工作的主体，自身的政治素质和业务水平的高低，工作方式的科学运用，职业道德修养的提高，等等这些方面都存在着这样或那样的理由。一些办公室人员在思想意识上被经济利益冲昏了头脑，思想政治素质不高，工作起来没有方向性，处理事情与政策、规定相悖。而有些办公室工作人员在工作态度上不端正，办事拖沓，服务意识淡薄。甚至出现“‘衙门’作风和官僚习气”。①在业务水平方面，由于办公室工作人员要了解高校的运转、教学科研工作、学生管理工作以及学校各部门的工作职责等各方面，不仅要知其然还要知其所以然。但因为办公室工作任务重、随机性大，很难安排时间进行系统的专业培训，这样就导致办公室队伍的素质能力普遍偏低。

二、解决高职艺术院校办公室工作理由的策略

1.明确工作权责，加强服务意识。办公室既是管理部门更是服务部门，在明确本办公室的职责的基础上，也需在实际工作中强化服务意识、提高服务质量，以高效的工作成绩为本办公室在学校领导和教职工中嬴得尊重。首先应把以人为本的管理思想引入到办公室工作中来。这里的“以人为本”，指就服务对象而言（包括校外的各级领导、学校的校级领导、教职工、学生），站在服务对象的角度，注重办事效率，对应尽的责任不推诿，急事争办，特事特办。其次，要端正服务态度，提高办事效率，热心接待其他部门的工作人员、学生及外单位工作人员和各级领导，在本部门解决不了的事情要做好汇报，不能敷衍了事。工作人员要具有较高的政治修养，对违反原则的事情坚决不办，不做拉关系、搞人情的事。
2.理顺职责关系，优化组织机构。办公室工作本质上是一种管理工作，主要是跟人和事打交道。做什么样的事、和哪些人打交道，这里有一个职责归属理由。每个办公室的工作职责是什么，哪些职责是你必须要履行的，每个办公室成员都应该心知肚明。确定好职责归属才能提升管理效益。学校的工作多种多样，在职责归属中要尽量防止工作脱节。实际工作中我们要统筹处理好学校普遍存在的几组利益：①行政权力和学术研究；②学院利益与部门利益；③教学质量与管理目标；④教学成本与社会效益。其次，要根据科学管理的要求优化组织机构设置。高职艺术院校办公室之间权责脱节、职责交叉、协调能力不强的现象还普通存在，我们要按照职能对现有的部门进行有效整合，减少办公室的设置数量，对管理职能相近的办公室进行合并重组，在办公人员的聘用配置上，要充分考虑到管理的需要，对组成人员的性别、学历、职称、年龄等综合考虑，对照实际工作的需要，以岗定人，妥善设置人出流动通道。
3.科学进行评价，发挥激励作用。评价具有导向、鉴定和激励等功能，其主要、行之有效的手段就是考核。目前，在高校中对行政人员的考核、特别是对办公室工作人员的考核还不够规范和科学。无论对什么行政性高职艺术院校办公室工作存在的理由与对策由优秀论文网站www.7ctime.com提供,助您写好论文.质的岗位，考核内容都是按照国家人事部门规定的从“德、能、勤、绩”四个方面进行考核，考核标准定量不够、定性有余，指标缺乏科学性和可操作性，无法对每个具体岗位进行量化考核，容易使考核流于形式，也就引不起被考核对象的重视。对行政人员的考核工作，要结合岗位具体情况，建立科学的考核指标体系，采取定性与定量相结合的方式进行，加强平时考核的权重，并将考核结果与干部提拔使用、职称评聘、内部绩效工资分配等相结合。考核只是一种手段，其目的是激论文导读：从个人成长的需求出发，按按需施教的原则开展丰富多样的业务培训。注释：①戴亚军.高校办公室管理存在理由及策略研究.郑州：郑州大学，2011.参考文献：胡鸿杰，马仁杰，魏芬.办公室管理.安徽：安徽大学出版社，2005.张雅君.新形势下高校办公室管理存在的理由及其策略探讨.经济与社会发展，2006，（5）.高红琴.提
励办公室工作人员更好的履行岗位职责，提高服务全院师生的工作能力。此外，还可以用薪资激励、荣誉激励等形式对办公室工作人员的成绩作出相应的鉴定与评价。
4.加强业务培训，提高工作能力。办公室是学校的重要窗口，每天都要对内和对外承担处理各种事务性工作，工作人员没有过硬的政治素质和超强的业务能力往往难以胜任。当前，高职艺术院校办公室人员急需提高的是个人的业务能力。而与业务能力提升相关的培训管理、培训教育和培训措施的缺失，缺少提升自身能力的个人培训发展计划，等等理由，都需要引起单位领导和教育主管部门的高度重视。办公室人员个人业务能力的提高除了自身的努力，还需要学校和教育主管部门针对办公室管理人员的工作特点，制定科学的培训体系，从战略性、长期性的高度出发，从个人成长的需求出发，按按需施教的原则开展丰富多样的业务培训。
注释：
①戴亚军.高校办公室管理存在理由及策略研究[D].郑州：郑州大学，2011.
参考文献：
[1]胡鸿杰，马仁杰，魏芬.办公室管理[M].安徽：安徽大学出版社，2005.
[2]张雅君.新形势下高校办公室管理存在的理由及其策略探讨[J].经济与社会发展，2006，（5）.
[3]高红琴.提高高校办公室工作效率的若干策略[J].安徽工业大学学报（社会科学版），2003，（7）.
[4]陈薇.高校院系办公室管理面对的挑战与策略[J].武汉科技学院学报，2005，（10）.
[5]戴亚军.高校办公室管理存在理由及策略研究[D].郑州：郑州大学，2011.