阐释论计算机信息系统集成档案管理

论文导读：
【摘要】：宁波港股份有限公司的OA经历了两次大的变革，每次变革中档案管理也都“闻风而动”。本文以案例分析的策略，首先归纳了办公自动化集成档案管理的优势，再阐述了计算机信息系统集成档案管理的必要性、可行性。
【关键词】：OA 档案管理 系统集成 必要性 可行性
中图分类号：[C94]
随着计算机技术、通讯技术的发展，计算机网络技术已渗透到各领域、各行业的经营管理当中。本文通过对办公自动化系统（以下简称OA）测试上线到档案管理系统测试上线的过程进行分析，探讨把计算机信息系统与档案管理相集成，更有效、顺利地集中、整合各方面的档案信息资源，建立功能齐全、安全可靠的档案信息资源管理及利用体系。

1、OA集成档案管理的主要优势

宁波港股份有限公司（以下简称公司）自2009年采用了与OA相兼容的北京量子伟业时代信息技术有限公司发布的Public Data Editor档案管理系统V7.0版（以下简称PDE）。该PDE文档管理系统主要包括个人资料管理模块、部门共享资料管理模块和公司资料模块，它主要是为企业内部员工和部门提供存放、管理、共享部门信息的管理系统。在使用过程中，笔者感受最明显的是档案管理工作的安全及效率的显著提高。主要有：

1.1实现有效的登记与移交

PDE “用户信息”中明确了用户所属部门。解决了企业员工信息资料孤立、部门信息资料分散的理由，使得全体归档人员能及时快速、有效的实现登记并移交。非用户无法登录系统界面。

1.2 实现移交责任的前端制约

PDE给公司档案的收集、整理、鉴定、移交、利用、保管提供了前端制约。以档案室接收移交为例，PDE在“部室移交申请”中记录了移交人员的移交时间等数据。该数据与公司管理制度中的移交、保管责任相接轨。

1.3实现高效的档案整理与鉴定

系统管理人员可以通过设置自定义分组，清楚地对移交的档案资料按年度、保管期限、移交人员等全部著录项进行有选择的树状形的层层分类整理、鉴定等工作。在对数据进行调整的基础上，计算机可以自动地按档号生成规则批量地生成档号，能对规则的文件名进行一次性的电子文件挂接。

1.4利用效率明显提高

系统给利用者提供了全文检索、跨库检索，对有关联字段的内容实现关联查看等功能，方便使用者查询部门与企业的共享资料。

1.5 统计分析、报表编制更加得以应手

系统为使用者提供了案卷页数、文件数统计、编制日期的计算、案卷统计分析等功能。使使用者从繁琐的计算中解放出来。并为使用者提供了个性化的可扩展的报表编目等等，用起来得心应手。

2、计算机信息系统集成档案管理的必要性

一位计算机软件工程师曾经非常感慨地说：“任何计算机信息系统如果没有考虑档案管理理由，肯定是一个不完善的系统。”
首先，计算机信息系统集成档案管理是档案工作人员的工作需要。社会的信息化导致了档案数量剧增而且档案内容分散交叉和新型载体的应用，即使一岗多能的专职档案管理人员，也会应接不暇，档案部门必须转变传统的管理策略，多发展档案人员，让各自所用的计算机信息系统数据及时归入档案管理系统。不同软件环境下形成的有存档价值的计算机信息，如果重新对这些数据进行录入、扫描等数字化处理不但浪费了人力，而且也造成了物力、财力的浪费。
在信息化建设上，软件创新速度的快慢直接影响企业在社会的存活。 办公自动化系统在开发过程中就应该考虑与档案管理的集成，否则就将被历史所淘汰。2006年，我公司引进了杭州新世纪信息技术有限公司公文流转系统（作者参与了该系统个性化开发的测试工作）。在运转了一段时间后，最后还是由于该系统没有解决与档案管理系统的接口理由，于2009年初，公司决定另行采用了与北京量子伟业时代信息技术有限公司发布的PDE档案管理系统相衔接的京息科技股份有限公司的办公自动化系统，使公司协同办公系统产生的公文流转数据同档案管理系统之间实行自动转换（作者承担了档案管理系统软件的个性化开发测试与完善）。这里的工作效率的提高作者深有感受，见证了计算机信息系统集成档案管理的必要性。然而，公文流转系统仅仅是档案管理系统模块的重要一部分，其它计算机信息系统开通归档接口与档案系统实施集成，那将使档案的原始性、真实性得到充分保障和制约，人力、物力也得到更合理的利用与开发。
其次，计算机信息系统集成档案管理是档案利用人员的需要。利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效真实地保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，才能使档案利用者能分门别类地在档案管理体系中快速找出自己需要的档案资料。

3、计算机信息系统集成档案管理的可行性分析

在档案管理系统开发技术上，档案信息资源开发作为显现档案工作价值、实现档案工作目的的重要方式，已被置于网络环境下，使档案信息资源开发的对象、规模、手段、模式等都发生了重大变化。2007年，以量子伟业为代表的档案系统，推出纯B/S（Browser/Server）架构PDE数字档案管理系统。不需要安装任何客户端软件，不限制客户端数量；操作简单，只需在内网浏览器上操作就可以进行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研等业务工作，并提供各种分类及配制的灵活性操作。2009年，量子伟业在行业内引进SOA（Service Oriented Architecture）的架构进行研发。基于这些架构，企业信息系统中的系统都可以按照标准包装成服务，整个系统通过服务的组合实现集成，实现了不同档案管理服务之间的通信与整合，这样大大简化系统集成的难度，增强系统组合的灵活性，可实现基于服务的集成。以立足浙江、发展档案事业作为公司宗旨的泰宇电脑有限公司开发的《龙宇数字化档案室管理系统》也增加了与其它系统的数据交换共享等功能。许多计算机信息系统与档案系统容为一体的接口已经存在。
另一方面，国外已经产生了一些有影响力的电子文件管理元数据标准，国内相关研究成果也不断出现，一些地区和单位已经制定了元数据标准并且在实践中加以实施，量子伟业正是采用了《中华人民共和国档案行业标论文导读：国档案管理信息化发展状况与趋势分析报告》2010年7月上一页12
准DA/T46-2009 文书类电子文件元数据方案》。ISO 15489和ISO 23081的采标工作正在进行，元数据的国家标准已在制定中。这样一来，计算机信息系统的开发将有统一的标准，给计算机信息系统集成档案管理提供了基础。
4、结论
综上所述，面对迅速增长的档案数据，计算机信息系统集成档案管理已经非常必要，而且技术上已经具备条件。档案管理部门应该尽快出台相应的规划、标准，使计算机信息系统集成档案管理在技术上有据可依。档案部门也应该从自己做起，由监管积极走向前台，实行超前管理、同步管理，变档案接收工作的事后收集为事前、事中监督， “变被动接收为主动指导”。
参考文献：
[1]于飞燕 宋赞《网络环境下档案信息资源开发的新途径》 黑龙江档案 2009年第3期
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[3]陈伟《关于电子文件元数据标准制定若干理由的深思》海峡两岸档案暨缩微学术交流会议材料 2009年
[4]中国档案学会档案自动化管理技术委员会 《中国档案信息化发展的目前状况与趋势》，2011年5月
[5]游疆来 柏华 李学发《中国档案管理信息化发展状况与趋势分析报告》2010年7月